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Les avantages uniques du format PDF

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Advantages of PDF

Imaginez une entreprise ultra efficace. Un bureau où les collaborateurs s'affairent, sans avoir à se soucier de faire réparer, ou de rajouter de l'encre ou du papier dans une photocopieuse hors de prix. Imaginez un lieu de travail libre et ouvert, sans armoires encombrantes où les administrateurs passent des heures à fouiller dans la paperasse.

Alors les entreprises évoluent vers des workflows numériques plus efficaces, les documents jouent un rôle essentiel. Comment gérer les énormes volumes de contenu dont dépend votre activité au quotidien dans un environnement digital ?

Trois lettres iconiques : P,D, F. PDF est le format de fichier sécurisé, standardisé, modifiable et partageable sur lequel repose les workflows de documents numériques les plus efficaces.

First made available in 1993, PDF was a proprietary format controlled by Adobe Systems for 15 years. In 2008, the format was released as an open standard, not only giving other companies the chance to develop PDF applications, but also freeing users to work within applications other than Acrobat. The shift to open standard has spawned thousands of PDF-based solutions, plug-ins, and tools, giving users more choice and efficiency in a growing industry. Today, end-users can read and edit a PDF with any compatible software, regardless of the application used to create it.

Les fichiers PDF offrent des avantages uniques par rapport aux autres formats de fichiers : les workflows des entreprises sont fluides et sécurisés, et la progression peut être suivie de près.

The bottom line: make PDF your document standard, and improve the way you do business.

Les avantages uniques du format PDF

Création et partage de fichiers en toute simplicité
Les fichiers PDF sont faciles à créer à partir de l'application native d'un document et dans n'importe quel outil gratuit de création de PDF. Vous pouvez aussi combiner différents types de fichiers, notamment des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul Excel, des images et des vidéos dans un PDF plus volumineux au contenu multimédia riche.

Sharing files in PDF format ensures all viewers see the document as intended, regardless of the native application, viewer, operating system or device used.

Contrôle et visibilité complets
To this day, PDF documents are the sole read-only file format that can’t be altered without leaving a footprint. Because of this, teams can effectively track every change in their respective documents to provide clarity and maintain version control when collaborating.

outils de signature électronique
PDF is the one and only file format that can facilitate e-signing – a process that is as legally binding as hand-writing a signature on a document. The e-signature enables faster paperwork turnaround and higher business close rates by over 80%, leading to accelerated time to revenue.

For added security, many PDF readers and editors also include digital signature functionality – an encryption technology that is applied to an e-signature as a layer of supplementary authentication, ensuring that the name on the dotted line is authentic and unaltered.

Easy editing
Les fichiers PDF ne sont pas modifiables par nature. Cependant, n'importe quel éditeur de PDF simple permettra aux utilisateurs d'appliquer des modifications directement sur un PDF, éliminant ainsi les étapes inutiles comme le fait de retaper et de rechercher manuellement certains mots.

Certains des éditeurs de PDF les plus puissants comprennent aussi une option de reconnaissance optique de caractères (OCR), qui permet de rendre un document numérisé ou basé sur une image indexable et modifiable en identifiant les caractères de texte présents dans le document.

Taille compacte de fichier
Users have the ability to reduce PDF file size up to 25% without removing any content or altering its appearance. In fact, many choose to convert various file types to PDF solely because of they’re smaller. For example, saving a 1.25 MB PowerPoint presentation as a PDF file reduces the size down to 352 KB, which is substantially more manageable.

Sécurité intégrée
Security breaches can come from anywhere, and ensuring the integrity of your documents is critical. That’s why nearly every business and government agency around the world rely on PDF as their format of choice to protect and distribute sensitive, classified and clearance-level documentation.

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Chiffrement : si vous utilisez le chiffrement, il sera constamment intégré dans le fichier, et non enveloppé. Cela signifie que, où qu'il aille, le fichier restera toujours protégé, indépendamment du stockage et du transport. Il existe trois façons de chiffrer un document PDF :

  1. Chiffrement par mot de passe – comprend un mot de passe pour chiffrer et déchiffrer
  2. Public Key Infrastructure – utilize digital certificates
  3. Gestion des droits : authentification liée à la base de données de votre entreprise

Mots De Passe
Set secure passwords to control user permissions and easily prevent others from editing and copying information, or fine-tune file permissions to limit activities like printing, commenting, and form filling.

Rédaction
La biffure de contenu est le processus qui consiste à supprimer des informations sensibles d'un PDF afin de le distribuer à diverses parties.

Dynamic Stamps
Incluez des champs contenant des informations personnalisées, comme la date, l'heure et les informations relatives à l'auteur du tampon, pour indiquer quand le document a été approuvé et par qui.

Certificats numériques
Les certificats numériques servent de cartes d'identité électroniques et contiennent des informations personnelles pour protéger les documents des utilisateurs non autorisés. Vous pouvez avoir recours à des certificats numériques pour protéger, chiffrer et signer légalement des fichiers afin de garantir que les lecteurs et éditeurs du document sont bien qui ils prétendent être.

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