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4 Pistes de rationalisation des processus de passation de marchés

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Bien que l'achat de biens et de services pour terminer le travail des clients soit un élément essentiel de toute entreprise, c'est également un élément qui peut laisser beaucoup de place aux erreurs, aux incohérences, aux retards, aux pertes de revenus et même aux problèmes juridiques.

Si l'acquisition de biens et de services permettant d'effectuer des travaux pour le compte de clients est un élément essentiel de toute entreprise, elle peut également laisser une grande marge de manœuvre en cas d'erreurs, d'incohérences, de retards, de pertes de revenus et même de problèmes juridiques. D’où l’importance pour les entreprises de mettre en place une procédure claire et simplifiée concernant la passation des marchés.

Mais avant de rendre le processus de passation de marché dans le cadre de la gestion des contrats plus rapide et plus efficace, vous devez au préalable évaluer toutes les étapes de l'acquisition de biens et de services pour votre entreprise. Il peut s'agir d'une partie ou de l'ensemble des éléments suivants :

  • Identification des besoins
  • Évaluation et sélection de fournisseurs
  • Négociation des clauses contractuelles
  • Génération d'un bon de commande
  • Réception de biens ou prestations de services
  • Réception et paiement de factures
  • Tenue de registres méticuleux en cas d'audits internes ou externes

Alors, par où commencer ? Examinons quelques-unes des bases relatives aux processus de passation de marchés en matière de gestion des contrats et la façon par laquelle vous pouvez normaliser et accélérer le processus.

1. Automatiser les processus manuels afin de réduire les erreurs

L'un des meilleurs moyens d'améliorer votre processus de passation de contrats consiste à l'automatiser de manière optimale. Le fait de disposer d'un système permettant aux gestionnaires de marchés de recevoir des notifications automatiques des tâches à accomplir dans le cadre du processus de passation de marchés en est un aspect. Cela élimine également la possibilité de négliger des étapes essentielles en raison d'une erreur ou d'une omission humaine.

L'adoption d'une plate-forme qui vous permet de signer des contrats en ligne est un autre moyen de rationaliser le processus d'approvisionnement des contrats. En numérisant le processus de ratification des accords de biens ou de services via les signatures électroniques, vous éliminez les étapes manuelles telles que l'impression et la numérisation tout en réduisant le risque d'erreur humaine, comme signer le mauvais champ ou manquer une signature.

2. Simplification de la collaboration

Les processus d'approvisionnement de gestion des contrats nécessitent souvent de nombreuses communications aller-retour entre vos fournisseurs internes stakeúder et externes. Vous envoyez peut-être un contrat à votre fournisseur, mais il souhaite modifier une partie de la langue ou des prix. Vous pouvez éviter beaucoup de paperasserie en utilisant PDFs un logiciel d'édition qui vous permet,à vous et à votre fournisseur,d' annoter,de modifier et de partager des documents en toute sécurité.

3. L'offre de visibilité des processus

Compte tenu du nombre d'étapes que comportent les processus de passation de marchés, il est facile de négliger, voire d'oublier, des éléments essentiels à la signature d'un contrat. Une meilleure visibilité du processus peut être utile à cet égard. De nombreuses plateformes destinées à la création, à la modification, à la signature et au partage des documents contractuels peuvent également vous aider à suivre les flux de travail. Vous pouvez ainsi suivre l'évolution d'un contrat, recevoir des notifications lorsqu'un fournisseur a signé un contrat, envoyer un rappel lorsque personne ne l'a fait, et définir les fonctionnalités de visualisation ou de modification de documents.

4. Veiller à l'adoption par les utilisateurs

Tout effort visant à rationaliser votre processus d'approvisionnement de gestion des contrats est aussi bon que le taux d'adoption par les membres de votre équipe. La gestion du changement est un défi pour les services informatiques du monde entier, mais vous pouvez le surmonter en adoptant des plateformes d'approvisionnement sous contrat faciles à utiliser avec des interfaces et des intégrations qui correspondent aux systèmes que vous avez peut-être déjà en place comme Microsoft 365 .

De plus, vous souhaiterez travailler avec une équipe d'acteurs du changement désireux de s'engager de manière proactive avec vos employés pour résoudre les problèmes du processus d'adoption et fournir une support de dépannage 24/7.

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