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Les 4 outils de collaboration documentaire que vous devriez utiliser

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Lorsqu'elle est implémentée correctement, la collaboration documentaire peut être un outil puissant afin d'unir les équipes, gagner du temps et utiliser au mieux tout le potentiel des collaborateurs d'une entreprise. Pourtant, plus de 50 % des responsables informatiques affirment qu'ils sont confrontés à des défis dus à des workflows et des processus de collaboration incohérents, tandis que 35 % se battent contre un manque de visibilité sur l'activité du document, comme le partage, la consultation et la modification.

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Par conséquent, il est essentiel que vos logiciels de productivité documentaire vous proposent divers outils permettant de faciliter la collaboration et de la rendre plus intuitive. Sous l'onglet Révision, les outils de collaboration de Nitro PDF Pro permettent aux personnes et aux équipes de partager et réviser facilement des documents, informations, modifications et bien plus encore. Bien que Nitro PDF Pro soit doté d'une longue liste de puissantes fonctionnalités de collaboration, celles qui suivent se placent parmi nos préférées pour la productivité au quotidien :

1. Comparer des fichiers PDF

Nous sommes tous passés par là. Votre collègue modifie et annote votre document, puis vous devez numériser les versions « avant » et « après » pour déchiffrer les différences. La fonction Comparer permet de gagner du temps et d’éliminer les conjectures en décrivant chaque modification apportée au texte, aux images et aux annotations entre deux documents.

Lorsque vous cliquez sur la fonction Comparer, vous êtes invité à sélectionner deux documents à comparer. Lors d’une comparaison textuelle, Nitro Pro recherchera du texte, des images et des annotations, et fera une annotation pour décrire chaque écart. Lors de la comparaison de documents numérisés et basés sur des images, Nitro Pro analyse les images au niveau des pixels et affiche les différences visuelles entre les deux documents. Que vous recherchiez des modifications de texte ou des modifications Photoshop, Compare est un outil puissant qui peut augmenter votre productivité en quelques clics.

2. Tamponner les PDF

Comme s'il s'agissait d'un imprimé, un tampon numérique peut instantanément mettre l'accent sur un fichier ou indiquer son statut. Les tampons intégrés (comme Brouillon, Révisé et Approuvé) sont parfaits pour collaborer avec vos collègues. Vous cherchez à transmettre un message différent ? La fonction Tampon de Nitro PDF Pro vous permet de créer des tampons personnalisés comportant votre propre texte, image ou fichier PDF. Vous pouvez même personnaliser la couleur de votre texte et inclure du contenu dynamique pour obtenir un look tout à fait unique.

3. Reconnaissance optique

Travailler avec des documents numérisés peut être tout sauf productif, surtout en ce qui concerne le manque de capacités de recherche et d’édition. Mais Nitro PDF Pro change cela. Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), Nitro PDF Pro peut transformer des documents numérisés ou photographiés en PDF modifiables et interrogeables que vous pouvez facilement organiser, manipuler et réviser. Les données, le texte et les images qui ont été convertis via OCR peuvent être copiés-collés dans d’autres documents, tandis que la possibilité de modifier, annoter, surligner et rayer du texte facilite la collaboration avec les documents.

Cliquez simplement sur OCR dans la section Document de l’onglet Révision et choisissez si vous souhaitez rendre votre document consultable ou consultable et modifiable. Rendre le document consultable vous permettra de marquer du texte avec des outils tels que la surbrillance et la barrage, tandis que rendre le texte consultable et modifiable pousse le processus un peu plus loin en préparant votre document pour la conversion en Microsoft Word ou Excel.

4. Résumer les commentaires

Les commentaires et les annotations sont l’une des formes les plus prolifiques de collaboration documentaire. Pourtant, lorsque plusieurs réviseurs sont impliqués, le tri des modifications et des commentaires peut devenir très déroutant très rapidement. La fonction Résumer les commentaires de Nitro PDF Pro affiche le contenu et les commentaires côte à côte pour une vue résumée organisée et lisible. Une fois la révision terminée, cette vue résumée peut être imprimée avec le contenu de la page côte à côte et les commentaires.

Une fois que vous maîtrisez ces outils de collaboration documentaire, la standardisation de votre logiciel est une étape importante pour éliminer les incohérences de processus et encourager une collaboration transparente. Pour plus d’informations sur la standardisation de votre solution de productivité documentaire, contactez l’équipe commerciale de Nitro. Ou, consultez toutes les fonctionnalités de Nitro PDF Pro pour en savoir plus sur la façon dont Nitro peut vous aider à travailler plus intelligemment chaque jour.