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5Casi d'uso della firma elettronica per più contratti, meno errori e accordi sicuri

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Quanti soldi e tempo sprechi per firmare documenti cartacei? Formattare e stampare un documento, firmarlo, scansionarlo e riformattarlo di nuovo prima di inviarlo

Quanti soldi e tempo sprechi per firmare documenti cartacei? Formattare e stampare un documento, firmarlo, scansionarlo e riformattarlo di nuovo prima di inviarlo.

Questo non suona male come una tantum. Ma che dire di quando si ripete centinaia di volte nella tua organizzazione? Diventa un investimento costoso. Le soluzioni di firma elettronica (firma elettronica) consentono a te e al tuo team di firmare documenti in pochi secondi da qualsiasi luogo. L'estensione degli strumenti di firma elettronica a tutti i knowledge worker può aiutare a spianare il percorso della tua organizzazione verso un ambiente di lavoro più digitale, efficiente e moderno.

Molti di noi sono riluttanti a passare dalle firme fisiche all'eSigning. In effetti, il 65 % di tutte le firme avviene ancora con carta e penna . Ma oltre al tempo che tu e il tuo team risparmierete, ci sono molti vantaggi per i vostri clienti.

Semplificando la firma rapida dei contratti per i tuoi clienti, insieme alla tua capacità di tenere traccia delle attività e inviare promemoria, aiuterà la tua azienda a realizzare un aumento misurabile della produttività del flusso di lavoro documentale e a incidere direttamente sui tuoi profitti.

Non sai da dove cominciare? Dai un'occhiata a 5 gruppi di utenti comuni che trarrebbero vantaggio da firme elettroniche illimitate :

1 . I saldi

L'onere di lunghi cicli di vendita cartacei significa meno tempo speso per costruire e mantenere relazioni importanti con i clienti. Prendi in considerazione i flussi di lavoro che supportano l'elaborazione degli ordini, la configurazione dell'account, i piani di compensazione, gli accordi con i rivenditori e, naturalmente, i contratti. Prepara il tuo team di vendita al successo e ottieni le offerte firmate più velocemente: i clienti possono accedere in pochi secondi da qualsiasi dispositivo abilitato al browser. Il risultato? Riduci il rischio di conformità e i costi operativi creando un'esperienza cliente senza interruzioni.

“Dal punto di vista degli ordini di vendita, dare ai nostri clienti la possibilità di firmare elettronicamente da qualsiasi luogo si è dimostrato estremamente utile. Questo non solo accelera notevolmente il processo, ma offre anche ai nostri clienti una maggiore flessibilità e fa molto per adattarsi alle moderne abitudini di lavoro. Non c'è niente come ottenere un ordine firmato alla fine del trimestre da un cliente che si trova attualmente su una spiaggia in Croazia, utilizzando il proprio cellulare".

Liam Bissell, Corporate Account Executive presso Nitro

2 . Approvvigionamento

Il processo di approvvigionamento può coinvolgere un numero infinito di documenti che richiedono a te o ad altri membri del team di firmare la linea tratteggiata da qualche parte. Pensa ai flussi di lavoro che supportano ordini d'acquisto, SOW, accordi quadro, approvazioni RFP e conformità dei fornitori. Potenziando il tuo team di approvvigionamento con una soluzione di firma elettronica, è facile ottenere quella linea tratteggiata firmata da qualsiasi parte del mondo e garantire la massima sicurezza e protezione dei dati. Il tuo team riceve una notifica in tempo reale mentre un documento passa attraverso il processo di firma elettronica, così sei informato in ogni fase del processo con Nitro. Se qualcuno dimentica di firmare è facile inviare promemoria. Niente più supposizioni e inseguimenti inutili, così puoi dedicare più tempo al lavoro e meno tempo a rintracciare le firme.

“Con Nitro Sign possiamo ribaltare gli accordi più complicati in pochi minuti. Abbiamo una visibilità completa sul processo di firma. Non siamo mai bloccati a rincorrere una firma mancante".

