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Document Management e Sostenibilità sul Lavoro

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Il concetto di sostenibilità, o "going green", non è nuovo. Anche se ora viviamo in un mondo in cui le auto alimentate a batteria e le case con pannelli solari stanno diventando la norma, questa trasformazione non è avvenuta dall'oggi al domani e ci vuole ancora più tempo per prendere piede nel mondo degli affari.

In definitiva, l'energia rinnovabile si presenta in diverse forme. Ognuna offre ai proprietari di case e agli imprenditori la possibilità di utilizzare fonti ecosostenibili per la loro elettricità che riducono le emissioni di CO 2 e possono persino aiutare a combattere i cambiamenti climatici.

Inoltre, l'energia solare e l'energia eolica sono ottime opzioni nelle aree in cui viene prodotta molta energia rinnovabile. Questa energia viene raccolta dai parchi solari ed eolici e quindi inviata alla rete. L'energia scorre attraverso le linee elettriche verso la tua casa o la tua azienda, quindi non è necessario investire in costosi pannelli solari.

Puoi trovare tariffe di energia rinnovabile che sono spesso inferiori a quelle di origine fossile online ricercando fornitori di energia come TriEagle Energy .

Soprattutto, sempre più organizzazioni stanno decisamente prestando attenzione alla sostenibilità. In effetti, la sostenibilità aziendale è emersa come parte integrante della strategia aziendale del 21 ° secolo.

Inoltre, in un mercato globale competitivo, avere una solida reputazione per la sostenibilità può essere un fattore distintivo chiave, soprattutto tra i millennial, un gruppo che sta crescendo rapidamente in termini di potere d'acquisto e influenza.

Secondo uno studio 2014 di McKinsey & Company, il 49 % dei CEO considera la sostenibilità una 3 priorità assoluta per le proprie organizzazioni, con il 13 % che la cita come la loro iniziativa numero uno.

I motivi per cui le aziende stanno affrontando la sostenibilità sono cambiati negli ultimi anni, con la riduzione dei costi come fattore primario in 2012 , tuttavia ora c'è il desiderio di integrare completamente la sostenibilità con gli obiettivi e i valori dell'azienda.

Dal punto di vista aziendale, il tema più ampio della sostenibilità è comunemente guidato da due iniziative fondamentali: la riduzione del consumo di energia e la riduzione dei rifiuti creati, entrambe direttamente influenzate dal modo in cui i processi di gestione dei documenti di un'organizzazione.

Perché i documenti sono al centro del problema?

Chiaro e semplice, i dipendenti stanno ancora trasformando le copie digitali dei documenti in carta fisica inviandole alla stampante, e questo accade di frequente. Infatti, il 33 % dei knowledge worker utilizza una stampante, uno scanner o una fotocopiatrice 10 o più volte al giorno.

Per una prospettiva su cosa questo significhi in termini di rifiuti generati ed energia spesa, ecco alcune curiosità sorprendenti:

  • Ci vogliono 24 alberi, 2 . 2 K libbre di rifiuti solidi e 19 K galloni di acqua per produrre 1 tonnellate di carta
  • 45 % della carta stampata negli uffici finisce nella spazzatura, ogni giorno
  • I dipendenti generano 1 . 5 libbre di rifiuti di carta CIASCUNO ogni giorno (sono 2 libbre nelle società finanziarie)
  • Le fotocopiatrici e le stampanti sono le apparecchiature per ufficio che consumano più energia e continuano a consumare energia quando sono in standby e in modalità di sospensione

Peggio ancora, il 30 % dei lavori di stampa non viene mai nemmeno prelevato dall'utente.

Come puoi risolverlo?

Elimina la carta o almeno crea una strategia per ridurla in modo significativo. Un compito arduo, senza dubbio, ma deve essere intrapreso se la tua organizzazione prende sul serio la sostenibilità.

Rendilo parte della cultura. Coinvolgi i team HR e CSR. Crea concorrenza tra i dipartimenti per tenere traccia di chi sta generando meno carta o di chi può escogitare la migliore strategia per ridurre l'utilizzo. Renderlo divertente e condividere l'impatto di qualsiasi sforzo contribuirà a garantire il successo.

Consenti ai dipendenti di rompere le loro abitudini. I dipendenti spesso ricorrono alla stampa di documenti perché non dispongono degli strumenti giusti per lavorarci digitalmente. Infatti, nelle organizzazioni con 100 + dipendenti, il 74 % dei lavoratori non ha accesso a un editor PDF e quindi, a sua volta, spesso usa la stampa per impostazione predefinita perché è limitato nel modo in cui può lavorare con il documento su la loro macchina.

Dotare i dipendenti di strumenti digitali che consentono la creazione, la modifica e la collaborazione di documenti su un computer o un dispositivo mobile può sostituire efficacemente la carta nei flussi di lavoro dei documenti ed è un passo essenziale nello sforzo di eliminare del tutto la carta.

Preoccupato per il costo di una soluzione del genere? Facciamo un rapido confronto:

Costo giornaliero di stampa per dipendente al giorno:

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D'altra parte, Nitro Pro (che ha tutti gli strumenti necessari per sostituire la carta nei flussi di lavoro dei documenti) parte da $ 159 per licenza. È evidente i vantaggi dell'eliminazione della carta e dell'adozione di una soluzione di produttività dei documenti intelligente ed efficace. In questo modo avvierai le iniziative di sostenibilità della tua azienda, con il vantaggio di creare efficienze in termini di costi.

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