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Contabilità delle inefficienze dovute alla carta

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Credito immagine: Paperite

Una nuova ondata di società di contabilità sta sfidando lo status quo migrando da processi cartacei manuali e ad alta intensità di manodopera alla leggera agilità di soluzioni paperless. I giovani di sangue eccellono nell'usare tecnologie come Nitro per rimuovere i lunghi processi cartacei, mentre gli arcaici si dibattono in compiti di base come acquisire firme, collaborare a progetti e controllare la riservatezza dei documenti. Naturalmente, altri uffici stanno diventando senza carta contattando una società di contabilità a Los Angeles , o una più vicina, per sistemare le proprie finanze e contabilizzarle. Questo non solo riduce la quantità di carta che stanno utilizzando, ma garantisce anche che tutti i loro dati siano più accurati.

Il nostro sondaggio in loco all'Accounting Technology Showcase Australia (ATSA) 2014 del mese scorso ha evidenziato i punti deboli che il settore contabile sta vivendo mentre le aziende continuano a ritardare il passaggio a un ufficio senza carta e, a loro volta, le opportunità che si trovano in:

  • Morale del lavoro abbattuto da flussi di lavoro cartacei inefficienti

65 % ha affermato che lo spreco di tempo e risorse d'ufficio dei dipendenti impiegati per archiviare, inviare e seguire i processi cartacei è in cima alla pila della frustrazione.

47 % ha citato la mancanza di responsabilità quando i documenti scompaiono o vengono manomessi come un'altra frustrazione chiave quando si lavora con la carta, seguito da vicino dal 45 % che è frustrato dal tempo necessario per ottenere approvazioni, feedback e firme.

  • Potenzia i desktop dell'ufficio per dare una possibilità alla produttività 

74 % è entusiasta della velocità e dell'efficienza offerte dai luoghi di lavoro senza carta e l'ha individuata come la principale motivazione per il passaggio a un ufficio senza carta.

Solo il 28 % ha citato la mobilità come il motivo più interessante per passare a un ufficio senza carta, suggerendo l'importanza di investire in un software efficiente per la produttività dei documenti basato su desktop, come il facile da usare Nitro Pro , volto a ottimizzare il tempo trascorso a lavorare in ufficio.

  • È il massimo che i processi in chiave temporale entrano nel 21 secolo

76 % ha affermato che l'aspetto più utile dell'essere senza carta è la possibilità di ricevere, richiedere e inviare firme elettroniche (firme elettroniche), rendendo la nostra guida rapida, Oltre la linea tratteggiata: come avere successo con le firme elettroniche , piuttosto tempestivo.

31 % ha citato opzioni di modifica dei documenti come la rimozione, la sostituzione, l'aggiunta di testo, immagini e dati su più formati di file in modo intercambiabile come un'altra utile funzionalità di un ufficio senza carta, mentre solo il 23 % ha apprezzato le funzionalità di condivisione come la condivisione di contratti e progetto direttamente a una o più parti con la possibilità di tracciare le azioni in tempo reale.

  • Rompere le vecchie abitudini basate sulla carta è difficile

La resistenza al cambiamento è stata citata come una ragione comune che impedisce alle aziende di passare senza carta, fino a un terzo degli intervistati, evidenziando la necessità di risorse educative come Nitro University , webinar di istruzioni e un attento team di assistenza clienti per aiutare i dipendenti nella transizione indolore dallo spreco di risorse di routine, all'ottimizzazione regolare della propria giornata lavorativa. Ci vuole un grande sforzo culturale per convincere le persone a utilizzare queste risorse commerciali e contabili quando fornite, ma può aiutare un'azienda incommensurabilmente.

Altri motivi degni di nota citati sono stati: problemi di sicurezza online ( 29 %) e mancanza di supporto, formazione e istruzione ( 27 %).

In un recente sondaggio condotto al vertice ALPMA dell'industria legale , anche lo spreco di risorse è stato individuato come una preoccupazione da questo settore simile alla carta. Questa crescente consapevolezza tra le industrie chiave sui vantaggi di avere un ufficio senza carta illustra un'opportunità per guidare: investendo negli strumenti giusti per attivare la forza lavoro; quindi i dipendenti sono più felici, i margini sono più sani e i turnaround sono più rapidi.

Il nostro consiglio? Inizia in piccolo introducendo Nitro Pro con una prova gratuita del team e fai passi da gigante verso un ufficio senza carta.

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