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L'e-mail non è uno strumento di gestione dei documenti

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Quando è stata l'ultima volta che hai inviato un documento a qualcuno tramite e-mail o cercato freneticamente nella tua casella di posta un file che qualcuno ti aveva precedentemente inviato? Se hai fatto entrambe le cose di recente, non sei il solo: i knowledge worker usano abitualmente la posta elettronica per archiviare e trasmettere documenti, sacrificando l'accessibilità, la sicurezza e la tracciabilità fornite dalle soluzioni più moderne.

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Nella nostra nuova serie della psicologa della produttività Melissa Gratias , daremo un'occhiata alle abitudini improduttive di posta elettronica della forza lavoro odierna e condivideremo suggerimenti per aggiornare il tuo approccio alla posta elettronica.

Per nove anni, Katherine ha gestito la sua posta elettronica aziendale e personale tramite un account Hotmail. Le piaceva il modo in cui i suoi allegati erano prontamente disponibili per lei e inoltrava i documenti a se stessa in modo che i suoi file potessero essere centralizzati nelle sue cartelle di posta elettronica. Poi, il suo mondo è stato scosso. La sua organizzazione ha spostato tutti i dipendenti su Gmail e la storia d'amore di Katherine con Hotmail non c'era più. Ma cosa poteva fare con tutti i suoi documenti?

In qualità di psicologo della produttività che aiuta le persone a essere più efficaci sul lavoro, la gestione della posta elettronica è un argomento che affronto quotidianamente con clienti come Katherine. Inoltre, ci sono due funzioni in ogni programma di posta elettronica che vorrei rimuovere, o almeno nascondere: ( 1 ) Rispondi a tutti e ( 2 ) Allega file. Sono convinto che Reply All finirà per causare un'apocalisse di zombi. Sono ugualmente convinto che Attach File sia l'equivalente attuale di Trouble with Tribbles .

Allegare documenti alle e-mail per scopi di collaborazione e condivisione di informazioni è stata un'innovazione quando è iniziata. La graffetta era nostra amica! Ricordi la piccola graffetta di Windows che faceva i salti mortali e aveva gli occhi? Suo cugino viveva in Outlook ed esisteva per aiutarci a trasmettere bozze di documenti ai nostri capi, contratti ai nostri clienti e messaggi di ispirazione a familiari ignari. Non è ironico che la caratteristica dell'e-mail più responsabile della rivoluzione senza carta di qualsiasi altra cosa sia iconizzata con una graffetta?

La graffetta non è più tua amica.

Con i server condivisi e gli strumenti di archiviazione basati su cloud come Box e Dropbox, raramente è più necessario allegare file alle e-mail. Tuttavia, l'operatore informatico medio riceve ancora sei allegati ogni giorno.

Quindi, oltre a dischi rigidi, server, archiviazione portatile, archiviazione su cloud e altri strumenti di collaborazione sui documenti, ora abbiamo i nostri file elettronici salvati come allegati alle e-mail. Outlook e Google Mail sono diventati un'altra posizione di archiviazione dei documenti. Il problema è che la dispersione dei nostri file elettronici in queste varie posizioni porta a problemi di controllo delle versioni, duplicazione dei file e disorganizzazione.

Le informazioni elettroniche devono essere consolidate il più possibile e la prima opzione di archiviazione dei file da eliminare è il sistema di posta elettronica. L'e-mail serve per gestire la corrispondenza, non i documenti, comunque. Se Katherine non avesse archiviato così tanti documenti in Hotmail, avrebbe avuto una transizione molto più semplice a Gmail.

Tre passaggi per rompere l'abitudine delle graffette

1 . Scegli una posizione predefinita in cui salverai la stragrande maggioranza dei tuoi file elettronici. Questo dovrebbe essere un luogo accessibile, sicuro e che ti consenta di condividere documenti senza allegarli alle e-mail.
2 . Fai finta che la graffetta non esista. Scopri come creare collegamenti ipertestuali ai file anziché allegarli. Crea flussi di lavoro di collaborazione in Nitro Cloud. Fai tutto il necessario per ridurre la tua dipendenza dalla graffetta.
3 . Sfoglia le tue vecchie email. Stacca e salva i documenti necessari nella posizione di salvataggio predefinita.

L'e-mail non è una soluzione di gestione dei documenti. Se stai solo costruendo un'e-mail per allegare un documento, ci sono modi migliori. Inoltre, come ha appreso Katherine, l'e-mail è l'ultimo posto che vuoi scegliere per la posizione del file predefinita. Soprattutto se è Hotmail, giusto?

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