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Les risques que représentent les documents papier pour la sécurité au niveau professionnel

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With the proliferation of mobile devices and cloud solutions, it’s no surprise that security has become a top priority for IT professionals in 2015. According to a 2013 study by Ponemon Institute, 75% of companies are reporting external data security breaches, most of which are happening in the areas of business and customer information.

Les risques de sécurité interne préoccupent également les responsables informatiques : 54% des participants à une étude IDC ont constaté que leur organisation est exposée à des risques considérables parce que le contenu de l'entreprise stocké n'était pas correctement identifié. Par ailleurs, 90 % des entreprises américaines sont confrontées à des fuites ou à des pertes de documents sensibles ou confidentiels.

En plus de faire mauvaise impression sur les clients, 76 % de ces entreprises indiquent que des problèmes liés à la gestion des processus documentaires internes impactent la comptabilisation du chiffre d'affaires ou créent des problèmes d'audit.

Where is the risk coming from?

Paper creates risk—and employees are still using a lot of it. Our 2014 knowledge worker survey found that 58% of respondents still default to printing out and hand-signing documents received via email, and 27% choose to print out any PDF they need to review.

Les documents papier peuvent être à l'origine de nombreux problèmes. Par exemple, 61 % des violations de données dans les entreprises de moins de 500 employés concernent des documents papier. Ce format est trop facile à détruire et impossible à suivre, à modifier ou à protéger. Savez-vous à quel point votre entreprise dépend du papier ?

Lack of proper tools creates risk. Just 26% of employees in companies with more than 100 employees have access to PDF editors, which leaves the majority with no standard, secure way of getting their PDF files converted. They don’t have time to wait for the IT team (or a friendly PDF editor-equipped neighbor) to transform their files, and a “free PDF converter” is just a Google search away.

A busy user who just wants to be able to work on their file won’t likely take the time to vet the legitimacy of the various free conversion options. Though their file may be converted successfully, its contents have been uploaded to a database somewhere, and whether or not that information remains secure is anyone’s guess.

Le partage improvisé crée des risques. Votre entreprise offre-t-elle une solution de partage documentaire/d'accès mobile sécurisée à vos employés ? 77 % ne le font pas.

In fact, 85% rely on sharing tools like DropBox, Box.net, USB drives, and email attachments—none of which are truly secure. With the most common occurrences of data theft or loss of sensitive information happening in these (often selected) channels, it appears that people are engaging in some risky business.

Lack of visibility and traceability creates risk. When you send an email attachment, it goes to the person on the “to” line…doesn’t it?

When you can’t track the path of a doc, you don’t know if it’s getting to the right people at the right time. You don’t know who else might be seeing it, or if it’s being processed in the intended manner. Case in point, an IDC study that reports:

  • 55 % ne peuvent dire si un document a été consulté, révisé ou signé par les personnes habilitées et citent des difficultés quant à la visibilité du processus.
  • 38% cite difficulty relating documents or versions of docs to important context.

Comment les contrôler ?

La première chose à faire, c'est d'éliminer le papier. Il est de toute façon en train de disparaître de l'écosystème des entreprises et présente dans l'ensemble plus d'inconvénients que d'avantages.

Parallèlement, veillez à ce que vos collaborateurs disposent des bons outils pour créer, modifier, signer et collaborer sur des documents avec leurs collègues, car le papier est en voie de disparition. Un bon outil de productivité documentaire tel que Nitro est une excellente option pour répondre à ces besoins, et grâce à sa facilité de déploiement et à son interface familière, vous pouvez le déployer en un rien de temps.

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Vous devez également faire preuve de vigilance dans le suivi des documents, mais de quoi s'agit-il exactement ? Il existe des outils qui vous permettront de suivre un document tout au long de son cycle de vie, de veiller à ce que les personnes autorisées le voient au bon moment et qu'elles le traitent correctement.

When it comes time to store the document, you can also enact permissions to ensure only select people have access. It’s the way of the future! (But really, it’s happening right now—check it out here.)

Business leaders see real upside in this approach, and say that resolving issues with document processes like those cited above will result in a 23% risk reduction, according to an IDC study.

Vous souhaitez en savoir plus sur les conséquences des problèmes liés aux documents sur la sécurité ? Rejoignez-nous lors de notre webinaire gratuit. Vous pouvez vous inscrire ici.

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