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3 raisons d'arrêter de partager des documents par e-mail

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Getty Images

Dans le monde des affaires, les services de partage de fichiers sur le cloud gagnent en popularité avec des acteurs comme Dropbox, Digital Pigeon et Box (sans oublier Nitro !), qui proposent des solutions optimisées pour les équipes.

Cependant, une étude de Harris Interactive a découvert que 92 % des travailleurs du savoir, un pourcentage stupéfiant, envoient encore leurs documents par e-mail lors des processus de collaboration et de révision.

En plus d'être simplement inefficace,le partage de documents par e-mail ouvre la porte à de nombreux problèmes,du risque de partager des informations sensibles avec la mauvaise partie à la probabilité qu'à un moment donné, quelqu'un partage une version obsolète d'un document et fasse reculer toutes les personnes impliquées. Plus de quelques pas.

Chez Nitro, nous pensons qu'utiliser des services de partage et de stockage intelligents et basés sur le Cloud est une façon de travailler plus efficace et plus productive. Alors aujourd'hui, nous vous confions les trois principales raisons d'arrêter d'envoyer vos documents par e-mail.

Raison 1 : Rien n'est traçable
Lorsque nous partageons un document, il est important de savoir que les informations nécessaires sont arrivées à destination. Si un fichier est volumineux, il est toujours possible que l'e-mail auquel il est joint n'arrive pas dans la boîte de réception du destinataire. Mais supposons que votre e-mail et vos pièces jointes soient livrés - le destinataire les a-t-il déjà consultés ? Le suivi d'un appel est certainement une option, mais cela demande du temps et des efforts de votre part.

Raison 2 : L'accessibilité est limitée
Malgré tous nos efforts, les équipes finissent parfois par travailler dans des silos. L'e-mail entretient ce cloisonnement, car il ne confère aucune visibilité sur l'activité des autres membres d'une équipe. Lorsqu'un document important est envoyé par e-mail à une personne, celle-ci devient le gardien du dossier qu'elle est la seule à accéder à son compte de messagerie. C'est à cette personne qu'il incombe de soit transmettre le document, soit le sauvegarder dans un lieu public. Mais de nombreux employés ont l'habitude de stocker des documents au fur et à mesure qu'ils les reçoivent en pièce jointe, ce qui réduit considérablement l'accessibilité.

Raison 3 : les boîtes de réception des e-mails peuvent être des trous noirs
Il y a 108 . 7 milliards d'e-mails professionnels envoyés et reçus chaque jour dans le monde ; un chiffre qui promet de passer à 139 . 4 milliards par 2018 . Bien que tous ces e-mails ne soient pas accompagnés de documents, un bon nombre en ont. En moyenne, les travailleurs du savoir reçoivent six pièces jointes chaque jour. Voulez-vous contribuer à l'épidémie de surcharge d'e-mails ? Plus important encore, voulez-vous que votre fichier essentiel à l'entreprise soit perdu dans le tourbillon de la boîte de réception incontrôlable de quelqu'un d'autre ?

Bien que le courrier électronique ait été autrefois le moyen le plus efficace de partager vos documents, il existe désormais des moyens bien plus efficaces qui offrent même des avantages supplémentaires. Les entreprises qui partagent encore des fichiers par e-mail manquent l'opportunité d'automatiser, de sécuriser et de suivre de près des processus qui étaient auparavant manuels, et sont par conséquent incapables d'optimiser la productivité des employés.

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