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Les avantages uniques du format PDF

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Avantages du PDF

Imaginez une entreprise ultra efficace. Un bureau où les collaborateurs s'affairent, sans avoir à se soucier de faire réparer, ou de rajouter de l'encre ou du papier dans une photocopieuse hors de prix. Imaginez un lieu de travail libre et ouvert, sans armoires encombrantes où les administrateurs passent des heures à fouiller dans la paperasse.

Alors les entreprises évoluent vers des workflows numériques plus efficaces, les documents jouent un rôle essentiel. Comment gérer les énormes volumes de contenu dont dépend votre activité au quotidien dans un environnement digital ?

Trois lettres iconiques : P,D, F. PDF est le format de fichier sécurisé, standardisé, modifiable et partageable sur lequel repose les workflows de documents numériques les plus efficaces.

Mis à disposition pour la première fois en 1993, PDF était un format propriétaire contrôlé par Adobe Systems pendant 15 ans. En 2008, le format a été publié en tant que standard ouvert, donnant non seulement à d’autres entreprises la possibilité de développer des applications PDF, mais permettant également aux utilisateurs de travailler dans des applications autres qu’Acrobat. Le passage à la norme ouverte a engendré des milliers de solutions, de plug-ins et d’outils basés sur PDF, offrant aux utilisateurs plus de choix et d’efficacité dans un secteur en pleine croissance. Aujourd’hui, les utilisateurs finaux peuvent lire et modifier un PDF avec n’importe quel logiciel compatible, quelle que soit l’application utilisée pour le créer.

Les fichiers PDF offrent des avantages uniques par rapport aux autres formats de fichiers : les workflows des entreprises sont fluides et sécurisés, et la progression peut être suivie de près.

L’essentiel : faites du PDF votre document standard et améliorez votre façon de faire des affaires.

Les avantages uniques du format PDF

Création et partage de fichiers en toute simplicité
Les fichiers PDF sont faciles à créer à partir de l'application native d'un document et dans n'importe quel outil gratuit de création de PDF. Vous pouvez aussi combiner différents types de fichiers, notamment des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul Excel, des images et des vidéos dans un PDF plus volumineux au contenu multimédia riche.

Le partage de fichiers au format PDF garantit que tous les utilisateurs voient le document comme prévu, quels que soient l’application, la visionneuse, le système d’exploitation ou le périphérique natif utilisé.

Contrôle et visibilité complets
À ce jour, les documents PDF sont le seul format de fichier en lecture seule qui ne peut pas être modifié sans laisser d’empreinte. Pour cette raison, les équipes peuvent suivre efficacement chaque modification apportée à leurs documents respectifs afin d’assurer la clarté et de maintenir le contrôle des versions lors de la collaboration.

outils de signature électronique
PDF est le seul et unique format de fichier qui peut faciliter la signature électronique – un processus qui est aussi juridiquement contraignant que l’écriture manuscrite d’une signature sur un document. La signature électronique permet un traitement plus rapide de la paperasserie et des taux de clôture d’entreprise plus élevés de plus de 80%, ce qui accélère le délai de génération des revenus.

Pour plus de sécurité, de nombreux lecteurs et éditeurs PDF incluent également une fonctionnalité de signature numérique – une technologie de cryptage appliquée à une signature électronique en tant que couche d’authentification supplémentaire, garantissant que le nom sur la ligne pointillée est authentique et non modifié.

Édition facile
Les fichiers PDF ne sont pas modifiables par nature. Cependant, n'importe quel éditeur de PDF simple permettra aux utilisateurs d'appliquer des modifications directement sur un PDF, éliminant ainsi les étapes inutiles comme le fait de retaper et de rechercher manuellement certains mots.

Certains des éditeurs de PDF les plus puissants comprennent aussi une option de reconnaissance optique de caractères (OCR), qui permet de rendre un document numérisé ou basé sur une image indexable et modifiable en identifiant les caractères de texte présents dans le document.

Taille compacte de fichier
Les utilisateurs ont la possibilité de réduire la taille du fichier PDF jusqu’à 25% sans supprimer aucun contenu ou modifier son apparence. En fait, beaucoup choisissent de convertir différents types de fichiers en PDF uniquement parce qu’ils sont plus petits. Par exemple, l’enregistrement d’un 1.25 La présentation PowerPoint MB sous forme de fichier PDF réduit la taille à 352 Ko, ce qui est beaucoup plus facile à gérer.

Sécurité intégrée
Les failles de sécurité peuvent provenir de n’importe où, et il est essentiel de garantir l’intégrité de vos documents. C’est pourquoi presque toutes les entreprises et agences gouvernementales du monde entier s’appuient sur le format PDF comme format de choix pour protéger et distribuer des documents sensibles, classifiés et de niveau autorisation.

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Chiffrement : si vous utilisez le chiffrement, il sera constamment intégré dans le fichier, et non enveloppé. Cela signifie que, où qu'il aille, le fichier restera toujours protégé, indépendamment du stockage et du transport. Il existe trois façons de chiffrer un document PDF :

  1. Chiffrement par mot de passe – comprend un mot de passe pour chiffrer et déchiffrer
  2. Infrastructure à clé publique – utiliser des certificats numériques
  3. Gestion des droits : authentification liée à la base de données de votre entreprise

Mots De Passe
Définissez des mots de passe sécurisés pour contrôler les autorisations utilisateur et empêcher facilement les autres utilisateurs de modifier et de copier des informations, ou affinez les autorisations de fichiers pour limiter les activités telles que l’impression, les commentaires et le remplissage de formulaires.

Rédaction
La biffure de contenu est le processus qui consiste à supprimer des informations sensibles d'un PDF afin de le distribuer à diverses parties.

Timbres dynamiques
Incluez des champs contenant des informations personnalisées, comme la date, l'heure et les informations relatives à l'auteur du tampon, pour indiquer quand le document a été approuvé et par qui.

Certificats Numériques
Les certificats numériques servent de cartes d'identité électroniques et contiennent des informations personnelles pour protéger les documents des utilisateurs non autorisés. Vous pouvez avoir recours à des certificats numériques pour protéger, chiffrer et signer légalement des fichiers afin de garantir que les lecteurs et éditeurs du document sont bien qui ils prétendent être.

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