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Les risques que représentent les documents papier pour la sécurité au niveau professionnel

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Avec la prolifération des appareils mobiles et des solutions cloud, il n’est pas surprenant que la sécurité soit devenue une priorité absolue pour les professionnels de l’informatique dans 2015. Selon une étude 2013 du Ponemon Institute, 75% des entreprises signalent des violations externes de la sécurité des données, dont la plupart se produisent dans les domaines de l’information commerciale et client.

Les risques de sécurité interne préoccupent également les responsables informatiques : 54% des participants à une étude IDC ont constaté que leur organisation est exposée à des risques considérables parce que le contenu de l'entreprise stocké n'était pas correctement identifié. Par ailleurs, 90 % des entreprises américaines sont confrontées à des fuites ou à des pertes de documents sensibles ou confidentiels.

En plus de faire mauvaise impression sur les clients, 76 % de ces entreprises indiquent que des problèmes liés à la gestion des processus documentaires internes impactent la comptabilisation du chiffre d'affaires ou créent des problèmes d'audit.

D’où vient le risque?

Le papier crée des risques, et les employés en utilisent encore beaucoup. Notre enquête auprès des travailleurs du savoir 2014 a révélé que 58% des répondants impriment et signent à la main les documents reçus par e-mail, et 27% choisissent d’imprimer tout PDF qu’ils doivent examiner.

Les documents papier peuvent être à l'origine de nombreux problèmes. Par exemple, 61 % des violations de données dans les entreprises de moins de 500 employés concernent des documents papier. Ce format est trop facile à détruire et impossible à suivre, à modifier ou à protéger. Savez-vous à quel point votre entreprise dépend du papier ?

Le manque d’outils appropriés crée des risques. Seulement 26% des employés des entreprises de plus de 100 employés ont accès à des éditeurs PDF, ce qui laisse la majorité d’entre eux sans moyen standard et sécurisé de convertir leurs fichiers PDF. Ils n’ont pas le temps d’attendre que l’équipe informatique (ou un sympathique voisin équipé d’un éditeur PDF) transforme leurs fichiers, et un « convertisseur PDF gratuit » n’est qu’à une recherche Google.

Un utilisateur occupé qui veut juste pouvoir travailler sur son fichier ne prendra probablement pas le temps de vérifier la légitimité des différentes options de conversion gratuites. Bien que leur fichier puisse être converti avec succès, son contenu a été téléchargé dans une base de données quelque part, et personne ne sait si cette information reste sécurisée ou non.

Le partage improvisé crée des risques. Votre entreprise offre-t-elle une solution de partage documentaire/d'accès mobile sécurisée à vos employés ? 77 % ne le font pas.

En fait, 85% comptent sur des outils de partage tels que DropBox, Box.net, les clés USB et les pièces jointes, dont aucun n’est vraiment sécurisé. Les cas les plus courants de vol de données ou de perte d’informations sensibles se produisant dans ces canaux (souvent sélectionnés), il semble que les gens s’engagent dans des activités risquées.

Le manque de visibilité et de traçabilité crée des risques. Lorsque vous envoyez une pièce jointe, elle va à la personne sur la ligne « à »... n’est-ce pas?

Lorsque vous ne pouvez pas suivre le chemin d’un document, vous ne savez pas s’il parvient aux bonnes personnes au bon moment. Vous ne savez pas qui d’autre pourrait le voir, ou s’il est traité de la manière prévue. À titre d’exemple, une étude de l’IDC qui rapporte :

  • 55 % ne peuvent dire si un document a été consulté, révisé ou signé par les personnes habilitées et citent des difficultés quant à la visibilité du processus.
  • 38% citent la difficulté de relier des documents ou des versions de documents à un contexte important.

Comment les contrôler ?

La première chose à faire, c'est d'éliminer le papier. Il est de toute façon en train de disparaître de l'écosystème des entreprises et présente dans l'ensemble plus d'inconvénients que d'avantages.

Parallèlement, veillez à ce que vos collaborateurs disposent des bons outils pour créer, modifier, signer et collaborer sur des documents avec leurs collègues, car le papier est en voie de disparition. Un bon outil de productivité documentaire tel que Nitro est une excellente option pour répondre à ces besoins, et grâce à sa facilité de déploiement et à son interface familière, vous pouvez le déployer en un rien de temps.

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Vous devez également faire preuve de vigilance dans le suivi des documents, mais de quoi s'agit-il exactement ? Il existe des outils qui vous permettront de suivre un document tout au long de son cycle de vie, de veiller à ce que les personnes autorisées le voient au bon moment et qu'elles le traitent correctement.

Lorsque vient le temps de stocker le document, vous pouvez également promulguer des autorisations pour vous assurer que seules certaines personnes y ont accès. C’est la voie de l’avenir! (Mais vraiment, cela se passe en ce moment - vérifiez-le ici.)

Les chefs d’entreprise voient un réel avantage dans cette approche et affirment que la résolution des problèmes liés aux processus documentaires tels que ceux cités ci-dessus entraînera une réduction des risques de 23%, selon une étude d’IDC.

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