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6 Motivi La standardizzazione del software è essenziale

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Per i professionisti IT impegnati, cadere nella trappola dell'acquisto e della manutenzione di più applicazioni che svolgono la stessa attività è fin troppo facile.

Forse c'è una mancanza di comunicazione o programmi consolidati che sono semplicemente volati sotto il radar. Sebbene le cause possano sembrare abbastanza banali, le conseguenze possono avere un impatto significativo sul quadro più ampio della tua organizzazione.

Oltre a organizzare e ottimizzare i flussi di lavoro, la standardizzazione di una soluzione software può avvantaggiare la produttività, la sicurezza e i profitti della tua azienda in sei modi:

1 . Maggiore sicurezza

Quando un'azienda ha una gamma di prodotti e versioni software non corrispondenti, la sicurezza aggiornata diventa quasi impossibile da mantenere. Tra molte aziende, le patch di sicurezza sono una realtà fin troppo comune, ad esempio Adobe ha recentemente rilasciato 71 patch critiche in un solo mese. Quando queste patch di sicurezza scadono, tuttavia, gli utenti diventano vulnerabili all'esecuzione di codice in modalità remota e al bypass della sicurezza. I programmi di fine vita rappresentano minacce simili, poiché il supporto e gli aggiornamenti di sicurezza per queste versioni software precedenti vengono interrotti.

Quando l'organizzazione standardizza una soluzione, l'IT può concentrarsi esclusivamente sulla protezione del software scelto, aggiornando le versioni in modo olistico, implementando le patch quando necessario e tenendo d'occhio sicurezza e funzionalità.

2 . Ridotto rischio di non conformità

Allo stesso modo, è estremamente difficile mantenere la conformità con numerose soluzioni contemporaneamente. In effetti, 85 % delle organizzazioni viola inconsapevolmente le norme di conformità delle licenze. Molti contratti software sono pieni di complicati termini di licenza e criteri di conformità, quindi non è molto difficile capire perché la conformità può essere difficile.

Il problema è che quando questi termini altamente specifici non vengono soddisfatti, aziende come Adobe colpiscono i propri utenti con audit costosi e dispendiosi in termini di tempo che sottraggono fondi, risorse e pazienza. Quando c'è una sola soluzione da monitorare, mantenere la conformità diventa un compito molto più semplice e diretto. (Suggerimento per professionisti: vuoi comunque andare con aziende che non controllano!)

3 . Produttività migliorata

Non c'è nulla di produttivo nei colli di bottiglia del flusso di lavoro, un problema comune che si verifica quando solo un numero limitato di dipendenti ha accesso a una soluzione software. Ad esempio, se i knowledge worker devono modificare un PDF ma non sono dotati del software necessario, devono fare affidamento su un piccolo contingente di dipendenti che hanno accesso agli strumenti di produttività dei documenti. Questo non solo interrompe i flussi di lavoro di entrambe le parti, ma porta anche a molte attese.

Fornire a più utenti una soluzione scalabile e standardizzata conferisce alla tua forza lavoro una maggiore autonomia. Abbiamo visto questa verità in azione quando abbiamo collaborato con la società di produzione Howden. Dopo che Howden ha standardizzato la sua soluzione PDF , l'azienda globale ha accelerato la produttività e semplificato i flussi di lavoro per oltre 6 , 000 dipendenti in tutto il mondo.

4 . Migliore collaborazione

Sebbene programmi o versioni diversi possano impedire ai colleghi di condividere e rivedere il lavoro dell'altro, la standardizzazione su una soluzione software apre nuove opportunità di collaborazione. Poiché ogni dipendente ha gli stessi strumenti e capacità, i team possono condividere, modificare e annotare liberamente i documenti in un formato accessibile a tutti. Questa collaborazione può funzionare bene anche tra le app, quindi, ad esempio, avere una sincronizzazione HubSpot Outlook può promuovere una migliore efficienza sul posto di lavoro.

Quando la compagnia assicurativa Swiss Re ha standardizzato Nitro per i suoi oltre 9 , 000 utenti, il vicepresidente dell'Information Technology Heinz Urech ha segnalato "un aumento significativo della collaborazione tra gli utenti ". Questo tipo di sinergia non solo può aiutare i team a lavorare in modo più efficiente, ma può anche rafforzare l'innovazione e la comunicazione in tutta l'organizzazione.

Potresti anche considerare di esaminare il cloud computing. Ciò potrebbe aiutare a migliorare l'efficienza della tua forza lavoro avendo tutti i tuoi documenti online, a cui è possibile accedere da qualsiasi dispositivo compatibile. Sebbene, come con qualsiasi cosa online, ci siano potenziali pericoli per la sicurezza con il cloud computing. Questo è il motivo per cui utilizzare siti Web come Cloudvisory.com è una buona idea per proteggere il tuo carico di lavoro.

5 . Carico ridotto per l'IT

Quando le soluzioni software di un'organizzazione sono ovunque sulla mappa, il reparto IT è solitamente quello che viene gravato dall'onere di non conformità, correzioni di bug e ticket di supporto. La standardizzazione di una soluzione consente ai team IT di monitorare e mantenere i programmi ei processi dell'azienda in modo più organizzato ed efficace. Questo approccio mirato crea anche ulteriore larghezza di banda per produrre risorse utili e migliorare la formazione degli utenti, il che può aprire la strada a un'adozione senza interruzioni da parte degli utenti, flussi di lavoro più intelligenti e una riduzione a lungo termine dei ticket dell'helpdesk.

6. Supporto e costi di manutenzione inferiori

La standardizzazione non solo aiuta a ottimizzare il carico di lavoro dell'IT, ma riduce anche il prezzo significativo che deriva dal mantenimento di più programmi software. Come accennato in precedenza, mantenere la conformità con ogni applicazione può essere un compito difficile, ma anche costoso. Le tariffe di non conformità sono sforzi costosi che possono drenare rapidamente i risparmi, mentre i costi di aggiornamento della licenza singola non forniscono valore. Invece, riduci la struttura dei costi e rendi le licenze convenienti con un software che offre sconti sui volumi per più utenti.

Naturalmente, la portata del successo della vostra standardizzazione inizia con la scelta del miglior software possibile. Per prendere la decisione più informata possibile, consulta questo elenco di controllo per aiutarti a valutare quale software è più adatto alla tua organizzazione.

Di questi fattori da considerare, uno dei più importanti è la scelta di un software che fornisca un'eccellente guida alla gestione del cambiamento . Tradizionalmente, molte aziende hanno scelto di chiudere un occhio sui vantaggi della standardizzazione per paura del fastidio, del tempo e delle spese che possono accompagnare il cambio di software. Tuttavia, un team di gestione delle modifiche esperto aiuterà a mitigare la pressione sull'IT, personalizzare la strategia di implementazione e fornire un programma di formazione per semplificare l'adozione da parte degli utenti.

Contattaci oggi per scoprire come la standardizzazione su Nitro può aiutare a incrementare la produttività dei documenti in tutta la tua organizzazione.