Blog Nitro

Le bureau sans papier : principales idées fausses

Stock pen

Lorsque la plupart des gens entendent l'expression « sans papier Office », ils évoquent des images d'un espace de travail complètement dépourvu de toute forme de papier,sans imprimantes,cahiers ou dossiers en vue.

Lorsque la plupart des gens entendent l'expression « sans papier Office », ils évoquent des images d'un espace de travail complètement dépourvu de toute forme de papier,sans imprimantes,cahiers ou dossiers en vue. Par conséquent, cela a perpétué une fausse attente selon laquelle un « Office sans papier » fait référence à un traitement strictement des documents au format numérique, ce qui amène de nombreuses entreprises à considérer le « sans papier » comme un exploit impossible.

En fin de compte, un fossé s'est créé entre les bureaux new-age qui n'utilisent aucun papier et les organisations qui continuent d'imprimer inutilement des quantités exorbitantes de papier. Mais qu'en est-il de l'énorme écart au milieu? Certes, il y a des entreprises qui n'impriment qu'en cas d'absolue nécessité, mais est-il juste de dire qu'elles ne sont pas un bureau sans papier ?

Selon l'expert sans papier Brooks Duncan, fondateur de DocumentSnap.com , « se passer de papier ne consiste pas à supprimer des choses qui fonctionnent pour vous ou à supprimer des activités ; cela signifie plutôt que vous vous engagez à ne pas créer plus de papier que nécessaire. C'est si simple." Brooks dit que pour être sans papier, il vous suffit d'être plus attentif au papier que vous utilisez et conservez, et d'éliminer le cas échéant.

Dans d'autres Word, la dématérialisation ne consiste pas à vous débarrasser de chaque morceau de papier qui existe dans votre Office;il s'agit de développer des processus qui vous permettent d'être plus efficace avec votre temps et votre argent tout en étant plus durable et en s'appuyant sur la dématérialisation.De nos jours, la plupart des entreprises utilisent des logiciels, comme Microsoft Office 365, pour les aider à numériser la plupart de leurs opérations Office. En utilisant également les services de rapports Office 365, ces Office peuvent également être préparés à tout problème technologique qu'ils pourraient rencontrer. Ce n'est là qu'un des avantages de l'intégration de logiciels dans votre entreprise. Pour approfondir les connaissances de votre entreprise sur les logiciels Microsoft,il peut être utile d'envisager de passer certains des examens de certification Microsoft pour vous

Avec cette nouvelle définition de « sans papier » à l'esprit, démystifions certains mythes courants sur le « sans papier » qui entravent potentiellement les tentatives de votre entreprise de passer au sans papier.

Top 4 des idées fausses sans papier

1 . Sécurité:

On croit à tort que les documents sur papier sont plus sûrs que leurs équivalents numériques, mais en fin de compte, le papier crée des risques. En fait, 23 % des atteintes graves à la protection des données (affectant plus de 500 individus) concernent des dossiers papier. Ce chiffre passe à 61 % pour des violations mineures. Il est impossible d'assurer le suivi, gérer les versions et protéger les documents papier. N'importe qui peut quitter un bâtiment avec un dossier rempli de documents sensibles sans que personne ne s'en aperçoive.

Avec les documents numériques, cependant, les utilisateurs peuvent prendre diverses mesures pour sécuriser leurs fichiers, que ce soit par la protection par mot de passe et la sécurité par certificat PDFs ou simplement en utilisant une plateforme de documents intelligents pour savoir qui a consulté, téléchargé ou modifié le document.

2. Développement durable :

Certains pensent que la dématérialisation est futile en termes de durabilité environnementale. Cependant, sickey que les photocopieurs et les imprimantes sont en tête de liste des consommations d'énergie dans un Office -consommant de l'énergie lors de l'impression,en veille et même en mode veille ?

En outre, il faut environ 11 134 kWhs pour produire 1 tonne de papier, soit la même quantité d'électricité utilisée par un ménage moyen pendant 10 mois ! En revanche, il suffit d'environ 72 kWh pour alimenter votre ordinateur portable pendant un an, tandis qu'un PC de bureau utiliserait environ 237,2 kWh.

À noter également qu'il faut jusqu'à 24 arbres pour produire 1 tonne de papier. Fabriquer cette quantité de papier consomme aussi 86 375 litres d'eau et génère 998 kg de déchets solides. Peut-être qu'après tout, se passer de papier serait un choix durable ?

3 . Vitesse :

Il existe une idée reçue selon laquelle le déploiement d'un logiciel de productivité documentaire et la formation des employés à son utilisation prendraient plus de temps qu'il n'en vaut la peine. Heureusement, encore une fois, il s'agit d'une idée fausse qui circule sur les lieux de travail.

Par exemple, Nitro peut être déployé très rapidement sur un serveur, et le logiciel nécessite peu ou pas de formation grâce à son interface Microsoft familière. Si vous avez besoin de contacter notre service client et notre équipe support, vous bénéficierez d'une support tout aussi rapide : ils bénéficient d'un temps de réponse moyen inférieur à deux heures.

4. Frais:

Beaucoup de gens croient à tort que les coûts des logiciels de productivité documentaire sont trop élevés et dépassent de loin ceux de s'en tenir au papier. Bien que l'adoption d'une telle solution implique des coûts initiaux, ils seront éclipsés par les dépenses continues en papier, encre et énergie auxquelles votre organisation sera confrontée à long terme.

Selon MerusCase, cela coûte :

  • 504 $ pour stocker 10 boîtes de papier/mois
  • 695 $ pour recycler et broyer 10 boîtes de papier par mois
  • $ 100 pour transporter du papier vers et depuis le bureau/mois
  • 100 $ pour les frais d'expédition et d'impression accessoires
  • $ 30 , 000 pour employer un commis au dossier

De plus, il en coûte environ 1 $. 12 pour imprimer une feuille de papier (y compris papier, encre, électricité) ; ceci multiplié par 150 pages (quantité moyenne imprimée par les employés par jour selon AIIM) = $ 168 . La licence 1 pour Nitro PDF Pro commence à 179 $.

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, la consommation durable de papier - ou le papier léger, comme nous aimons le dire - est facilement réalisable.La dématérialisation Office n'est plus freinée par les défis technologiques. Tout ce dont vous avez besoin pour réduire votre gaspillage de papier existe.Les barrières actuelles sont culturelles et la peur du changement est tout ce qui se dresse sur votre chemin.

Permettez à votre entreprise d'atteindre ses objectifs de développement durable,d'augmenter sa productivité et sa rapidité, et de renforcer la sécurité des documents en passant au sans papier - Faites un essai gratuit de Nitro aujourd'hui

Des signatures électroniques
Un leader dans les signatures électroniques
Nitro Sign reconnu comme leader dans le rapport radar 2022 GigaOm pour les signatures électroniques. En savoir plus sur l'évaluation et l'analyse par GigaOm des principaux fournisseurs de signature électronique de la catégorie.