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Il est temps d'adopter la signature électronique

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Les signatures électroniques sont bien plus performantes que les signatures manuscrites, et ce pour plusieurs raisons.

Tout comme vous, nous faisons de notre mieux pour préparer l'avenir du travail en transformant notre façon de faire. Nous comptons tous sur les signatures pour créer et remplir des bons de commande, des contrats, des baux, des notes de frais, etc. Quand nous affirmons que les logiciels de signature électronique ne sont plus un luxe, ce ne sont pas des paroles en l'air. Il s'agit là d'outils essentiels pour les opérations et les résultats des entreprises.

Les signatures électroniques sont bien plus performantes que les signatures manuscrites, et ce pour plusieurs raisons. Plus nous avançons dans l'ère numérique, plus les gens s'attendent à pouvoir signer des documents en ligne de manière plus sûre, plus rapide et plus intelligente.

En raison des nouvelles lois, de l'évolution des attentes des employés et des clients, du télétravail et de la dispersion des équipes, ainsi que de la demande croissante pour des processus modernes (sans parler de l'impact de la technologie), les signatures électroniques sont devenues la nouvelle norme. Alors pourquoi seulement 15 % des travailleurs du savoir d'une entreprise ont accès à une solution de signature électronique ?

L'adoption d'une solution de signature électronique peut être à la fois facile, sûre et abordable. Le coût et la complexité de Nitro Sign et de la Nitro Productivity Suite sont bien moindres par rapport à des solutions telles que DocuSign et Adobe.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

En termes juridiques, une signature électronique est « un son, un symbole ou un processus électronique joint ou associé logiquement à un dossier et exécuté ou adopté par une personne ». Une signature électronique est généralement jointe à un document électronique (tel qu'un fichier PDF) comme une alternative à la signature manuscrite.

Pour résumer, une signature électronique est exactement ce à quoi vous pensez : elle permet aux utilisateurs de signer légalement des documents électroniques sans devoir les imprimer et les signer à la main.

Adopter un logiciel de signature électronique : les avantages

La valeur légale. Grâce aux lois américaines ESIGN  et UETA  et au règlement eIDAS  de l'UE, les signatures électroniques sont tout aussi juridiquement contraignantes que les signatures manuscrites, pour autant que les exigences et les réglementations appropriées soient respectées.

Secure. eSignatures are often more secure than hand-written signatures. Paper documents need to be printed, distributed, signed, and stored, creating more opportunity for sensitive information to get lost and pass through multiple hands. Also, electronic signature solutions provide additional information about who has signed and if the document has been edited. Nitro has made it quick and simple to sign documents securely, offering multiple options for both applying your own signature and requesting an eSignature from others.

Les économies. Jusqu'à 51 % des impressions sont uniquement destinées à être signées. La signature électronique permet aux organisations de réduire leurs frais d'encre et de papier tout en améliorant leur productivité. Le téléchargement, la signature, la numérisation et la réexpédition des documents font perdre un temps précieux qui pourrait être consacré à des tâches plus productives et plus ciblées.

Efficient. It’s no secret that paper kills workplace efficiency. eSignatures promote faster document sharing and approval, creating streamlined workflows and measurable time savings. Bonus: You’ll never have to worry about decoding someone’s handwriting again.

La compatibilité avec le télétravail. Le passage au télétravail a commencé bien avant le confinement dû au COVID-19. Désormais, il est essentiel que tout le monde puisse travailler de n'importe quel endroit. De même, il est primordial de disposer d'une solution de signature électronique qui permet aux entreprises d'aller de l'avant avec des flux documentaires 100 % numériques. Notre objectif est de donner aux employés et aux clients les moyens de signer et de recevoir des documents en temps réel, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.

Signature électronique et signature numérique : quelles différences ?

Toutes les signatures numériques sont des signatures électroniques, mais toutes les signatures électroniques ne sont pas des signatures numériques. Ce n'est pas encore clair ? C'est normal. Ces termes s'emploient parfois de manière interchangeable, mais il s'agit en réalité de concepts différents.

Pour résumer, les signatures numériques exigent un niveau de sécurité et de vérification d'identité supplémentaire. En général, les signatures électroniques identifient les signataires à l'aide de pistes d'audit qui permettent de suivre les adresses IP des utilisateurs, ainsi que leurs actions sur un document, tandis que les signatures numériques identifient les signataires grâce au cryptage et aux certificats numériques. Elles sont un peu la version numérique de la signature notariée.

Les signatures électroniques sont tout aussi juridiquement contraignantes que les signatures numériques, mais elles sont généralement plus accessibles, plus efficaces et plus conviviales. Les signatures électroniques sont la solution idéale pour répondre aux exigences quotidiennes en matière de signature. La plupart des entreprises n'ont jamais besoin de signatures numériques ou ne les utilisent que pour des documents importants et extrêmement sensibles.

Trouver une solution de signature électronique pour votre entreprise

À l'heure où les entreprises envisagent le télétravail comme une solution permanente, Nitro est à leurs côtés. Nitro Sign est la solution de signature électronique qui permet à tous les utilisateurs de faire signer des documents de manière plus sûre, plus rapide et plus intelligente sur n'importe quel appareil.

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Vous êtes une entreprise ? Contactez-nous dès aujourd'hui.

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