Guida alla firma elettronica dei contratti digitali

La gestione dei contratti è una parte fondamentale della gestione di un'azienda. Dalla firma di nuovi clienti e dall'assunzione di dipendenti, all'aggiornamento dei contratti con i clienti e alla garanzia di rapporti con fornitori terzi, i contratti pervadono quasi tutti gli aspetti delle operazioni aziendali quotidiane.

Eppure, molte aziende non hanno ancora modernizzato o standardizzato le loro operazioni per includere i contratti digitali. Questa dimenticanza può far perdere tempo ai dipendenti, ai clienti e ai responsabili delle decisioni, e lasciare del denaro sul tavolo nelle relazioni commerciali.

In questo articolo, troverà una guida per modernizzare i flussi di lavoro dei contratti attraverso la digitalizzazione, l'eSigning e i vantaggi che questi processi porteranno alla sua organizzazione.

Perché è importante che le aziende diano priorità alla modernizzazione dei processi con l'eSigning ora? Per cominciare, le persone apprezzano maggiormente l'efficienza e la continuità nell'ambiente di lavoro digitale di oggi.

Nel Rapporto sulla Produttività di Nitro 2022 Productivity Report, il 50% degli intervistati ha dichiarato di utilizzare meno i documenti fisici e i processi cartacei dall'inizio della pandemia.

Prima era ragionevole inviare un contratto e aspettarsi che ci volesse del tempo per essere rivisto, firmato e scansionato o rispedito. Era anche comune che ci volesse un po' di tempo per inviare una lettera di offerta a un candidato ad alta priorità. Ma ora le aziende sembrano impreparate quando non hanno processi contrattuali digitali. I clienti vogliono il minor attrito possibile quando si iscrivono a un nuovo prodotto o servizio, e chi cerca lavoro si aspetta di poter firmare rapidamente i contratti.

È anche importante considerare i costi di opportunità dei processi contrattuali obsoleti. Il compito di apportare manualmente modifiche ai contratti attraverso la modifica, la stampa, la firma e la scansione dei documenti è noioso. Fa perdere tempo ed energia alle persone. I flussi di lavoro frustranti e ripetitivi sottraggono tempo al lavoro più strategico. I contratti digitali non comportano queste limitazioni, consentendo ai team di utilizzare meglio il loro tempo.

I leader aziendali dovrebbero volere che i loro dipendenti facciano ciò che sanno fare meglio, e dovrebbero volere che i potenziali dipendenti sentano che il loro tempo è apprezzato.

Infine, i lavoratori operano in un mondo più interconnesso che mai, e ci connettiamo soprattutto online. Un numero minore di lavoratori della conoscenza (persone il cui lavoro comporta la gestione o l'utilizzo di informazioni) si reca ogni giorno in un ufficio fisico; di conseguenza, un numero minore di lavoratori può collaborare di persona su documenti cartacei. È importante fornire ai lavoratori strumenti mobili e on-demand per essere produttivi indipendentemente dal luogo in cui lavorano.

Tutte le considerazioni di cui sopra ci portano ai vantaggi dell'eSigning e dei contratti digitali.

Quali sono i vantaggi del passaggio a un sistema completamente digitale per la gestione dei contratti? Ce ne sono molti, e di seguito evidenziamo quattro dei motivi principali.

Vuole chiudere le trattative più velocemente? Accelerare l'inserimento dei nuovi assunti? Questi sono alcuni dei vantaggi più immediati e interessanti di una soluzione di eSigning. Le trattative possono bloccarsi quando i dettagli e le domande vengono passati avanti e indietro lentamente. Con una soluzione contrattuale digitale, le parti interessate possono apportare modifiche elettronicamente, in tempo reale, e giungere rapidamente a una soluzione.

La standardizzazione dei flussi di lavoro dei contratti digitali riduce anche al minimo gli errori e il rischio di conformità. Le firme mancanti sui documenti possono bloccare gli accordi e aggiungere inutili inefficienze all'esecuzione del contratto. Con una piattaforma di eSigning sicura e conforme a , lei ha un maggiore controllo del processo di firma. I contratti non vengono presentati e/o finalizzati finché non sono state acquisite e assicurate tutte le firme.

Una soluzione di eSigning sicura riduce anche il rischio di manomissione dei contratti durante il passaggio dai firmatari ai proprietari dei documenti. Grazie a funzioni di sicurezza come l'autenticazione a due fattori, un audit trail completo e altri metodi di verifica dell'identità solidi, gli stakeholder sanno esattamente chi ha accesso ai loro documenti e quali aggiornamenti importanti sono stati effettuati in ogni momento. Tutti i contratti e gli audit vengono poi archiviati in una posizione centralizzata.

Quando si conducono affari a livello internazionale, è particolarmente importante essere consapevoli del rischio di compliance e delle normative. Gli accordi e le transazioni commerciali transfrontaliere potrebbero essere soggetti a normative specifiche di ciascun Paese. Questo rende ancora più importante avere un fornitore di eSigning conforme a quando si inviano contratti digitali da firmare all'estero.

