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L'impatto della gestione elettronica dei documenti sulla produttività

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Il modo in cui un'organizzazione esegue flussi di lavoro di documenti interni ed esterni ha un impatto significativo sulla produttività dei suoi dipendenti. Se gestite in modo inefficiente, attività semplici come la creazione di documenti, la condivisione e la firma e la collaborazione con clienti e colleghi possono diventare incredibilmente impegnative e costose.

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Un recente rapporto dell'IDC afferma che le sfide relative ai documenti stanno derubando le organizzazioni di 21 . 3 % della produttività complessiva, che viene poi scomposta in un costo di produttività individuale di quasi $ 20 k per dipendente, all'anno.

Pensi che suoni irragionevole? Ecco alcuni esempi di cose che probabilmente dovrai affrontare regolarmente che stanno determinando questi costi inutili:

  • 48 % ha inviato via email la versione sbagliata di un file a un capo, un cliente o un collega.
  • Una media di 6 . 9 ore/settimana sono dedicate alla raccolta, al consolidamento e alla decifrazione del feedback sui documenti.
  • 81 % si è trovato a lavorare sulla versione sbagliata di un file.

Facile vedere come potrebbe sommarsi, giusto?

Perché si sta verificando questa perdita di produttività

Chiaro e semplice, i dipendenti non sono dotati degli strumenti adeguati per gestire i flussi di lavoro dei documenti nel modo più efficiente possibile.

In un sondaggio che abbiamo condotto l'anno scorso, abbiamo scoperto che il 74 % dei knowledge worker di aziende con 100 o più dipendenti (e il 57 % di organizzazioni con meno di 100 ) non hanno accesso a un editor PDF, e che lo stesso gruppo di persone ritiene che la modifica sia la più grande sfida relativa ai documenti.

La correlazione qui è chiara: senza l'accesso agli strumenti di modifica dei PDF che consentirebbero di apportare semplici modifiche, di applicare firme elettroniche e di aggiungere, eliminare o spostare facilmente le pagine, i dipendenti ricorrono alla "vecchia maniera" ( leggi: stampa, scansione, firma manuale, ecc.) e nel frattempo perde molta produttività.

Come puoi risolverlo

Più e più volte, abbiamo visto organizzazioni aumentare la produttività complessiva semplicemente dotando i dipendenti degli strumenti che consentono l'esecuzione di flussi di lavoro senza carta.

Uno studio IDC ha rivelato che i dirigenti vedono un vero vantaggio nel concentrarsi sul miglioramento dei processi documentali e che la razionalizzazione in quest'area potrebbe portare a un aumento delle entrate del 36 % e a una riduzione dei costi del 30 %.

Un editor PDF di base include strumenti per:

  • Conversione di un file PDF in Word, PPT e/o Excel
  • Modifica di testo e immagini
  • Aggiungere, rimuovere e riordinare le pagine
  • Fare commenti, annotazioni e altro ancora

Tuttavia, un malinteso comune sugli editor PDF è che hanno un prezzo elevato. Anche se questo è sicuramente vero per la soluzione leader del mercato (che arriva a un paralizzante $ 449 . 00 per licenza!), il prezzo di Nitro Pro parte da $ 159 . 99 per utente con ulteriori sconti sul volume disponibili. Ci sono anche altre opzioni di prezzo per la scansione dei documenti sul mercato che puoi prendere in considerazione. Non fa mai male avere un secondo parere. Potresti aver scontato la scansione dei documenti come opzione se hai molti documenti che devono essere scansionati, tuttavia, non è necessario. L'utilizzo di un servizio di scansione di documenti in blocco significa che i tuoi documenti possono essere scansionati in modo rapido ed efficiente, quindi potrebbe valere la pena saperne di più su ciò che è coinvolto.

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L'adozione di uno strumento come Nitro all'interno della tua organizzazione può avere un impatto estremamente positivo sulla produttività complessiva, che a sua volta aiuterà i tuoi profitti.

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