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Gestione dei documenti e sfide crescenti sul posto di lavoro

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Sono passati poco più di cinque anni da quando l'ex CEO di Google Eric Schmidt ha lasciato a bocca aperta tutti coloro che ascoltavano quando ha dichiarato: "Ogni due giorni creiamo tutte le informazioni che abbiamo creato dagli albori della civiltà fino al 2003 ".

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Se fosse o meno azzeccato nei suoi calcoli è in qualche modo irrilevante, perché il succo di esso è vero. Nell'era digitale, stiamo producendo nuovi dati e nuovi contenuti con ogni azione che intraprendiamo su un dispositivo elettronico e con la popolazione adulta mondiale che trascorre una media di 8 ore e 41 minuti ogni giorno utilizzando questi gadget, la possibilità che Schmidt sia nel campo da baseball con la sua dichiarazione diventa molto reale.

L'incredibile tasso di creazione di informazioni sta aumentando in modo esponenziale con l'adozione universale dei social media e la democratizzazione di strumenti aziendali come l'automazione del marketing, il monitoraggio di Salesforce, la gestione delle relazioni con i clienti, la gestione dei contratti, la firma elettronica e molti altri. Soprattutto nel mondo degli affari, i leader hanno dovuto adattare il modo in cui sfruttano la tecnologia, i processi e le persone per adattarsi e, idealmente, sfruttare questa esplosione di contenuti.

Di conseguenza, abbiamo visto emergere tre tendenze come fattori trainanti di importanti iniziative per affrontare il modo in cui i contenuti, in particolare a livello di documenti, vengono gestiti ed elaborati nelle aziende di tutto il mondo.

Crescita dei contenuti

Come accennato, il tasso di crescita dei nuovi contenuti continua ad accelerare. I knowledge worker in tutti i reparti creano, modificano, ripropongono e si basano sui contenuti.

Il marketing sta spingendo fuori le garanzie, le vendite stanno facendo proposte, il legale sta redigendo contratti, le risorse umane stanno creando politiche e i dirigenti stanno architettando nuove presentazioni strategiche. In sostanza, i documenti, cartacei e digitali, si stanno moltiplicando come un matto.

Diffusione dei contenuti

Tutto questo contenuto meraviglioso, essenziale e spesso riservato viene archiviato in un insieme sempre più ampio di posizioni. Posizioni che spaziano dalle reti aziendali, alle applicazioni aziendali, ai personal computer, ai servizi di condivisione di file nel cloud, ai dispositivi mobili, alle applicazioni SaaS e persino alla carta vecchio stile.

Flussi di lavoro divergenti

In concomitanza con la crescita e l'espansione incontrollata dei contenuti, i professionisti stanno anche cambiando ruoli e processi tradizionali all'interno delle aziende per rimanere competitivi in un ambiente aziendale sempre più esigente, dinamico e in accelerazione.

Il risultato sono flussi di lavoro nuovi, specializzati e basati sulla tecnologia che promuovono la comunicazione e la collaborazione tra i knowledge worker.

Queste tendenze stanno creando molto valore per le aziende; tuttavia, introducono anche nuove sfide che devono essere affrontate in modo proattivo. Come ogni cambiamento moderno nel business guidato dalla tecnologia, esiste un vantaggio significativo per coloro che agiscono rapidamente.

Tre delle sfide più comuni che queste tendenze stanno presentando alle aziende includono: produttività in calo, sicurezza compromessa e sostenibilità erosa.

Produttività in calo

Non è mai stato così difficile per i professionisti trovare il documento giusto, modificare la versione giusta ed evitare la necessità di stampare/scansionare/allegare documenti alle e-mail. Un recente studio IDC mostra che le sfide relative ai documenti stanno derubando le organizzazioni di 21 . 3 % della loro produttività complessiva . Il miglioramento dei processi di gestione dei documenti deve essere affrontato attraverso l'adozione della tecnologia, la rivalutazione dei processi e la formazione.

Sicurezza compromessa

La sicurezza è una delle principali 5 iniziative per quasi tutte le aziende in tutto il mondo. I documenti che circolano in formato cartaceo o digitale creano un rischio immenso per le informazioni sensibili e riservate di un'azienda. Il rischio si crea anche quando i dipendenti utilizzano servizi Internet che non sono stati adeguatamente controllati e potenzialmente espongono documenti a un pubblico indesiderato. Le organizzazioni devono affrontare il modo in cui i documenti vengono condivisi, pubblicati e archiviati.

Sostenibilità erosa

Un'altra importante iniziativa per molte delle aziende leader a livello mondiale è la sostenibilità. Un aspetto significativo delle iniziative di sostenibilità riguarda la riduzione dei consumi energetici e la creazione di rifiuti . La crescita dei contenuti ha purtroppo accelerato l'uso della carta da parte di molte aziende. Un'iniziativa di sostenibilità senza carta può essere un potente passo avanti per diventare un'organizzazione più sostenibile e ridurre i costi nel processo.

La buona notizia è che ci sono diversi passaggi che le aziende possono intraprendere immediatamente per iniziare a gestire queste sfide. 

Questi passaggi non richiedono molti soldi, né richiedono molta competenza tecnologica. Queste sono cose che possono essere fatte in tutti i reparti all'interno di aziende di tutte le dimensioni e la parte migliore è che avranno un impatto immediato.

— Fornire ai lavoratori l'accesso agli strumenti giusti. I knowledge worker hanno accesso a uno strumento di modifica PDF per evitare la stampa e la scansione?

— Eliminare la carta ove possibile. I knowledge worker hanno accesso alle soluzioni di firma elettronica?

— Creare best practices di collaborazione prescrittiva. I knowledge worker hanno accesso a una piattaforma di collaborazione approvata?

— Indagare su una piattaforma per documenti intelligenti. Hai iniziato a pensare di dotare i knowledge worker di una piattaforma olistica per creare/modificare documenti, condividere e firmare documenti e monitorare/analizzare le attività dei documenti?

Si prevede che la crescita e l'espansione incontrollata dei contenuti continueranno ad accelerare man mano che i professionisti adotteranno flussi di lavoro più specializzati e divergenti per le loro attività quotidiane. La manifestazione di queste tendenze amplificherà le sfide di produttività, sicurezza e sostenibilità per le aziende di tutte le dimensioni, ma c'è speranza per quelle organizzazioni che adottano un approccio proattivo all'implementazione della tecnologia, all'adozione di nuovi processi e alla formazione dei propri dipendenti.

Scopri di più sulle sfide che queste tendenze stanno creando per le aziende:

Produttività in calo

Sicurezza compromessa

Sostenibilità erosa

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