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Comment les technologies de l'information peuvent aider à répondre aux enjeux de la collaboration à distance

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Nitro a rassemblé les réponses de 1 632 travailleurs du savoir sur les défis du travail en 2020. Découvrez comment Nitro peut aider à collaborer à distance.

Soyons réalistes, 2020 n'était pas l'année la plus facile pour travailler dans l'informatique. On vous a probablement chargé(e) de mettre en place le travail à distance, d'aider les employés avec leur nouvelle configuration de télétravail, de trouver des outils de collaboration numérique et de former les employés à distance. Aujourd'hui, vous êtes, nous l'espérons, sorti(e) de la phase critique et vous cherchez des moyens de rendre cette nouvelle normalité aussi efficace et productive que possible.

And when we say “new normal,” we don’t just mean until the end of the pandemic. In Part 2 of The Future of Work report, we found 72% of workers in the U.S. expect to continue working from home after the pandemic has ended, and 73% say WFH policies will be very or extremely important to them in future job opportunities.

Ainsi, pour l'avenir de votre entreprise, il est essentiel de résoudre les difficultés liées au télétravail, en particulier les défis qui accompagnent la collaboration à distance. Pour vous aider à y parvenir, nous avons rapporté les difficultés que pose le travail à distance en 2020 (extraits de notre étude) et les mesures que votre service informatique peut prendre pour les résoudre.

Que pensent les employés des difficultés liées à la collaboration à distance ?

Ils veulent avoir accès à de meilleurs logiciels et technologies

Compared to last year, workers in 2020 find their workflows less efficient, less updated, and more likely to decrease productivity. This is especially true among those who work 8+ hours/day on a computer.

Thirty-five percent want better and more tools to enable remote collaboration. Even more (93%), believe that their organization could improve the way it handles documents.

Ils veulent des processus de travail standardisés

Data tells us that just getting better tools isn’t enough to solve remote collaboration challenges. Without standardized workflows across teams and departments, workers are likely to stick to their old way of doing things. This causes low user adoption, siloed working environments, and ultimately lower ROI on your digital tools.

C'est probablement la raison pour laquelle 35 % des travailleurs déclarent vouloir standardiser davantage leurs processus de gestion documentaire. Lorsque chaque membre d'une équipe ou d'un service a sa propre façon d'accomplir une tâche, la collaboration est d'autant plus difficile.

Ils veulent être mieux formés

La formation est essentielle. Les meilleurs outils de collaboration à distance et les processus de travail standardisés n'amélioreront pas la collaboration si les membres des équipes ne savent pas bien s'en servir.

38 % des travailleurs pensent que proposer davantage de formations ou les améliorer pourrait améliorer la productivité et les processus documentaires. En éliminant les workflows fragmentés et disparates au sein de votre entreprise, vous réduirez également la frustration de vos employés.

Ils ont besoin de contact humain

This issue is unavoidable with remote work, but you can find ways to make it better. You may not have the convenience of walking over to someone’s desk to troubleshoot their tech issues…but you can foster real-time collaboration from home – without more video conferences.

Real-time collaboration tools, like instant messaging or cloud-based document collaboration, are the next best thing to the immediacy of in-person collaboration. They increase efficiency without adding to the email overload and Zoom fatigue.

Comment les services informatiques répondent aux problèmes de collaboration à distance

Il n'y a pas de solution miracle pour traiter l'ensemble des problèmes que soulève la collaboration à distance. Mais les étapes pour y parvenir sont en fait assez simples et se ressemblent pour presque toutes les organisations.

1. Identifier les obstacles auxquels se heurtent les employés de votre entreprise en matière de collaboration à distance

You likely have some insight into this already, but hearing thoughts directly from employees can be illuminating. What are their daily barriers to productivity and collaboration? What might make their lives easier and give them more time to focus on work that matters? Sending out a simple research survey to your team could be a great place to start.

2. Identifier les outils qui résolvent leurs problèmes

Cherchez des solutions qui répondent aux plaintes et suggestions les plus courantes de votre équipe, en gardant à l'esprit qu'elles doivent être faciles à utiliser et suffisamment économiques pour que vous puissiez les fournir à tous les employés de votre entreprise. Autrement, votre nouvelle solution ne sera pas adoptée à l'unanimité et la confusion s'installera à propos de vos workflows.

For example, if you’re only giving eSigning capabilities to team members who sign the most, you haven’t really solved the challenge. You’ve simply given your team two separate workflows – paper and digital – to worry about instead of one.

It’s also wise to opt for all-in-one solutions whenever possible. App overload is real, and the more digital tools you introduce at once, the harder time you’ll have a harder time training and implementing new, efficient workflows.

3. Créer des workflows standardisés pour vos tâches les plus courantes

Comment vous le savez, les outils numériques ne suffisent pas à résoudre les problèmes à eux seuls. Avec l'aide de vos cadres, encouragez la création de processus standardisés. Faites savoir aux employés comment et pour quelles tâches exactement ils doivent utiliser ces nouveaux outils. Sinon, il est probable qu'au moins une partie de votre équipe s'en tiendra à ses anciennes méthodes de travail, ce qui rendra la collaboration encore plus difficile.

4. Dispenser une formation

Think of employee training as the bow that ties it all together. This is how employees will learn to use their new tools efficiently, be one the same page with their new workflows, and ultimately find remote collaboration smoother and easier. If you aren’t sure where to start, our four keys to successful change management can help.

We know that the future of work is digital and remote. We also know that the backbone of that future is IT. So while you’ve been working overtime to improve remote work and collaboration for your company, know that you’re providing more than a temporary solution – you’re driving your organization toward the future of work.

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