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Making the Business Case for a Document Productivity Platform

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Before the pandemic, offices in the U.S. printed or photocopied more than 1 trillion pieces of paper every single year

Avant la pandémie, les bureaux aux États-Unis imprimaient ou photocopiaient plus de 1 000 milliards de feuilles de papier chaque année. Si les documents papier se font plus rares avec le recours au télétravail, 56 % des employés continuent à imprimer des pages, et 50 % à en scanner. On a tous un collègue qui, même à la maison, continue à imprimer plusieurs copies d'un fichier PDF, à y noter ses remarques et ses corrections avant de scanner et de renvoyer le tout. En vérité, il existe un moyen bien plus simple et plus efficace.

Il est certes assez facile de créer et de partager un fichier PDF, mais lorsque vous devez travailler de façon collaborative et efficace, une suite d'outils d'édition PDF et de signature électronique changera la façon dont vous menez vos affaires. Si vous essayez de justifier la nécessité d'une puissante plateforme de productivité et d'un partenaire technologique qui vous accompagnera à chaque étape de sa mise en œuvre, nous avons ce qu'il vous faut.

Create and edit PDF documents

Que vous ayez besoin de corriger une faute d'orthographe contenue dans une proposition importante ou de déplacer un paragraphe entier hors de son contexte, la possibilité de modifier un PDF est une meilleure pratique opérationnelle de base. Même si avoir un puissant éditeur de PDF ne permet pas l'échange de courriels portant sur de petites modifications, n'apporte pas du support moral ou ne donne pas lieu à des discussions de modifications au téléphone, cela peut s'avérer décisif quant à la qualité des documents et aux délais fixés par le client, sans compter la gestion du facteur de stress lié à la collaboration en matière de documents.

With a customizable PDF productivity solution, you have the ability to copy, paste, delete, and annotate text and images, and move single lines or whole paragraphs quickly and easily. Additionally, a robust PDF editor allows you to edit font style, case, color, and size to stay on brand and on message in all documents. The ability to add or remove a watermark, merge documents, delete pages, and batch convert files are also important features.

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Let’s say someone in sales—who happens to be on vacation for the next two weeks—put together a proposal for a client that needs to be sent over within 24 hours. The proposal is perfect, but the sales associate forgot to use the company’s fonts, colors, and header and footer style. Your ideal PDF editor will allow you to easily go into the file, edit the document for branding, and send it off without having to recreate the file from scratch or track down your vacationing associate. This saves time, money, resources, and plenty of headache.

Your interactive document solution

In many work environments, information can be siloed. A document productivity platform can take the knowledge of many and pack it into one incredibly smart document. Whether you’re inserting active, clickable links or embedding a linked file (e.g., a Word document, presentation, or image file), it lets you collaborate more efficiently.

Here’s a perfect example: Your head designer just sent over a client’s finalized brand style guide in a PDF. It looks great and has everything your client needs to launch their new brand, but your designer forgot to include a link to the Google Drive file with all of your client’s downloadable assets. A document productivity platform that’s standardized and supported across the organization makes it quick and easy to edit the PDF and include the link on the page that says, “Your brand assets are downloadable here.” Instead of having to exchange emails, get frustrated with the designer, miss a deadline, or walk across the office for a conversation, you can pull up the asset-filled folder, grab the link, pop it onto the PDF, and deliver the style guide on time.

Additionally, this integrated solution will allow you to track your documents to see whether those you’ve shared it with have viewed, commented, or signed.

Scan and edit documents

L'époque des scans statiques et figés est révolue. Grâce à un outil de productivité PDF, il est possible de transformer des documents numérisés en fichiers PDF dont le contenu peut être modifié ou recherché et qui peuvent reconnaître du texte en plusieurs langues. C'est la reconnaissance optique de caractères (OCR), un outil particulièrement efficace pour les entreprises qui s'affranchissent des 8 milliards de dollars de charges annuelles consacrées à la gestion des documents papier.

We’ve all been in the situation of trying to track down the original version of a file. Your options have usually been limited to spending hours digging through the office filing cabinets to find the document, sifting through the company’s endless digital files and folders, or frustratingly recreating the file from scratch. However, with a document productivity platform, you can turn a scanned file into a fully editable document. With the right solution, you can edit and update a scanned file, save a clean copy, and share the file with your coworkers and clients for ongoing collaboration.

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