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4 Pistes de rationalisation des processus de passation de marchés

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Bien que l'achat de biens et de services pour terminer le travail des clients soit un élément essentiel de toute entreprise, c'est également un élément qui peut laisser beaucoup de place aux erreurs, aux incohérences, aux retards, aux pertes de revenus et même aux problèmes juridiques.

Si l'acquisition de biens et de services permettant d'effectuer des travaux pour le compte de clients est un élément essentiel de toute entreprise, elle peut également laisser une grande marge de manœuvre en cas d'erreurs, d'incohérences, de retards, de pertes de revenus et même de problèmes juridiques. D’où l’importance pour les entreprises de mettre en place une procédure claire et simplifiée concernant la passation des marchés.

Mais avant de rendre le processus de passation de marché dans le cadre de la gestion des contrats plus rapide et plus efficace, vous devez au préalable évaluer toutes les étapes de l'acquisition de biens et de services pour votre entreprise. Il peut s'agir d'une partie ou de l'ensemble des éléments suivants :

  • Identification des besoins
  • Évaluation et sélection de fournisseurs
  • Négociation des clauses contractuelles
  • Génération d'un bon de commande
  • Réception de biens ou prestations de services
  • Réception et paiement de factures
  • Tenue de registres méticuleux en cas d'audits internes ou externes

Alors, par où commencer ? Examinons quelques-unes des bases relatives aux processus de passation de marchés en matière de gestion des contrats et la façon par laquelle vous pouvez normaliser et accélérer le processus.

1. Automatiser les processus manuels afin de réduire les erreurs

L'un des meilleurs moyens d'améliorer votre processus de passation de contrats consiste à l'automatiser de manière optimale. Le fait de disposer d'un système permettant aux gestionnaires de marchés de recevoir des notifications automatiques des tâches à accomplir dans le cadre du processus de passation de marchés en est un aspect. Cela élimine également la possibilité de négliger des étapes essentielles en raison d'une erreur ou d'une omission humaine.

Adopting a platform that allows you to eSign contracts is another way to streamline the contract procurement process. By digitizing the process of ratifying agreements for goods or services through eSignatures, you’re eliminating manual steps like printing and scanning while reducing the risk of human error—like signing the wrong field or missing a signature altogether.

2. Simplification de la collaboration

Often contract management procurement processes require a lot of back-and-forth communication between your internal stakeholders and external suppliers. Maybe you send your vendor a contract, but they want to change some of the language or pricing. You can avoid a lot of paper shuffling by employing PDF editing software that allows both you and your vendor to annotate, edit, and share documents securely.

3. L'offre de visibilité des processus

Compte tenu du nombre d'étapes que comportent les processus de passation de marchés, il est facile de négliger, voire d'oublier, des éléments essentiels à la signature d'un contrat. Une meilleure visibilité du processus peut être utile à cet égard. De nombreuses plateformes destinées à la création, à la modification, à la signature et au partage des documents contractuels peuvent également vous aider à suivre les flux de travail. Vous pouvez ainsi suivre l'évolution d'un contrat, recevoir des notifications lorsqu'un fournisseur a signé un contrat, envoyer un rappel lorsque personne ne l'a fait, et définir les fonctionnalités de visualisation ou de modification de documents.

4. Veiller à l'adoption par les utilisateurs

Any effort to streamline your contract management procurement process is only as good as the rate of adoption by your team members. Change management is a challenge for IT departments everywhere, but you can overcome it by adopting contract procurement platforms that are easy to use with interfaces and integrations that match systems you may already have in place like Microsoft 365.

Further, you’ll want to work with a team of change-makers willing to engage proactively with your employees to address pain points in the adoption process and provide 24/7 troubleshooting support.

Want to learn more about streamlining your contract procurement processes and eliminating the pain points of document handling? You can download Nitro PDF Pro or Nitro Sign for free. See how file conversions, editing capabilities, and eSignature offerings can speed up your company’s workflow.

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