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Come un editor PDF aziendale può semplificare i flussi di lavoro

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La forza lavoro di oggi prospera grazie alla flessibilità. Per stare al passo devi disporre delle giuste soluzioni digitali in atto per consentire ai tuoi dipendenti di essere produttivi e di successo.

La forza lavoro odierna prospera grazie alla flessibilità, indipendentemente dal fatto che i dipendenti lavorino in movimento da un dispositivo mobile o da remoto durante un viaggio di lavoro. Per stare al passo con i tuoi dipendenti frenetici, per non parlare del risparmio di tempo e denaro per la tua azienda, devi disporre delle giuste soluzioni digitali in atto per consentire ai tuoi dipendenti di essere produttivi e di successo.

Il miglior punto di partenza? Con una soluzione di produttività PDF e una soluzione di firma elettronica. Nonostante la prevalenza dei PDF in ogni settore e nella maggior parte degli aspetti della vita quotidiana, solo un dipendente su 10 ha accesso a una soluzione di produttività PDF . Tuttavia, con le giuste soluzioni digitali per la sostituzione della carta, due impiegati su cinque ritengono che i loro livelli di produttività aumenterebbero esponenzialmente.

Continua a leggere per scoprire come un editor PDF può offrire maggiore flessibilità, aumentare l'efficienza, migliorare i profitti e, in generale, semplificare il lavoro dei tuoi dipendenti.

Gestire i PDF sul posto di lavoro

Per molto tempo, quando un dipendente riceveva un PDF che doveva modificare o alterare in qualche modo, lo stampava, lo contrassegnava, lo scansionava nuovamente per creare un nuovo PDF e quindi lo spediva alla destinazione finale . Ovviamente, ci sono alcuni problemi critici con questo metodo, tra cui:

  • Non è sicuro: le copie stampate di documenti riservati o proprietari possono facilmente perdersi, essere lasciate indietro o finire nelle mani sbagliate, anche se il dipendente non ha intenzioni dannose. Il 90% delle aziende statunitensi ha segnalato la perdita o la fuoriuscita di file sensibili , perché i documenti cartacei semplicemente non sono sicuri. Questo è solo uno dei motivi per cui i documenti cartacei sono inclusi nelle raccomandazioni di conformità del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'Unione Europea.
  • Non esiste un flusso di lavoro tracciabile: stampare un file e contrassegnarlo con modifiche manuali o firme importanti rimuove la visibilità nel flusso di lavoro di un documento, soprattutto quando più persone devono collaborare su un singolo documento. Questo processo manuale significa anche che non puoi vedere chi ha apportato quali modifiche e quando, il che rimuove la responsabilità.
  • È costoso e richiede tempo: dal costo della carta, del toner, della manutenzione della stampante e dell'archiviazione dei file alla quantità di tempo che un dipendente trascorre camminando avanti e indietro verso la stampante, lo scanner o il fax, i documenti cartacei assorbono risorse preziose. Per non parlare dell'impatto ambientale della stampa, della scansione e del lancio di documenti cartacei.

Un altro metodo popolare per modificare i PDF è stato quello di copiare e incollare il contenuto di un file PDF in un file di elaborazione testi per la modifica e la condivisione. Sfortunatamente, questo metodo è anche dispendioso in termini di tempo e frustrante, e ci siamo stati tutti. La formattazione, le immagini, le firme e innumerevoli altri elementi del PDF non vengono trasferiti correttamente, o addirittura non vengono trasferiti nel nuovo file. Il risultato è che devi riformattare tutto e potenzialmente ridigitare l'intero documento e rintracciare le immagini, i loghi e convincere le parti interessate a rassegnare le dimissioni dal documento.

Con entrambi questi metodi, un'attività come ottenere una firma o aggiornare un logo che avrebbe potuto richiedere alcuni minuti con una soluzione di produttività PDF ha richiesto ai dipendenti ore che non torneranno mai più.

I vantaggi di un moderno editor PDF

Rendi tutte le attività relative ai PDF di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno per completare più facilmente e meno grattacapi con una soluzione di produttività digitale. I vantaggi di una soluzione di produttività PDF sono illimitati, ben oltre il tempo risparmiato senza dover andare avanti e indietro verso la stampante o provare scrupolosamente a copiare e incollare un file in Word.

Secondo l' Association for Information and Image Management (AIIM), ridurre il numero di processi extra in cui è impegnata la tua organizzazione ha enormi vantaggi. In uno studio, AIIM ha dimostrato che il 84 % delle organizzazioni che hanno implementato un'iniziativa di trasformazione digitale ha registrato un ritorno sull'investimento in meno di 18 mesi. Un numero significativo ha visto il ROI in periodi di tempo più brevi, incluso il 59 % delle organizzazioni che hanno ricevuto tutti i soldi indietro in meno di 12 mesi e 26 % che ha ottenuto il ROI in sei mesi o meno.

Ecco alcuni vantaggi aggiuntivi:

  • Ottieni firme più velocemente: con una soluzione integrata che combina la potenza della produttività dei PDF con la firma elettronica, i tuoi dipendenti non dovranno aspettare fuori dall'ufficio di qualcuno per una firma o sperare di vedere il file che è stato lasciato sulla scrivania che deve essere firmato . Invece, una firma può essere ottenuta rapidamente e facilmente grazie alla magia di eSign , anche se sia il dipendente che la persona di cui è necessaria la firma sono fuori ufficio. Inoltre, se devi firmare qualcosa, è facile archiviare la tua firma, firmare rapidamente un documento da qualsiasi luogo. e invialo alla persona giusta in pochi minuti, senza dover stampare, firmare, scansionare o inviare fax.
  • Evita problemi di sicurezza: quante volte hai sentito parlare di un documento riservato lasciato su una fotocopiatrice o sdraiato a faccia in su in un luogo pubblico, scatenando cause legali e perdendo il lavoro? Le soluzioni di produttività PDF offrono funzionalità di sicurezza integrate per gestire le autorizzazioni, tenere traccia della cronologia delle modifiche, delle aperture e altro ancora. Quando i tuoi PDF vengono inviati, ricevuti, aperti e modificati nel cloud, i tuoi dati sono al sicuro, protetti e tracciabili.
  • Aumenta la collaborazione: grazie alla facilità d'uso e alle pratiche soluzioni di annotazione, le soluzioni di produttività PDF creano il terreno di gioco definitivo per una collaborazione produttiva. I migliori editor PDF ti consentono di annotare in tempo reale, quindi non ci sono pause nel flusso di lavoro e i tuoi dipendenti possono ottenere la massima efficienza lavorando in un ambiente digitale condiviso. I dipendenti possono lavorare insieme più velocemente e meglio, il che semplifica il lavoro di tutti.

Le soluzioni di produttività PDF e le soluzioni di firma elettronica sono state create pensando alla tua forza lavoro moderna e aumentano la soddisfazione dei dipendenti perché i dipendenti possono svolgere il lavoro in modo più rapido ed efficiente, sia che si trovino in ufficio, in viaggio d'affari a Londra o che lavorino in remoto per la settimana. Quando il lavoro viene svolto più velocemente, il morale dei dipendenti sale alle stelle e i dipendenti più felici sono più produttivi, il che è meglio per i profitti.

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