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Annegamento nella carta? Accelera la trasformazione digitale eliminando i processi cartacei

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Per un numero crescente di aziende, il successo sarà determinato dalla capacità di affrontare la trasformazione digitale. Le decisioni prese oggi possono aprire la strada a una maggiore produttività, costi ridotti e team più felici, oppure possono lasciare l'organizzazione impantanata nei vecchi modi di pensare e scivolare dietro i concorrenti.

Per un numero crescente di aziende, il successo futuro sarà determinato dalla capacità di affrontare la trasformazione digitale. Le decisioni prese oggi possono aprire la strada a una maggiore produttività, costi ridotti e team più felici, oppure possono lasciare l'organizzazione impantanata nei vecchi modi di pensare e scivolare dietro i concorrenti.

Il fulcro? Stampa. Un'efficace trasformazione digitale è quasi impossibile senza prima implementare una drastica riduzione e, in molti casi, l'eliminazione dei processi cartacei.

Calcia l'abitudine alla stampa

La pressione di "stampa" è incorporata nel DNA del nostro posto di lavoro. È lo stato degli affari oggi. Ed è un'abitudine che può essere molto difficile da rompere perché, fino a poco tempo fa, non c'era un'altra opzione.

Anche se sembra naturale, la stampa è qualcosa che non piace a tutti noi (non così segretamente) . È un peso per noi, i nostri colleghi e il nostro personale IT, che dedicano una quantità eccessiva di tempo a eliminare gli inceppamenti, sostituire il toner e risolvere in altro modo questa modalità di lavoro obsoleta. La stampa è un killer di produttività.

Pensi ancora di aver bisogno di qualcosa di tangibile nelle tue mani? Sebbene ciò possa fornire una soddisfazione temporanea, le conseguenze negative di quel foglio di carta stampata sono strabilianti :

  • In 2017 abbiamo utilizzato più di 400 milioni di tonnellate di carta in tutto il mondo.
  • Secondo le Nazioni Unite, si prevede che l'uso della carta aumenterà del 50 %.
  • Ognuno di noi utilizza più di 10 , 000 fogli di carta ogni anno.
  • Un'azienda media spreca fino a $ 3 . 5 milioni all'anno ricreando documenti persi e cercando informazioni mancanti.
  • Quell'armadio di archiviazione nell'angolo può costarti fino a $ 8 , 000 per mantenerlo, mentre le soluzioni per i record elettronici costano circa un quinto.

Tenendo conto dei costi del toner, dello spreco di energia e della produttività persa durante la stampa, l'archiviazione e la ricerca, gli svantaggi si accumulano rapidamente. Un sistema di gestione dei documenti digitale può affrontare tutte queste preoccupazioni, riducendo gli sprechi e risparmiando denaro.

Ridurre il rischio

Questi fastidi possono anche trasformarsi in responsabilità per te (siamo tutti colpevoli di aver lasciato accidentalmente un documento sensibile sulla stampante sul posto di lavoro) e per l'organizzazione, come aziende come ShopRite hanno imparato a proprie spese.

Il tradizionale ufficio cartaceo è vulnerabile alla gamma di rischi aggiuntivi che i processi digitali possono contribuire ad alleviare. Le informazioni possono facilmente cadere nelle mani sbagliate, aprendoti ad azioni legali. Incendi, inondazioni e altri disastri naturali possono cancellare i record di un'intera azienda.

Inoltre, a meno che non si chiudano i documenti in una stanza e si nasconda la chiave, può essere difficile limitare l'accesso alle informazioni riservate in base al documento. Una volta che qualcuno ottiene l'accesso, ha libero sfogo per leggere (e rimuovere) i documenti a piacimento, presentando un serio pericolo per la privacy.

L'avvento del cloud computing ha portato con sé un nuovo livello di sicurezza, che offre un accesso personalizzabile in base all'utente e alla funzione, per non parlare della tranquillità quando Madre Natura diventa difficile. Una soluzione documentale che risieda nel cloud è il modo più sicuro di lavorare, sia che si tratti di preparare documenti standard per le risorse umane o documenti riservati che richiedono firme digitali.

Pensa al pianeta

Non solo la sicurezza e il morale del tuo posto di lavoro vedranno vantaggi significativi dalla trasformazione digitale, ma lo farà anche la terra. Considera quanto segue:

Nel posto di lavoro moderno e all'avanguardia, la conservazione e la sostenibilità sono un dato di fatto . Le riduzioni nei processi cartacei sono un passo necessario lungo questo percorso. Un partner tecnologico che fornisce preziose informazioni sull'utilizzo della carta sarà un alleato chiave nella ricerca di una riduzione dell'impronta di carbonio.

Recuperare la produttività

I tuoi dipendenti hanno bisogno di risorse per trovare efficienze e aumentare la produttività: ogni minuto speso in un processo cartaceo priva i tuoi dipendenti di tali opportunità.

Una conveniente soluzione di produttività PDF implementata in tutta l'organizzazione consentirà a chiunque di creare, condividere, modificare, tenere traccia delle versioni, firmare e archiviare facilmente, il tutto senza stampare una singola pagina. Aggiungi a questo una soluzione di firma elettronica e ora risparmi notevolmente tempo e denaro. . Ma l'installazione della soluzione è solo il primo passo. Un quadro di autorizzazioni è fondamentale per definire chiaramente chi ha bisogno di accedere a cosa, garantendo che i documenti sicuri siano adeguatamente protetti.

Diventa l'eroe digitale

In qualità di leader IT, porti il titolo aggiuntivo di "Driver dell'innovazione", colui che tiene in ordine la casa e sovrintende al modo in cui i tuoi colleghi percepiscono e agiscono all'interno del loro ambiente di lavoro digitale. Fai il primo passo verso un nuovo mondo paperless (o paper-lite) e aiuta la tua azienda a sfruttare appieno i vantaggi della trasformazione digitale.