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5 Avantages du stockage électronique des données

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Combien de fois êtes-vous allé à la recherche effrénée d'un dossier papier égaré ? Quelle quantité d'espace physique dans votre entreprise Office est consacrée au stockage de documents ?

Combien de fois êtes-vous allé à la recherche effrénée d'un dossier papier égaré ? Quelle quantité d'espace physique dans votre siège social est consacrée au stockage de documents ? D'ailleurs, combien d'espace est sur votre bureau ? Si votre organisation dépend encore fortement du papier et de son stockage, il est peut-être temps de se pencher sur le stockage électronique des données.

Les avantages du stockage électronique des données

Les avantages du stockage électronique des données peuvent être considérables, en particulier en cette période de changements rapides où de plus en plus d'employés travaillent à distance. De plus en plus d'études suggèrent que la tendance au télétravail ne va pas non plus s'arrêter avec la pandémie. Selon une estimation prudente de la Harvard Business School, au moins 16 % des travailleurs qui ont opté pour le télétravail à la suite de la COVID-19 ne retourneront jamais au bureau.

Il est peut-être temps que vous envisagiez de faire partie des 89 % d'organisations travaillant sur la transformation numérique , et cela inclut le passage du stockage de données physique au stockage électronique.

Jetez un œil à certains des avantages du stockage électronique des données… et imaginez toutes les efficacités que vous pourriez gagner :

1. Collaborer plus facilement

Grâce au stockage de documents électroniques, les parties prenantes peuvent réviser, mettre à jour, suivre et partager des documents en toute fluidité. Ainsi, si toute ou une partie de votre équipe travaille à distance, vos collaborateurs pourront toujours accéder à tous les documents dont ils ont besoin sans être dans le même bureau, voire sans y être du tout.

2 . Bénéficiez d'une plus grande sécurité des documents.

Le stockage électronique des données est généralement plus sécurisé. Vous pouvez protéger les fichiers par mot de passe, savoir qui regarde quoi et quand et contrôler les couches d'accès. Il est beaucoup plus difficile de protéger les documents papier et de contrôler qui les examine.

3. Réduire les coûts et gagner en efficacité

L'espace de bureau que vous louez doit tenir compte des coûts liés au stockage des documents physiques. Pourriez-vous réduire sa taille si vous éliminiez le besoin de stockage des fichiers ? Quelles économies pourriez-vous réaliser si vous n'aviez plus besoin d'imprimer et de livrer des documents papier ? Le stockage électronique des fichiers vous permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi de diminuer le temps et les ressources consacrés à l'acheminement d'un document d'un endroit à un autre.

4. Faciliter votre gestion documentaire

La cohérence est difficile à mettre en œuvre dans un monde papier. Avec les documents électroniques, vous pouvez facilement introduire de nouveaux formats et flux de travail tout en réduisant les risques d'erreur humaine.

5 . Augmentation de la productivité.

Imaginez tout ce que votre équipe pourrait accomplir si elle n'avait pas à imprimer, à numériser, à classer et à envoyer tous ces documents ? Un des principaux avantages du stockage électronique des documents est la suppression des tâches administratives répétitives. Votre équipe dispose alors de plus de temps pour les projets d'envergure et peut se consacrer à ses priorités.

Que rechercher chez un partenaire de transformation numérique ?

Vous souhaitez transformer votre bureau avec une plateforme de productivité documentaire ? Avant de sauter dans le train de la transformation numérique, veillez à choisir le meilleur partenaire qui vous aidera à atteindre vos objectifs d'efficacité. Voici quelques éléments à prendre en compte :

  • Assurez-vous que votre partenaire de productivité documentaire offre une solution avec les outils pour assurer des gains d'efficacité pour votre organisation . Par exemple, les documents stockés électroniquement sont-ils plus accessibles à tous ? L'utilisation d'un outil tel que la fonction OCR de Nitro PDF Pro transforme les fichiers numérisés, qui ne sont essentiellement que des images, en PDF consultables et modifiables. Après l'OCR, le contenu du document devient accessible à la fonction de recherche d'une plate-forme de stockage, ce qui facilite sa localisation dans une base de données de fichiers.
  • Assurez-vous de sélectionner une solution de productivité documentaire que vos employés adopteront et utiliseront réellement . La gestion du changement peut être difficile lorsque le logiciel n'est pas intuitif et nécessite une grande courbe d'apprentissage. Étant donné que l'interface de Nitro PDF Pro est similaire à celle de Microsoft 365 , les utilisateurs la trouvent simple à apprendre, ce qui se traduit par une adoption rapide.
  • Choisissez une entreprise qui vous aidera à éliminer les goulots d'étranglement et à rationaliser les processus. En plus de s'intégrer facilement à Microsoft 365, Nitro offre aux utilisateurs une solution cloud à laquelle ils peuvent accéder où qu'ils se trouvent. 
  • Assurez-vous que votre partenaire de solution de productivité documentaire offre des services de chiffrement afin que vous puissiez contrôler et suivre qui accède aux fichiers et configurer différentes couches d'accessibilité et de possibilité de modification en fonction des rôles des employés dans un projet donné. 

Prêt à voir comment une solution de productivité documentaire pourrait changer votre monde professionnel ? Téléchargez une version d'essai gratuite de Nitro PDF Pro et commencez à transformer votre façon de travailler.

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