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I documenti cartacei sono il frutto del GDPR?

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Se ti sei perso il nostro webinar "I documenti cartacei sono il frutto del GDPR?" ecco un pratico riassunto per te.

Se ti sei perso il nostro 12 settembre "I documenti cartacei sono il frutto del GDPR?" abbiamo un pratico riepilogo per te.

Adam Grainger, CIO di Baker Tilly International e Nick Reeve, country manager di Nitro per il Regno Unito, affrontano le sfide affrontate dalle organizzazioni che fanno ancora affidamento sulla carta per la gestione dei documenti e offrono le migliori pratiche per passare a una soluzione digitale e senza carta per la conformità al GDPR. Sono stati raggiunti da Jon Collins, principale analista e autore di Gigaom , che ha mantenuto viva la conversazione.

Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'Unione europea ha dominato le notizie per mesi prima della sua implementazione 25 2018 Da allora, il brusio si è calmato, ma permangono sfide nella sua implementazione tra aziende grandi e piccole. Scaviamo.

Conosci i tuoi dati

Nick ha iniziato guidando il panel attraverso il ruolo svolto dai processi cartacei nei dati strutturati rispetto a quelli non strutturati, che entrambi tengono conto del GDPR. I dati strutturati, tutto ciò che si trova in un database ed è governato da uno schema di database (un sistema logico e ricercabile), riceve la maggior parte dell'attenzione degli hacker e, quindi, del pubblico in generale. I dati non strutturati comprendono qualsiasi cosa al di fuori di questi (documenti, e-mail, comunicazioni tra uffici) ed è qui che PDF e carta svolgono entrambi un ruolo più importante.

Nonostante il fatto che il PDF sia ormai onnipresente, gli utenti creano 2 . 5 trilioni di PDF ogni anno , 18 miliardi di PDF sono in Dropbox e 70 percento di tutti gli allegati sono PDF: le aziende in genere danno a tutti i dipendenti l'accesso alla suite Microsoft Office ma danno un PDF solo a un dipendente su 10 strumento di produttività.

Il problema della carta, la soluzione PDF

Ciò ha portato Nick a spiegare i rischi dell'ufficio cartaceo, partendo da una statistica sorprendente: circa il 23 percento delle violazioni della sicurezza riguarda documenti cartacei, e questo è solo per le violazioni di grandi dimensioni, quelle che fanno notizia. La statistica per le piccole violazioni è di gran lunga peggiore al 60 percento, che non riceve la stessa attenzione ma rappresenta un problema enorme.

Il PDF svolge un ruolo importante nell'alleviare il rischio di violazione e perdita di dati. Nell'ufficio tipico in cui solo una piccola percentuale del personale dispone di strumenti PDF, un dipendente dovrà modificare un documento in un altro formato (ad es. Microsoft Word) o, peggio, stampare e scrivere a mano. Quindi trovano un collega che dispone di strumenti PDF e lo scansionano di nuovo in formato digitale.

Questo metodo obsoleto lascia la carta su stampanti e scanner, impantana il team in flussi di lavoro inefficienti e non gestiti e si traduce in sprechi e costi inutili.

“Gli utenti sapranno dove possono fare la differenza. Abbiamo visto riduzioni di stampa fino al 50 percento dotando gli uffici degli strumenti giusti". —Nick Reeve

eSign uno strumento cruciale

E ora arriviamo al cuore del webinar, in cui Nick disegna un'immagine convincente del ruolo che eSign può svolgere nel migliorare la sicurezza sul posto di lavoro. Nonostante il fatto che le firme digitali siano legalmente vincolanti quanto quelle su carta, il 65 percento viene ancora fatto con carta e penna .

Oltre a essere più sicura, una soluzione di firma elettronica consente agli utenti di tenere traccia di ogni elemento di una transazione: quando hai ricevuto il file, aperto, firmato, per quanto tempo lo hai letto, a chi lo hai inoltrato e altro ancora. Il potere dell'eSign? Aggiunge completa trasparenza alle informazioni, che è fondamentale per soddisfare gli standard GDPR .

Jon concorda sul fatto che strumenti come eSign di Nitro sono una vittoria piuttosto rapida per ottenere i giusti processi in grado di gestire flussi di lavoro basati su carta e sono conformi per progettazione. Il GDPR può essere una vera imposizione sui sistemi esistenti. Lavora in modo più intelligente, non di più: non limitarti a mettere una patina sui tuoi sistemi attuali, ma cambia il modo in cui fai le cose per essere conforme in primo luogo.

È tutta una questione di processo

Adam sottolinea che un elemento chiave per un'esperienza GDPR di successo sono processi efficienti sul posto di lavoro. Baker Tilly stava passando al cloud e intendeva apportare ulteriori miglioramenti prima della scadenza del mandato: il GDPR è stato il catalizzatore per fare il passo successivo e mobilitare una task force interna tra i dipartimenti. Non è solo un problema tecnico, è comunicazione, legale, servizio clienti e molto altro.

Nick aggiunge che, nel mezzo di queste transizioni digitali, gli strumenti di produttività PDF sono essenziali. Sebbene questi cambiamenti possano essere guidati dall'alto verso il basso o dal basso verso l'alto, gli stakeholder più esperti sono quelli che usano questi prodotti quotidianamente.

“Gli utenti finali lo capiscono, ma i CIO sembrano non averne idea. L'appetito per risolvere questo problema c'è sempre stato, ma il problema è stato il prezzo . …Quando dai strumenti a persone che non li hanno, riduci il rischio e aumenti il rendimento.” —Nick Reeve

Abbraccia il viaggio

Mentre chiude la conversazione, Adam avverte le aziende di non rimanere bloccate sulla conformità. Piuttosto, dice, le organizzazioni dovrebbero investire in un processo che possa portarle nella giusta direzione e pronte ad affrontare le preoccupazioni se dovessero sorgere.

Nitro ha intrapreso questo viaggio molte volte, afferma Nick, e la Nitro Productivity Suite può aiutare a ottenere vittorie rapide. Il cambiamento può spaventare, ma non deve esserlo, se hai il partner giusto dalla tua parte.
Guarda il webinar completo e scopri le soluzioni per sostituire i processi cartacei obsoleti e dispendiosi in termini di tempo con flussi di lavoro digitali sicuri e connessi. Guarda il webinar completo e scopri le soluzioni per sostituire i processi cartacei obsoleti e dispendiosi in termini di tempo con flussi di lavoro digitali sicuri e connessi.

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