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L'e-mail non è un record permanente

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Questo articolo è la seconda parte della nostra serie della psicologa della produttività Melissa Gratias

A Dan è piaciuta la sua casella di posta elettronica. Lo controllava più volte all'ora e vi aveva accesso tramite il suo smartphone. Ha tenuto quasi tutte le sue e-mail al suo interno, cancellandone alcune e archiviandone di meno. Quando aveva bisogno di recuperare un'e-mail, ordinava o cercava nella sua casella di posta e, dopo un po' di ricerche, di solito trovava quello che stava cercando. Quindi la sua azienda ha introdotto una modifica delle norme: le email più vecchie di 90 giorni sarebbero state automaticamente eliminate.

I volumi di posta elettronica stanno aumentando del 35 % ogni due anni secondo il Gruppo Radicati, ma le aziende stanno combattendo contro questo assalto. Le prove della battaglia sono ovunque, dall'introduzione di cose come i "venerdì faccia a faccia" al divieto di posta elettronica per una settimana. Molte aziende stanno persino imponendo limiti di tempo per quanto tempo le email possono essere conservate nella posta in arrivo di un utente. Perché tutto questo trambusto?

Si tratta di una buona gestione dei documenti aziendali.

Cosa sono i record aziendali? Sono informazioni, dati ed eventi che vale la pena preservare. Documentazione delle decisioni prese, degli accordi raggiunti, dei consigli forniti e/o dei materiali prodotti. I documenti aziendali hanno implicazioni legali e normative ben oltre la tipica logica "Potrei averne bisogno un giorno" che molte persone usano per giustificare il mantenimento di un eccesso di posta elettronica. Una buona gestione dei record aziendali richiede di mantenere le informazioni corrette organizzate nel miglior formato.

Una catena di corrispondenza e-mail può essere un record aziendale. Tuttavia, se viene archiviato tra un'indagine sul pranzo e i titoli delle notizie di oggi, è probabile che si perda.

Inoltre, la maggior parte dei documenti aziendali ha date di scadenza oltre la quale non dovrebbero essere conservati. È molto difficile eliminare i record aziendali scaduti quando si dispone di un mucchio di informazioni dissimili da ordinare.

Un'azienda con cui lavoro richiede ai suoi associati di convertire i messaggi di posta elettronica che devono essere conservati in documenti PDF, quindi salvarli su un'unità di rete. Le e-mail lasciate in Outlook vengono eliminate dopo alcuni mesi: in Outlook non è disponibile alcuna memoria permanente.

Cosa ne pensi dell'approccio di conversione delle email che desideri conservare in PDF? Vedo diversi vantaggi:
• Tutti i tuoi documenti elettronici, comprese le comunicazioni e-mail rilevanti, sarebbero consolidati: avresti tutte le tue informazioni insieme
• I tuoi documenti elettronici potrebbero essere salvati in uno spazio condiviso (o condivisibile), consentendo ai colleghi di accedere ai documenti aziendali pertinenti inviati tramite e-mail
• Faresti meno affidamento sulla tua e-mail come strumento di gestione delle informazioni (cosa che non è) – verrebbe trattata più come la tua casella di posta
• Se la tua azienda cambia i suoi programmi di gestione della posta elettronica o le politiche di conservazione, non ne rimarrai interessato

L'unico potenziale inconveniente per il piano email-to-PDF è che Outlook non ha uno strumento integrato per salvare un'e-mail come file PDF. Sì, puoi salvarlo come HTML o testo, ma il vantaggio della conversione in PDF è che la formattazione originale viene preservata. Tuttavia, Nitro Pro colma questa lacuna con il suo plug-in Outlook che ti consente di creare un documento PDF da un'e-mail con un clic. Guarda il video tutorial qui sotto:

I record aziendali sono importanti e vale la pena salvarli, ma i loro formati nativi non sono sempre il modo migliore per archiviarli. Siamo abituati a scansionare la carta in PDF per facilitare una migliore archiviazione: la conversione di e-mail in PDF è così diversa?

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