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Comment les technologies de l'information peuvent aider à répondre aux enjeux de la collaboration à distance

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Nitro a rassemblé les réponses de 1 632 travailleurs du savoir sur les défis du travail en 2020. Découvrez comment Nitro peut aider à collaborer à distance.

Soyons réalistes, 2020 n'était pas l'année la plus facile pour travailler dans l'informatique. On vous a probablement chargé(e) de mettre en place le travail à distance, d'aider les employés avec leur nouvelle configuration de télétravail, de trouver des outils de collaboration numérique et de former les employés à distance. Aujourd'hui, vous êtes, nous l'espérons, sorti(e) de la phase critique et vous cherchez des moyens de rendre cette nouvelle normalité aussi efficace et productive que possible.

Et quand nous disons « nouvelle normalité », nous ne voulons pas seulement dire jusqu'à la fin de la pandémie. Dans la partie 2 du rapport The Future of Work , nous avons constaté que 72 % des travailleurs aux États-Unis prévoient de continuer à travailler à domicile après la fin de la pandémie, et 73 % déclarent que les politiques de télétravail seront très ou extrêmement importantes pour dans les opportunités d'emploi futures.

Ainsi, pour l'avenir de votre entreprise, il est essentiel de résoudre les difficultés liées au télétravail, en particulier les défis qui accompagnent la collaboration à distance. Pour vous aider à y parvenir, nous avons rapporté les difficultés que pose le travail à distance en 2020 (extraits de notre étude) et les mesures que votre service informatique peut prendre pour les résoudre.

Que pensent les employés des difficultés liées à la collaboration à distance ?

Ils veulent avoir accès à de meilleurs logiciels et technologies

Par rapport à l'année dernière, les employés de 2020 trouvent leurs flux de travail moins efficaces, moins mis à jour et plus susceptibles de diminuer leur productivité. Cela est particulièrement vrai chez ceux qui travaillent 8 + heures/jour sur un ordinateur.

35 % veulent mieux et plus Tool pour permettre la collaboration à distance. Ils sont encore plus nombreux (93 %) à croire que leur organisation pourrait améliorer la façon dont elle traite les documents

Ils veulent des processus de travail standardisés

Les données nous indiquent que s'améliorer Tool ne suffit pas pour résoudre les problèmes de collaboration à distances. Sans flux de travail standardisés entre les équipes et les services, les employés sont susceptibles de s'en tenir à leur ancienne façon de faire les choses. Cela entraîne une faible adoption par les utilisateurs, des environnements de travail cloisonnés et,en fin de compte,un retour sur investissement plus faible sur votre Tool numérique.

C'est probablement la raison pour laquelle 35 % des travailleurs déclarent vouloir standardiser davantage leurs processus de gestion documentaire. Lorsque chaque membre d'une équipe ou d'un service a sa propre façon d'accomplir une tâche, la collaboration est d'autant plus difficile.

Ils veulent être mieux formés

La formation est essentielle. Les meilleurs outils de collaboration à distance et les processus de travail standardisés n'amélioreront pas la collaboration si les membres des équipes ne savent pas bien s'en servir.

38 % des travailleurs pensent que proposer davantage de formations ou les améliorer pourrait améliorer la productivité et les processus documentaires. En éliminant les workflows fragmentés et disparates au sein de votre entreprise, vous réduirez également la frustration de vos employés.

Ils ont besoin de contact humain

Ce problème est inévitable avec le travail à distance, mais vous pouvez trouver des moyens de l'améliorer. Vous n'aurez peut-être pas la possibilité de vous rendre au bureau de quelqu'un pour résoudre ses problèmes techniques… mais vous pouvez favoriser la collaboration en temps réel depuis chez vous, sans plus de vidéoconférences.

La collaboration en temps réel Tool, comme la messagerie instantanée ou la collaboration des documents basée sur le cloud, est la meilleure solution après l'immédiateté de la collaboration en personne. Ils augmentent l'efficacité sans ajouter à la surcharge d'e-mails et à la fatigue de Zoom.

Comment les services informatiques répondent aux problèmes de collaboration à distance

Il n'y a pas de solution miracle pour traiter l'ensemble des problèmes que soulève la collaboration à distance. Mais les étapes pour y parvenir sont en fait assez simples et se ressemblent pour presque toutes les organisations.

1. Identifier les obstacles auxquels se heurtent les employés de votre entreprise en matière de collaboration à distance

Vous avez probablement déjà un aperçu de cela, mais entendre les pensées directement des employés peut être éclairant. Quels sont leurs obstacles quotidiens à la productivité et à la collaboration ? Qu'est-ce qui pourrait leur faciliter la vie et leur donner plus de temps pour se concentrer sur le travail qui compte ? L'envoi d'un simple sondage de recherche à votre équipe pourrait être un bon point de départ.

2. Identifier les outils qui résolvent leurs problèmes

Cherchez des solutions qui répondent aux plaintes et suggestions les plus courantes de votre équipe, en gardant à l'esprit qu'elles doivent être faciles à utiliser et suffisamment économiques pour que vous puissiez les fournir à tous les employés de votre entreprise. Autrement, votre nouvelle solution ne sera pas adoptée à l'unanimité et la confusion s'installera à propos de vos workflows.

Par exemple, si vous ne donnez des capacités de signature électronique qu'aux membres de l'équipe qui signent le plus, vous n'avez pas vraiment résolu le défi. Vous avez simplement donné à votre équipe deux flux de travail distincts - papier et numérique - à gérer au lieu d'un seul.

Il est également sage d'opter pour des solutions tout-en-un dans la mesure du possible. La surcharge d'applications est réelle,et plus vous introduisez de Tool numériques à la fois, plus il vous sera difficile de vous former et de mettre en œuvre de nouveaux flux de travail efficaces.

3. Créer des workflows standardisés pour vos tâches les plus courantes

Comment vous le savez, les outils numériques ne suffisent pas à résoudre les problèmes à eux seuls. Avec l'aide de vos cadres, encouragez la création de processus standardisés. Faites savoir aux employés comment et pour quelles tâches exactement ils doivent utiliser ces nouveaux outils. Sinon, il est probable qu'au moins une partie de votre équipe s'en tiendra à ses anciennes méthodes de travail, ce qui rendra la collaboration encore plus difficile.

4. Dispenser une formation

La formation des employés fait le lien entre tous ces éléments. C'est ainsi que les employés apprendront à utiliser efficacement leurs nouveaux outils, seront en phase avec leurs nouveaux workflows et envisageront la collaboration à distance comme quelque chose de plus simple et de plus fluide. Si vous ne savez pas par où commencer, découvrez nos quatre clés fondamentales pour réussir la gestion du changement.

Nous savons que l' avenir du travail est numérique et distant. Nous savons également que l'épine dorsale de cet avenir est l'informatique. Ainsi, pendant que vous avez fait des heures supplémentaires pour améliorer le travail à distance et la collaboration pour votre entreprise, sachez que vous fournissez plus qu'une solution temporaire - vous conduisez votre organisation vers l'avenir du travail.

L'avenir du monde du travail

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