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3 Modi in cui la carta è parte del problema della produttività

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In 2017 c'è una domanda che ti devi porre: la carta ha troppo potere sui processi nella mia organizzazione? Secondo 2016 una ricerca AIIM senza carta, solo il 25 % degli intervistati ha indicato di gestire un ambiente senza carta. Essendo una discussione popolare sin dagli anni 1980 , perché le organizzazioni impiegano così tanto tempo a sostituire la carta e optare per il digitale quando il ROI è così chiaro?

Quanto ti costa la carta?

Mentre i costi operativi e ambientali della carta negli uffici sono sbalorditivi, lo è anche l'impatto sulla produttività dei lavoratori:

  • Le inefficienze del flusso di lavoro documentale costano ai dipendenti il 20 % della produttività complessiva
  • Più del 70 % considera la carta un ostacolo organizzativo continuo
  • Più del 50 % riscontra incoerenze nel flusso di lavoro e nella collaborazione
  • Un lavoratore su tre utilizza uno scanner, una stampante e una fotocopiatrice 10 + volte al giorno e riceve 10 + allegati ogni giorno

La maggior parte dei lavoratori si imbatte in processi di carta che richiedono tempo e spreco di carta quando si tratta di rivedere, firmare e condividere documenti. Per la maggior parte delle organizzazioni, queste sono le basi per eseguire operazioni senza intoppi sia internamente che a contatto con i clienti. Stai permettendo alla carta di impantanare processi che potrebbero essere snelliti adottando una soluzione per documenti digitali?

Revisione

La revisione personale e la modifica collaborativa sono fondamentali per completare le attività quotidiane e concludere progetti complessi, ma la carta si rivela essere al centro delle inefficienze. Il 27% dei lavoratori stampa documenti PDF per esaminarli e il 63 % quindi converte quelle stampe in un formato digitale per inviarle via e-mail. La cosa più preoccupante è che il 92 % dei lavoratori collabora e rivede i documenti tramite e-mail, il che spesso si traduce nella condivisione della versione sbagliata o nel lavoro su una bozza obsoleta.

Questo costa 11 + ore di tempo sprecate ogni settimana per creare e gestire documenti. Immagina se il tuo personale potesse trascorrere meno tempo tra le loro scrivanie e la stampante, per non parlare della sicurezza che stessero annotando la versione corretta di un documento? Enormi vittorie per produttività e precisione.

Firma

Per molte organizzazioni, la raccolta di firme è una frustrazione comune grazie al flusso di lavoro tipico di ricezione, stampa, recupero, firma, scansione, allegato e, infine, invio di e-mail. Ciò si traduce in 6 + ore trascorse ogni settimana per l'approvazione e la firma di documenti. Per non parlare del fatto che ci vogliono 3 + giorni per raccogliere una firma fisica.

Optando per le firme digitali , i lavoratori non avrebbero bisogno di lasciare le loro scrivanie, attendere le firme o fare affidamento sulla carta. Invece, sarebbe facile come aprire un PDF, firmare digitalmente e condividerlo nel cloud. Ciò significa che il tuo personale può concludere affari più velocemente, accelerare i processi e sprecare meno carta.

Condivisione

Scrivanie disordinate, documenti archiviati in modo errato, spazio di archiviazione limitato: questi problemi sono familiari alla tua organizzazione? Con il 91 % dei lavoratori che archivia i documenti relativi al lavoro sul proprio desktop, sul server aziendale o in archivi cartacei, il margine di errore e i costi elevati è infinito. Inoltre, i lavoratori spendono 3 . 5 ore ogni settimana per archiviare e organizzare i documenti con un'aggiunta di 5 ore trascorse nella ricerca di documenti.

Optando per documenti digitali e soluzioni cloud, questi colli di bottiglia non rappresenterebbero più un rischio per la produttività tra i reparti. La condivisione, la collaborazione e l'archiviazione sicura dei documenti sono enormi vantaggi per le organizzazioni che desiderano ottimizzare i flussi di lavoro e promuovere iniziative senza carta.

Il tuo percorso verso il paperless

E se potessi riguadagnare il 20 % della produttività attualmente assorbita da questi flussi di lavoro cartacei? Pensa alle risorse che potrebbero essere delegate al raggiungimento di risultati aziendali migliori, all'assunzione di più personale o semplicemente alla gestione di un'organizzazione più snella. Abbracciando un set completo di strumenti di modifica PDF, la carta non ha più bisogno di svolgere un ruolo in questi flussi di lavoro paralizzati. Invece, questi processi quotidiani critici possono essere completati digitalmente, aumentando la tua efficienza.

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