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Niente più allegati e-mail! 3 Problemi che puoi facilmente evitare

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Questo articolo fa parte 5 della nostra serie della psicologa della produttività Melissa Gratias. Seguila su Twitter @melissagratias.

John è un generalista delle risorse umane che sta aiutando un dipartimento durante una difficile ristrutturazione del personale. Deve documentare il progetto in ogni fase del processo, assicurandosi che tutti i decisori abbiano firmato il piano finale. L'invio di allegati e-mail è sconsigliato a causa della possibilità che le informazioni sensibili vengano disperse prima che vengano effettuati annunci formali. Come può condividere i suoi documenti in modo sicuro ed efficace, collaborare con le parti interessate e monitorare con precisione il processo decisionale? In primo luogo, ha bisogno di utilizzare un efficiente sistema di gestione dei documenti come Sharepoint per assicurarsi che i suoi file siano ben organizzati e facili da scoprire se avesse bisogno di accedervi. Ciò significa anche che sono più facili da rintracciare, quindi non finiranno nelle mani sbagliate. Qualsiasi individuo può prendere parte a un corso di formazione su sharepoint, sia che si tratti di avvantaggiare la propria attività dell'azienda in cui è impiegato.

Come è stato discusso in un precedente post sul blog , gli allegati e-mail sono un modo inefficiente per gestire i documenti e, per un progetto come quello di John, la condivisione di documenti tramite e-mail potrebbe essere decisamente dannosa. Se John provasse a gestire il suo progetto utilizzando e-mail e allegati, ecco tre problemi che senza dubbio incontrerebbe:

1 . Snafus di controllo della versione. Il piano di John avrà diverse iterazioni. Molto probabilmente, uno o più dei 11 membri del team di progetto guarderanno a una vecchia email con un allegato obsoleto, pensando di esaminare la versione più aggiornata. Ne deriverebbero quindi ritardi, errori, errori di comunicazione e lavoro extra.

2 . Processi di approvazione inefficienti. John invierà un'email a 11 persone, chiedendo una risposta con la parola "Approvato" per segnalare l'approvazione del piano finale. Dovrà quindi tenere traccia di chi ha/non ha dato l'approvazione, seguire i non rispondenti e salvare 11 (o più!) email per la documentazione.

3 . Preoccupazioni di riservatezza. Un allegato di posta elettronica è un duplicato incontrollato. Dopo aver fatto clic su "invia", esiste al di fuori del tuo controllo e può essere modificato e inoltrato a chiunque a tua insaputa.

Quindi, se non e-mail, allora cosa?

Se John utilizzasse uno strumento di collaborazione documentale basato su cloud come Nitro Cloud per gestire i documenti per il progetto, avrebbe molto più controllo sul processo e, per impostazione predefinita, una documentazione semplice e completa di tutte le attività documentali. Con una soluzione come Nitro Cloud, John potrebbe:

• Condividere un documento con accesso di sola visualizzazione se desidera che le persone lo visualizzino, ma non ne modifichi il contenuto
• Scegli se creare un collegamento pubblico o condividere documenti solo con persone specifiche
• Vedere a colpo d'occhio chi ha o non ha avuto accesso a nessuno dei documenti condivisi e seguire adeguatamente
• Revocare l'accesso a determinati documenti e caricare nuove versioni per evitare potenziali problemi di controllo della versione
• Aggiungere, rimuovere o sospendere temporaneamente l'accesso di un utente ai documenti del progetto se i membri del team cambiano
Richiedi una firma sul piano finale da tutti i 11 stakeholder contemporaneamente e imposta l'ordine in cui firmeranno il documento
• Esaminare l'intera cronologia di un documento: quando è stato effettuato l'accesso, quali modifiche sono state apportate e da chi

In qualsiasi modo tu lo divida, la gestione di un progetto, in particolare uno sensibile, utilizzando gli allegati di posta elettronica è un approccio molto promettente : speri che le parti interessate rivedano ciò che dovrebbero rivedere. Speri che i tuoi colleghi accedano alla versione giusta al momento giusto. Speri che un destinatario ben intenzionato non inoltri inconsapevolmente un allegato di posta elettronica sensibile alla persona sbagliata.

Esistono molti strumenti ampiamente disponibili che rendono la condivisione di documenti via e-mail sia inefficiente che obsoleta, e altri che vanno oltre consentendo la collaborazione nel cloud .

Evita i numerosi avvertimenti degli allegati e-mail: sostituisci la tua vecchia routine con condivisione sicura, firma elettronica e collaborazione tramite Nitro Cloud. Crea il tuo account gratuito qui!

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