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Un e-mail ne dit pas tout

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Cet article fait partie 3 de notre série de la psychologue de la productivité, Melissa Gratias .

Un de mes clients avocat a reçu un long e-mail d'un client contrarié. La cliente a énuméré cinq domaines d'insatisfaction à l'égard de la représentation de son avocat et a demandé un appel téléphonique pour discuter des problèmes. L'avocat devait documenter les points soulevés dans l'e-mail ainsi que ceux discutés lors de la conversation téléphonique ultérieure. Doit-il simplement imprimer l'e-mail et saisir un stylo pour prendre des notes dans les marges ?

Au mieux, un e-mail individuel racontera la moitié d'une histoire. Le reste de l'histoire se déroule dans des conversations de couloir, des réunions, des e-mails de suivi, des SMS, des messages instantanés et au téléphone. Une conversation peut devoir être reconstituée à partir de nombreuses sources d'information différentes. Pour les conversations vraiment critiques, les informations doivent être rassemblées en un seul endroit.

PDFs est un excellent moyen de consolider les informations créées dans des programmes disparates, en particulier lorsque vous pouvez modifier et annoter le fichier final. Bien qu'il y ait un moment et un endroit pour les notes griffonnées à la hâte sur les pages imprimées, traiter avec un client contrarié n'en fait généralement pas partie.

Imaginons comment l'avocat pourrait mieux documenter cette conversation critique avec son client en utilisant Nitro PDF Pro .

Avant la conversation, il convertit l'e-mail que son client lui a envoyé à PDFs à l'aide du plugin Outlook. Avec ce PDFs ouvert sur l'écran devant lui,il l'appelle.

Au cours de la conversation, il met en évidence certains points soulevés dans le courriel et sélectionne « Ajouter une note » pour inclure les commentaires verbaux du client.

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À un moment donné, elle remarque qu'elle ne voulait pas dire "jamais" mais qu'elle voulait dire "pas aujourd'hui" dans l'une des phrases de l'e-mail, alors il insère une autre note pour clarifier son sens.

Vers la fin de la discussion, le client fait référence à la lettre de mission et l'avocat peut également insérer facilement le document dans son PDFs. Après une discussion productive, le client admet qu'elle n'est vraiment contrariée que par deux des cinq points, alors l'avocat les met en évidence pour les souligner.

Une fois la conversation terminée et qu'il a documenté les prochaines étapes, il ajoute un filigrane "confidentiel"au PDFs, applique une protection par mot de passe et l'enregistre avec le reste des fichiers numériques de ce client.

En utilisant Nitro PDF Pro, l'avocat dispose d'un document consolidé qui montre le problème, la résolution et tous les détails à l'appui de l'interaction. Des années plus tard, il pourra sortir ce PDF et reconstituer complètement la conversation en cas de besoin.

La révision et l'annotation d'un PDF à l'aide des fonctionnalités de Nitro PDF Pro est un moyen supérieur de documenter les conversations critiques, en particulier celles qui proviennent d'un e-mail. N'oubliez pas que vos e-mails ne racontent qu'une partie de l'histoire.

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