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4Soluzioni documentali per risparmiare molto tempo al lavoro

donne che scrivono

Indipendentemente dal settore in cui lavori, probabilmente hai riscontrato una sorta di problema con i processi documentali.

Indipendentemente dal settore in cui lavori, probabilmente hai riscontrato una sorta di problema con i processi documentali. In effetti, il nostro ultimo sondaggio Future of Work ha rilevato che il 95 % dei knowledge worker pensa che le proprie organizzazioni potrebbero migliorare il modo in cui gestiscono i documenti. Quindi, perché più organizzazioni non aggiornano i propri processi documentali?

Nonostante la maggiore soddisfazione sul lavoro durante il lavoro da casa, i lavoratori hanno bisogno di soluzioni documentali che aiutino ad aumentare la produttività e l'efficienza durante l'orario di lavoro: i processi obsoleti non lo taglieranno più.

Perché i processi documentali sono un punto dolente per i knowledge worker?

Il trentanove percento dei knowledge worker ha affermato che i propri flussi di lavoro sono solo "al massimo un po' aggiornati". Non riuscendo a tenere il passo con le tendenze di aumento dell'efficienza nella produttività dei documenti, le aziende creano più stress per i loro lavoratori e ne pregiudicano la produttività.

Sebbene la stampa e la scansione siano notevolmente diminuite dal 2019 , il 56 % dei lavoratori continua a stampare e il 50 % continua a eseguire la scansione anche dopo il passaggio al lavoro da casa. Questi processi legacy basati su carta richiedono molto più tempo delle loro alternative digitali, in particolare ora che i dipendenti lavorano in remoto.

Dato che il 63 % dei lavoratori lavora con 6 o più documenti al giorno, i processi documentali inefficienti possono potenzialmente interrompere e rallentare i flussi di lavoro quotidiani.

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L'aggiornamento di processi di documenti obsoleti non può rimanere nel backburner per molto più tempo. La maggior parte dei dipendenti ( 73 %) prevede di continuare a lavorare da casa altrettanto o più anche dopo la scomparsa della pandemia di COVID- 19 , rendendo la trasformazione digitale più urgente che mai.

Queste soluzioni documentali che fanno risparmiare tempo sono semplici primi passi per aumentare l'efficienza e adattarsi al lavoro a distanza:

1 . firma elettronica

Circa il 51 % della stampa viene eseguita al solo scopo di ottenere una firma. Tutta quella carta e inchiostro non è solo costosa, ma richiede anche tempo. Il processo è così familiare che sembra abbastanza innocuo. In realtà, è un processo in più fasi che consuma l'orario di lavoro, in particolare per i lavoratori che devono firmare o richiedere firme più volte al giorno. Richiede la stampa, il recupero della carta, il recarsi a un'altra scrivania o l'invio per posta, l'attesa di una risposta, l'invio di follow-up e l'archiviazione del documento cartaceo.

La giusta soluzione di firma elettronica, invece, automatizza l'intero processo. Poiché la firma di persona è relativamente impossibile a causa del COVID- 19 , la firma elettronica è la strada da percorrere. Le richieste automatiche di firma e il follow-up riducono drasticamente i tempi di consegna e le firme elettroniche possono essere create e aggiunte in pochi secondi.

2 . Fornire a tutti gli strumenti per flussi di lavoro senza carta

I responsabili delle decisioni IT e il management dovrebbero prendere in considerazione il software di elaborazione dei documenti per i tipi di file più comuni. Proprio come Microsoft Word o Google Docs sono considerati uno strumento di lavoro standard per quasi tutti i knowledge worker, un potente software PDF è altrettanto importante.

Il 75% dei documenti che i knowledge worker incontrano sono PDF. Senza un software di lettura e modifica di PDF, i flussi di lavoro senza carta non sono possibili per la maggior parte dei lavoratori.

3 . Collaborare nel cloud

Anche alcuni processi di scartoffie digitali hanno i loro punti deboli, vale a dire la collaborazione su un documento tramite allegati di posta elettronica. L'81% dei lavoratori ha sperimentato la frustrazione di lavorare con la versione sbagliata di un documento. Gli allegati di posta elettronica lasciano fluttuare più versioni di un documento, creando il potenziale per confusione come questa.

Le soluzioni basate su cloud come Microsoft Office o Nitro Sign centralizzano il lavoro collaborativo in un unico documento in cui si riflettono note e commenti. Ciò è particolarmente importante per i lavoratori remoti, poiché consente loro di lavorare insieme su un documento senza la necessità di più riunioni video.

4 . La scelta di strumenti digitali multiuso

Il sovraccarico delle app è una vera sfida per passare senza carta. Sommergi i lavoratori con troppa nuova tecnologia in una volta e probabilmente dovrai affrontare respingimenti e scarsa adozione da parte degli utenti. Quando possibile, opta per strumenti che combinano più soluzioni in una sola. Nitro Pro™ combina eSigning e produttività PDF in un unico software intuitivo per flussi di lavoro più fluidi e la massima produttività dei documenti.

In che modo gli strumenti Nitro stanno aumentando la produttività sul posto di lavoro

Il classico flusso di lavoro cartaceo è meno efficiente, obsoleto e ostacola la produttività, soprattutto per i dipendenti aziendali che tendono a trascorrere 8 + ore al giorno al computer. Ma ciò non significa che la tua organizzazione sia bloccata con quei processi che richiedono tempo.

Nitro PDF Pro ha aiutato le grandi aziende a ottenere una riduzione misurabile della stampa, una maggiore produttività e tempi di consegna più rapidi sui documenti firmati. Contattaci per saperne di più su come Nitro può avere un impatto sulla tua attività.

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