I lavoratori sono più felici e più produttivi quando sono dotati di strumenti progettati per migliorare l'efficienza. In un ambiente contrattuale non digitalizzato e non standardizzato, le persone sono più inclini a provare confusione o incertezza sullo stato di richieste, moduli, contratti e accordi. È anche dispendioso in termini di tempo e frustrante rintracciare firme, fogli di carta e copie cartacee dei file.

Con uno strumento di eSigning, tutti hanno visibilità sullo stato di un documento: chi ha avviato la richiesta di firma elettronica, quanti firmatari ci sono e persino l'ordine dei firmatari necessari per completare un ciclo contrattuale. I flussi di lavoro diventano continui, senza alcuno sforzo aggiuntivo per inseguire la carta.

Non sapere dove si trovano i documenti o come sono stati archiviati è uno dei principali punti dolenti interni alle aziende. Con una soluzione di eSigning standardizzata come Nitro Sign Premium, i percorsi di audit forniscono una tracciabilità completa del percorso di ogni documento. Ogni modifica può essere monitorata in tempo reale e/o in seguito. Firmare, salvare e archiviare elettronicamente i contratti digitali aumenta la visibilità e riduce la necessità di cercare freneticamente i documenti persi da tempo.

Passiamo ora ad alcuni casi d'uso pratici di come le soluzioni di firma elettronica vengono spesso applicate nelle organizzazioni.

I venditori hanno bisogno di molto tempo per vendere, e qualsiasi compito che intralci la vendita è una distrazione. Uno dei requisiti del lavoro che può sottrarre tempo alla vendita è la ricerca dei contratti e/o l'assicurazione che siano state acquisite le firme giuste. Dover dedicare tempo a compiti ripetitivi significa avere meno tempo per costruire relazioni preziose con i clienti e i potenziali clienti.

Dotare i venditori di funzionalità di firma elettronica significa che possono preoccuparsi meno della gestione dei documenti. I venditori possono impostare modelli affidabili, automatizzare i contratti e creare flussi di lavoro più efficienti con i clienti. Per quanto riguarda i clienti, essi godono di un modo semplice per firmare un contratto elettronicamente in pochi secondi da qualsiasi dispositivo abilitato al browser.

Un ulteriore vantaggio per i team di vendita con uno strumento di eSigning è l'integrazione diretta nel software di relazione con i clienti (o CRM), come Salesforce o un'alternativa simile. Con Nitro Sign, ad esempio, non deve nemmeno lasciare l'interfaccia di Salesforce per inviare un contratto. Basta scegliere il contatto digitale e il modello di documento e inviarlo, tutto dallo stesso posto.

Guardi questa rapida panoramica di come Nitro Sign rende semplice il flusso di lavoro di firma per il team di vendita:

In un ambiente competitivo per le assunzioni, i team HR devono distinguersi. Può impressionare i candidati presentando le lettere di offerta in modo rapido ed efficiente, consentendo anche una facile firma elettronica. Nell'odierno mondo imprenditoriale orientato alla tecnologia, il livello di velocità e facilità offerto dai contratti digitali è un requisito.

Una volta che i nuovi assunti iniziano il loro lavoro, l'onboarding è reso più semplice da processi digitali efficienti. Le Risorse Umane possono creare modelli riutilizzabili per inviare pacchetti di documenti comuni e richiedere le firme. E i dipendenti possono firmare tutti i documenti di nuova assunzione in modo molto più rapido, senza dover firmare, scansionare, stampare o inviare via e-mail nulla. I tempi in cui si presentava il materiale di onboarding in una cartella stampata sono ormai lontani; l'eSigning e l'automazione digitale dei documenti hanno cambiato le carte in tavola.

Scopra un esempio di flusso di lavoro HR semplificato in Nitro Sign:

Il processo di approvvigionamento può comportare un numero infinito di documenti che richiedono l'approvazione e la firma. Pensi al numero di scenari che richiedono una firma: ordini di acquisto, SOW, distinte base, accordi quadro, firme di RFP, conformità dei fornitori... l'elenco continua.

Con una soluzione di firma elettronica come Nitro Sign, i professionisti dell'approvvigionamento possono semplificare le approvazioni e le firme e tenere traccia dello stato per non perdere le scadenze.

Ecco come può rendere più efficiente l'intero flusso di lavoro dei documenti di approvvigionamento:

È piuttosto semplice: l'eSigning facilita la gestione digitale dei contratti da un capo all'altro. E se è alla ricerca di una soluzione leader per le firme elettroniche, Nitro Sign offre un'esperienza senza soluzione di continuità e di facile utilizzo per qualsiasi dimensione e tipo di azienda.

Si colleghi con noi per saperne di più su Nitro Sign. Saremo lieti di aiutarla a modernizzare e semplificare il modo in cui firma contratti e documenti digitali.