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Making the Business Case for a Document Productivity Platform

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Before the pandemic, offices in the U.S. printed or photocopied more than 1 trillion pieces of paper every single year

Avant la pandémie, les bureaux aux États-Unis imprimaient ou photocopiaient plus de 1 000 milliards de feuilles de papier chaque année. Si les documents papier se font plus rares avec le recours au télétravail, 56 % des employés continuent à imprimer des pages, et 50 % à en scanner. On a tous un collègue qui, même à la maison, continue à imprimer plusieurs copies d'un fichier PDF, à y noter ses remarques et ses corrections avant de scanner et de renvoyer le tout. En vérité, il existe un moyen bien plus simple et plus efficace.

Il est certes assez facile de créer et de partager un fichier PDF, mais lorsque vous devez travailler de façon collaborative et efficace, une suite d'outils d'édition PDF et de signature électronique changera la façon dont vous menez vos affaires. Si vous essayez de justifier la nécessité d'une puissante plateforme de productivité et d'un partenaire technologique qui vous accompagnera à chaque étape de sa mise en œuvre, nous avons ce qu'il vous faut.

Créer et modifier des documents PDF

Que vous ayez besoin de corriger une faute d'orthographe contenue dans une proposition importante ou de déplacer un paragraphe entier hors de son contexte, la possibilité de modifier un PDF est une meilleure pratique opérationnelle de base. Même si avoir un puissant éditeur de PDF ne permet pas l'échange de courriels portant sur de petites modifications, n'apporte pas du support moral ou ne donne pas lieu à des discussions de modifications au téléphone, cela peut s'avérer décisif quant à la qualité des documents et aux délais fixés par le client, sans compter la gestion du facteur de stress lié à la collaboration en matière de documents.

Une solution de productivité PDF personnalisable vous offre la possibilité de copier, coller, supprimer et annoter du texte et des images, et de déplacer des lignes simples ou des paragraphes entiers en toute simplicité. De plus, grâce à un éditeur PDF robuste, vous pouvez modifier le style, la casse, la couleur et la taille des polices afin de rester fidèle à la marque et au message dans tous les documents. La possibilité d'ajouter ou de supprimer un filigrane, de fusionner des documents, de supprimer des pages et de convertir des fichiers par lots est également une fonctionnalité importante.

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Imaginons qu'un commercial, qui part en vacances pour les deux prochaines semaines, rédige une proposition pour un client qui doit être envoyée dans les 24 heures. La proposition est parfaite, mais le commercial a oublié d'utiliser les polices, les couleurs et le style d'en-tête et de pied de page de l'entreprise. L'éditeur de PDF idéal vous permettra d'accéder facilement au fichier, d'y apporter des modifications pour promouvoir une image de marque et de l'envoyer sans avoir à recréer le fichier de zéro ou à rechercher votre collaborateur parti en congé. Cela permet de réaliser des économies de temps, d'argent et des ressources tout en évitant des tracas.

Votre solution interactive de gestion de documents

Dans de nombreux environnements de bureau, l'information peut être cloisonnée. Une plateforme de productivité documentaire peut recueillir les connaissances provenant de nombreuses personnes et les rassembler en un seul et même document incroyablement intelligent. Que vous insériez des liens actifs et cliquables ou que vous incorporiez un fichier lié (par exemple, un document Word, une présentation ou un fichier image), cette solution vous permet de collaborer plus efficacement.

Here’s a perfect example: Your head designer just sent over a client’s finalized brand style guide in a PDF. It looks great and has everything your client needs to launch their new brand, but your designer forgot to include a link to the Google Drive file with all of your client’s downloadable assets. A document productivity platform that’s standardized and supported across the organization makes it quick and easy to edit the PDF and include the link on the page that says, “Your brand assets are downloadable here.” Instead of having to exchange emails, get frustrated with the designer, miss a deadline, or walk across the office for a conversation, you can pull up the asset-filled folder, grab the link, pop it onto the PDF, and deliver the style guide on time.

De plus, cette solution intégrée vous permettra de suivre vos documents pour savoir si les personnes avec lesquelles vous les avez partagés les ont consultés, commentés ou signés.

Scanner et modifier des documents

L'époque des scans statiques et figés est révolue. Grâce à un outil de productivité PDF, il est possible de transformer des documents numérisés en fichiers PDF dont le contenu peut être modifié ou recherché et qui peuvent reconnaître du texte en plusieurs langues. C'est la reconnaissance optique de caractères (OCR), un outil particulièrement efficace pour les entreprises qui s'affranchissent des 8 milliards de dollars de charges annuelles consacrées à la gestion des documents papier.

We’ve all been in the situation of trying to track down the original version of a file. Your options have usually been limited to spending hours digging through the office filing cabinets to find the document, sifting through the company’s endless digital files and folders, or frustratingly recreating the file from scratch. However, with a document productivity platform, you can turn a scanned file into a fully editable document. With the right solution, you can edit and update a scanned file, save a clean copy, and share the file with your coworkers and clients for ongoing collaboration.

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