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Come snellire il nuovo processo di assunzione di scartoffie

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Se il tuo dipartimento delle risorse umane non è ancora salito sul carro del digitale, ecco tre motivi per spostare online i tuoi nuovi documenti di assunzione e le procedure generali delle risorse umane. Iscriviti oggi a Nitro!

Gestire le pratiche burocratiche dei nuovi assunti è impegnativo nel migliore dei casi. Aggiungi COVID- 19 al mix e i team delle risorse umane hanno riscontrato che l'elaborazione dei nuovi assunti è ancora più difficile, in particolare quelli che lavorano per aziende che utilizzano ancora processi cartacei. Questa "nuova normalità" ha reso più che mai fondamentale per le organizzazioni digitalizzare i documenti per le nuove assunzioni.

Nella prima puntata del nostro rapporto Future of Work , abbiamo assistito a un calo del 52 % nella stampa globale poiché i dipendenti sono passati al lavoro da casa. Questi flussi di lavoro cartacei continueranno a diminuire poiché le organizzazioni vedranno il vantaggio di avere più team remoti e meno carta da rimescolare.

Se il tuo dipartimento delle risorse umane non è ancora salito sul carro del digitale o presenta alcune lacune nel flusso di lavoro, ecco tre motivi per spostare online i tuoi nuovi documenti assunti.

3 motivi per le pratiche burocratiche per le nuove assunzioni online

1 . Risparmia tempo e denaro

Fino a poco tempo, il business globale era dipendente dalla carta . In effetti, i dati di 2017 indicano la persona media generata 10 , 000 fogli di carta all'anno. La dipendenza dalla carta non solo ha un impatto negativo sull'ambiente, ma crea anche un lavoro che richiede più tempo: tutto quel tempo per stampare, archiviare e cercare documenti può davvero aumentare. Passare alle scartoffie elettroniche per i nuovi assunti non solo libererà il tempo delle risorse umane, ma ti farà anche risparmiare denaro su tutta la linea.

2 . Migliora la precisione e la conformità

La documentazione elettronica per i neoassunti può aiutare i team delle risorse umane a evitare errori e discrepanze che si verificano naturalmente durante l'inserimento manuale di nuovi dipendenti. Soluzioni come Nitro PDF Pro™ possono aiutare il tuo dipartimento delle risorse umane a rimanere coerente nell'applicazione dei processi aziendali attraverso l'uso di moduli compilabili, la conservazione dei documenti a lungo termine, il monitoraggio dei documenti e la condivisione sicura.

3 . Migliora la collaborazione

Con una soluzione di condivisione PDF, le risorse umane possono collaborare in modo più efficace con altri membri del team senza dover stampare una singola pagina. E l'aggiunta di uno strumento di firma elettronica al mix rende il processo di nuova assunzione ancora più fluido con la possibilità di raccogliere firme elettroniche per ogni documento di acquisizione.

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Quali documenti di nuova assunzione online possono essere firmati elettronicamente

I documenti elettronici per i nuovi assunti potrebbero cambiare la vita del tuo dipartimento delle risorse umane. Invece di stampare e/o scansionare dozzine di documenti, possono ottenere firme elettroniche sicure e verificate dai nuovi assunti senza doversi avvicinare alla stampante dell'ufficio.

Le pratiche per le nuove assunzioni che possono essere completate online includono:

  • W- 4 e moduli fiscali statali
  • I- 9 moduli e I- 9 verifica
  • Moduli di deposito diretto
  • Documenti del manuale del dipendente
  • Moduli di consenso per il controllo dei precedenti
  • Moduli di verifica dell'occupazione
  • Accordi di riservatezza

La digitalizzazione di questi documenti non solo accelererà il processo di nuova assunzione, ma offrirà anche un nuovo livello di sicurezza (più di quanto può fornire un schedario per ufficio). Con una soluzione come Nitro Sign, le risorse umane possono controllare chi ha accesso ai file per quanto tempo e revocare l'accesso istantaneamente.

5 processi HR aggiuntivi che possono essere digitalizzati

La digitalizzazione non deve fermarsi alle scartoffie dei nuovi assunti. I team delle risorse umane possono portare online un sacco di altri processi organizzativi per rendere i loro flussi di lavoro complessivi più efficienti ed efficaci e ottenere un vantaggio competitivo.

1 . Forme digitali

Il nostro rapporto Future of Work ha rilevato che quasi il 30 % dei professionisti delle risorse umane lavora con 6 - 10 documenti ogni giorno e il 16 % lavora con 11 - 15 . Sono molti i moduli delle risorse umane da gestire, soprattutto se devono essere compilati manualmente. Rendere digitali questi moduli aiuterà ad accelerare i tempi di elaborazione e a mantenere i documenti organizzati.

2 . Attività di amministrazione delle risorse umane

Lo spostamento di attività amministrative tipiche come richieste di permesso e piani di miglioramento delle prestazioni in un software per soluzioni HR come ADP farà risparmiare un sacco di tempo e mal di testa a lungo termine. Ciò consente di avere tutto in un unico posto e semplifica la gestione delle richieste e delle modifiche dei dipendenti.

3 . Lista di controllo fuori imbarco

L'uscita dall'imbarco di un dipendente può essere altrettanto difficile quanto l'onboarding di uno se non si dispone degli strumenti digitali giusti. L'utilizzo di una soluzione come Nitro per ottenere la firma di documenti offboarding importanti e sensibili renderà il processo molto più agevole.

4 . Documenti di conformità

L'utilizzo di documenti fisici rende difficile per i team delle risorse umane garantire che i record siano conformi ai requisiti legali. Investire in una soluzione per documenti digitali può aiutare a mitigare questo problema fornendo alle risorse umane informazioni dettagliate su quali documenti hanno, quali mancano e quali non sono più necessari. La realizzazione di questo passaggio offre alle organizzazioni una conformità semplificata, una maggiore sicurezza, un'efficienza operativa notevolmente migliorata e un rischio ridotto di non conformità.

5 . Scartoffie di reclutamento

Il processo tradizionale per ottenere lettere di offerta e accordi NDA firmati richiede molto tempo: invia al candidato via email una lettera di offerta o un accordo, chiedigli di stampare i documenti, firmarli, quindi scansionarli e rispedirli indietro. La digitalizzazione di questi documenti rende più facile sia i responsabili delle risorse umane che i candidati. Con uno strumento di firma elettronica, possono firmare e rispedire i documenti in pochi clic.

È tempo di preparare le risorse umane per il futuro del lavoro

È improbabile che il posto di lavoro del passato torni... anche una volta passata la pandemia. Quindi, è importante che il tuo dipartimento delle risorse umane disponga degli strumenti giusti per abilitare questa nuova realtà del lavoro a distanza.

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