Nick Flynn, Sales Operations Manager presso Nitro

3 . Marketing

Il tuo team di marketing ha grandi idee, ma ha il tempo per realizzarle? L'amministratore dietro i flussi di lavoro che supportano le registrazioni di eventi, le approvazioni delle comunicazioni, l'inserimento dei media, la conformità del marchio, le approvazioni delle risorse e gli accordi con i fornitori sottraggono tempo ed energie alla creatività. Puoi ottimizzare questi flussi di lavoro per essere più veloci ed efficienti con soluzioni di firma elettronica di facile utilizzo. Alleggerisci il carico di questi flussi di lavoro per il tuo team di marketing in modo che possano ottenere grandi risultati per la tua organizzazione.

“I team di marketing lavorano con un'ampia gamma di fornitori di terze parti. Di conseguenza, la contrattazione gioca un ruolo significativo nelle moderne organizzazioni di marketing. Nitro Sign ci dà la possibilità di ridurre drasticamente i tempi di gestione e firma di tutti questi contratti. Invece di passare giorni a passare un contratto tra tutti i vari firmatari, può essere inserito in un flusso di firma e completato nel giro di poche ore".

Stephen O'Riordan, Direttore Marketing regionale di Nitro

4 . Risorse umane

Nella battaglia altamente competitiva di oggi per attrarre i migliori talenti, solo i team HR produttivi ed efficaci si distingueranno. Una soluzione di firma elettronica è l'arma non così segreta per il successo del tuo team delle risorse umane! Il tuo team sarà in grado di contattare dipendenti da qualsiasi parte del mondo e firmare documenti immediatamente, anche in movimento. Pensa ai flussi di lavoro che supportano l'inserimento dei nuovi assunti, l'accettazione del contratto, le buste paga, i vantaggi e la presa di forza, i documenti dell'appaltatore e i materiali di uscita... l'elenco potrebbe continuare.

Una soluzione di firma elettronica aiuta:

  • Crea un processo di assunzione e reclutamento più rapido
  • Risparmia denaro tagliando i costi inutili (come carta e stampa)
  • Elimina le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo
  • Fai una buona prima impressione sui candidati esperti di tecnologia

“In un mercato così competitivo e guidato dai candidati, la firma elettronica ci ha permesso di muoverci molto rapidamente una volta presa una decisione di assunzione, in modo che il candidato riceva prontamente la sua offerta di lavoro da Nitro. Il fatto che stiamo assumendo candidati in più aree geografiche ci richiede anche di avere questo livello di velocità ed efficienza nella nostra esperienza di onboarding. Onestamente, non potremmo operare senza di essa nel mercato odierno".

Fiona O'Rourke, Senior People Business Partner di Nitro

5 . ESSO

Risparmia tempo e fatica al tuo team IT, elimina la carta e aumenta la produttività con Nitro. Prendi in considerazione i flussi di lavoro che supportano il monitoraggio delle risorse, le richieste di modifica, l'evasione degli ordini, la gestione degli accessi e gli ordini di modifica. Come sarebbero questi flussi di lavoro se l'intero team IT fosse attrezzato per applicare o richiedere una firma elettronica in pochi semplici clic? Puoi offrire al tuo team IT visibilità in tempo reale sui processi di accordo critici, contribuendo a migliorare la collaborazione e ad accelerare i progetti con Nitro. In definitiva, il tuo team IT avrà il tempo di dedicarsi completamente alla creazione e allo sviluppo, senza l'onere di noiose attività di firma su carta.

“Quando abbiamo bisogno di ordinare hardware velocemente, la firma elettronica mi consente di ottenere le approvazioni rapidamente e con un'elevata visibilità. I fornitori possono vedere non appena viene creato il numero dell'ordine di acquisto".

Martin O'Callaghan, Ingegnere IT presso Nitro

Perché bruciare una percentuale significativa dei tuoi profitti utilizzando firme cartacee ? Quando qualcosa di semplice come offrire l'opzione di firma elettronica può portare a più clienti, meno errori e accordi più sicuri. Ora, è difficile controbattere!

Il futuro del lavoro a distanza è qui ora

Nitro Sign è la soluzione di firma elettronica che consente a chiunque di firmare documenti in modo più intelligente, veloce e sicuro, su qualsiasi dispositivo, senza bisogno di carta, penna o stampanti. Con richieste di firma elettronica illimitate e funzionalità avanzate come modelli di team, firme in blocco, branding personalizzato e autenticazione a due fattori, Nitro Sign consente il 100 % di flussi di lavoro di documenti digitali end-to-end da qualsiasi luogo.

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