Blog Nitro

3 raisons d'arrêter de partager des documents par e-mail

cloud-docs.jpg
Getty Images

Dans le monde des affaires, les services de partage de fichiers sur le cloud gagnent en popularité avec des acteurs comme Dropbox, Digital Pigeon et Box (sans oublier Nitro !), qui proposent des solutions optimisées pour les équipes.

Cependant, une étude de Harris Interactive a découvert que 92 % des travailleurs du savoir, un pourcentage stupéfiant, envoient encore leurs documents par e-mail lors des processus de collaboration et de révision.

Outside of simply being inefficient, sharing documents via email opens the door for many issues, from the risk of sharing sensitive information with the wrong party to the likelihood that at some point, someone will share an outdated version of a document and set everyone involved back more than a few paces.

Chez Nitro, nous pensons qu'utiliser des services de partage et de stockage intelligents et basés sur le Cloud est une façon de travailler plus efficace et plus productive. Alors aujourd'hui, nous vous confions les trois principales raisons d'arrêter d'envoyer vos documents par e-mail.

Reason 1: Nothing is trackable
When we share a document, it’s important to know that the necessary information has reached its destination. If a file is large, there’s always the chance that the email it’s attached to won’t make it to the recipient’s inbox. But let’s say your email and attachments are delivered – did the recipient ever look at them? Following up with a call is definitely an option, but it requires time and effort on your end.

Reason 2: Accessibility is limited
Malgré tous nos efforts, les équipes finissent parfois par travailler dans des silos. L'e-mail entretient ce cloisonnement, car il ne confère aucune visibilité sur l'activité des autres membres d'une équipe. Lorsqu'un document important est envoyé par e-mail à une personne, celle-ci devient le gardien du dossier qu'elle est la seule à accéder à son compte de messagerie. C'est à cette personne qu'il incombe de soit transmettre le document, soit le sauvegarder dans un lieu public. Mais de nombreux employés ont l'habitude de stocker des documents au fur et à mesure qu'ils les reçoivent en pièce jointe, ce qui réduit considérablement l'accessibilité.

Reason 3: Email inboxes can be black holes
There are 108.7 billion business emails sent and received every day around the world – a number that promises to jump to 139.4 billion by 2018. Though not all of these emails have documents attached to them, a solid number do – on average, knowledge workers receive six email attachments every day. Do you want to be contributing to the email overload epidemic? More importantly, do you want your business-critical file lost in the flurry of someone else’s out-of-control inbox?

Though email was once the most efficient way to share your documents, there are now far more effective ways that even offer added benefits. Businesses that are still sharing files via email are missing out on the opportunity to automate, secure, and closely track processes that used to be manual, and are consequently unable to optimize the employee productivity.

L'avenir du monde du travail

Rapport Nitro sur l'état de la productivité à l'horizon 2022

Découvrez comment la pandémie a transformé la productivité, les flux de travail et les initiatives numériques, ainsi que les tendances et les technologies qui façonnent le travail à 2022 et au-delà.