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À vous la productivité sans les documents papier

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Il y a quelques années, lorsque le « sans papier » s'est généralisé, c'était pratiquement synonyme de préservation de l'environnement. Mais être écolo n'est qu'un des avantages de la dématérialisation Office. Cesser de …

Il y a quelques années, lorsque le « dématérialisation » a commencé à se généraliser, la protection de l'environnement était sur toutes les lèvres. Or, l'écologie n'est que l'un des avantages du bureau zéro papier. Numériser les processus et s'affranchir du papier est un excellent moyen d'accroître la productivité de tous les workflows professionnels.

Permettre aux travailleurs de l'information de stocker, de récupérer et de partager des documents numériques élimine le besoin de tâches chronophages et à faible rendement, comme parcourir les classeurs à la recherche de documents manquants, afin que les employés puissent consacrer plus de temps et d'énergie à des projets qui génèrent des rendements plus élevés.

Il ne manque certainement pas de Tool pour améliorer la productivité dans les flux de travail numériques - Nitro à lui seul en propose deux (Nitro Pro et Nitro Cloud). Mais souvent, la transition initiale vers des flux de travail numériques à partir de flux de travail papier est écrasante, surtout si vous parlez de quantités massives de fichiers. Où commence-¢ ?

Entrez Brooks Duncan, un véritable gourou de la productivité sans papier. Grâce à sa société DocumentSnap , Duncan a aidé à guider les entreprises et les particuliers à travers le processus souvent intimidant de transformer des piles de papier en fichiers numériques.

Il décompose le processus en quatre étapes de base, qu'il appelle le Workflow DocumentSnap :

1. Scannez-le. Il recommande de numériser le document au format PDF à l'aide d'un outil doté de capacités de numérisation recto-verso et d'un chargeur automatique de documents

2. Traitez-le. Définissez une structure de dossiers simple que vous pouvez suivre et effectuez une ROC sur vos documents récemment scannés pour les rendre indexables (lorsque vous aurez besoin de les retrouver plus tard !)

3 . Sauvegardez-le. Que ce soit dans le cloud ou sur un disque dur portable, la sauvegarde de vos nouveaux fichiers numériques est essentielle.

4. Détruisez-le. L'objectif final est de se débarrasser de tout ce papier : faites-le de manière sûre et efficace en passant les documents à la déchiqueteuse.

Parallèlement à ce workflow, DocumentSnap propose des ressources utiles (et gratuites !) pour faire le grand saut vers le zéro papier : notamment Paper Sanity, un cours en ligne didactique en 7 parties.

Le blog DocumentSnap est une autre excellente trouvaille remplie d'actualités, de conseils pratiques et de critiques de services et d'outils pour aider tout le monde à passer et à rester sans papier (et plus productif !).

Retrouvez Brooks Duncan sur Twitter (@documentsnap).

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