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Les 5 principaux défis documentaires et leurs solutions

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En combinant vos retours client et notre expertise produit, nous avons conçu Nitro PDF Pro, l'éditeur de PDF plus efficace et sophistiqué à ce jour ! Pour présenter quelques-unes de nos nouvelles fonctionnalités préférées, nous avons abordé cinq problèmes qui surviennent fréquemment en travaillant avec des documents et y avons répondu en utilisant cinq outils Nitro PDF Pro.

Problème n° 1 : besoin d'envoyer plusieurs PDF à un client, mais pas envie d'envoyer un grand nombre de pièces jointes.

Solution : Créer un portefeuille

Envoyez un grand nombre de PDF sans temps d'attente de téléchargement et la surcharge de pièces jointes. Les clients pourront ouvrir une pièce jointe et auront accès à tous les PDF du portefeuille. Un aperçu des fichiers dans Nitro PDF Pro est disponible pour que votre client puisse choisir quels fichiers ouvrir dans des onglets séparés.

Vous pouvez créer un portfolio en allant dans l'onglet Accueil > en cliquant sur Portfolio > sélectionnez vos fichiers.

Ensuite, envoyez ce portefeuille aux clients comme vous enverriez une pièce jointe en allant sur Fichier > Partager > Envoyer en pièce jointe

Cliquez ici pour voir ce processus détaillé dans un partage d'écran.

Problème n° 2 : vous avez reçu un PDF au format lettre de la part d'un client, mais il faut qu'il soit au format A3 pour l'impression. Comment obtenir de plus grandes dimensions sans avoir le document original ?

Solution : votre nouvel outil de rognage amélioré

Situé dans l'onglet Modifier, notre recadrage Tool a été considérablement amélioré pour vous offrir encore plus d'options,telles que la possibilité de réimprimer essentiellement un document pour qu'il soit plus grand ou plus petit que votre PDFs d'origine.C'est vrai,vous pouvez recadrer votre document pour agrandir les dimensions de la page en mode Paysage ou Portrait. De plus, notre nouveau Tool inclut des mesures exactes à côté de votre culture potentielle et sur le ruban, comme le montre cette image :

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Reportez-vous au partage d'écran (ici) pour découvrir d'autres possibilités de recadrage.

Problème n° 3 : combien de fois avez-vous chargé un document numérisé avant de vous rendre compte qu'il penchait légèrement sur la gauche ou la droite ?

Solution : AutoDeskew de Nitro

Désormais, même une numérisation tordue et imparfaite peut être enregistrée grâce à la magie de notre fonction Auto Deskew située dans l'onglet Review à l'extrême droite du ruban.

Si vous cherchez un moyen de transformer vos documents papier en images numériques indexables afin de réduire le volume de papier et les coûts tout en améliorant l'efficacité, les services de traitement de l'image de CME Imaging Solutions pourraient vous intéresser.

Regardez cette vidéo qui montre notre fonction Auto Deskew en action.

Problème n° 4 : vous travaillez sur un imposant mode d'emploi et voulez trouver rapidement et facilement une partie spécifique sans avoir à faire défiler l'intégralité du document.

Solution : recherche avancée

La barre de recherche est un outil facile et bien connu, mais nous avons désormais intégré une recherche avancée au volet Document ainsi que les outils Pages et Signets. L'outil Recherche avancée vous permet de chercher des phrases ou des mots entiers (sensibles à la casse ou non), puis d'afficher instantanément les résultats de recherche à côté de votre document.

Regardez cet exemple du processus de recherche avancée et voyez son emplacement dans le volet de document.

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Problème n° 5 : vous devez envoyer un document confidentiel à un client pour consultation, mais vous ne voulez l'y lui donner accès qu'une semaine.

Solution : intégration RMS

L'intégration RMS se situe dans l'onglet Protéger > bouton Sécurité Microsoft RMS. Si vous possédez un compte Microsoft RMS, vous pouvez cliquer sur le bouton et avez deux possibilités :

1. Sélectionnez le menu déroulant, qui vous permettra d'envoyer un modèle pré-existant, créé sur un site de Microsoft, à tous les utilisateurs partageant un même nom de domaine d'entreprise dans leur adresse e-mail. Envoyez le document en tant que Confidentiel ou Confidentiel - lecture seule.

2. Connectez-vous en utilisant vos identifiant et mot de passe Microsoft Online Services.

Une fois connecté, une fenêtre apparaîtra qui vous permettra d'ajouter des utilisateurs par adresse e-mail et de sélectionner les autorisations. Pour chaque utilisateur ajouté, vous pouvez créer des autorisations distinctes pour le document. Certains utilisateurs peuvent être en mesure de modifier le contenu du document, tandis que d'autres peuvent uniquement commenter ou imprimer. Les utilisateurs peuvent également bénéficier d'un accès complet, mais ont une date d'expiration du document. Vous pouvez définir cette date en cliquant sur le bouton Plus, qui affiche les paramètres avancés. Ici, vous pouvez sélectionner une date d'expiration pour cet utilisateur/client particulier.

Voici une capture d'écran de la fenêtre permettant d'ajouter des utilisateurs et de sélectionner leur niveau d'autorisations :

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Maintenant que nous vous avons montré comment surmonter facilement divers défis liés aux documents avec Nitro PDF Pro, nous espérons que vous continuerez à augmenter votre efficacité et votre productivité.

Vous n'avez pas encore essayé Nitro PDF Pro ? Téléchargez une version gratuite de deux semaines dès aujourd'hui !

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