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Les 4 outils de collaboration documentaire que vous devriez utiliser

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Lorsqu'elle est implémentée correctement, la collaboration documentaire peut être un outil puissant afin d'unir les équipes, gagner du temps et utiliser au mieux tout le potentiel des collaborateurs d'une entreprise. Pourtant, plus de 50 % des responsables informatiques affirment qu'ils sont confrontés à des défis dus à des workflows et des processus de collaboration incohérents, tandis que 35 % se battent contre un manque de visibilité sur l'activité du document, comme le partage, la consultation et la modification.

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Par conséquent, il est essentiel que vos logiciels de productivité documentaire vous proposent divers outils permettant de faciliter la collaboration et de la rendre plus intuitive. Sous l'onglet Révision, les outils de collaboration de Nitro PDF Pro permettent aux personnes et aux équipes de partager et réviser facilement des documents, informations, modifications et bien plus encore. Bien que Nitro PDF Pro soit doté d'une longue liste de puissantes fonctionnalités de collaboration, celles qui suivent se placent parmi nos préférées pour la productivité au quotidien :

1. Compare PDFs

We’ve all been there. Your colleague edits and marks up your document, then you’re left scanning the “before” and “after” versions to decipher differences. The Compare feature saves time and removes guesswork by outlining every change in text, images, and annotations between two documents.

When you click the Compare feature, you’ll be asked to select two documents to compare. During a text-based comparison, Nitro Pro will search text, images, and annotations, and make an annotation to describe each discrepancy. When comparing scanned and image-based documents, Nitro Pro analyzes images on a pixel level and displays the visual differences between the two documents. Whether you’re looking for text edits or Photoshop changes, Compare is a powerful tool that can boost your productivity with just a few clicks.

2. Stamp PDFs

Comme s'il s'agissait d'un imprimé, un tampon numérique peut instantanément mettre l'accent sur un fichier ou indiquer son statut. Les tampons intégrés (comme Brouillon, Révisé et Approuvé) sont parfaits pour collaborer avec vos collègues. Vous cherchez à transmettre un message différent ? La fonction Tampon de Nitro PDF Pro vous permet de créer des tampons personnalisés comportant votre propre texte, image ou fichier PDF. Vous pouvez même personnaliser la couleur de votre texte et inclure du contenu dynamique pour obtenir un look tout à fait unique.

3. Reconnaissance optique

Working with scanned documents can be anything but productive—especially when it comes to the lack of search and editing capabilities. But Nitro PDF Pro changes that. Using Optical Character Recognition (OCR), Nitro PDF Pro can transform scanned or photographed documents into searchable, editable PDFs that you can easily organize, manipulate, and revise. Data, text, and images that have been converted via OCR can be copy-and-pasted into other documents, while the ability to edit, annotate, highlight, and cross-out text makes document collaboration a breeze.

Simply click OCR in the Document section of the Review tab, and choose whether you’d like to make your document searchable or searchable and editable. Making the document searchable will allow you to mark up text with tools like highlight and cross-out, while making text searchable and editable takes the process one step further by preparing your document for conversion to Microsoft Word or Excel.

4. Summarize comments

Comments and annotations are one of the most prolific forms of document collaboration. Yet when multiple reviewers become involved, sorting through edits and comments can get very confusing very quickly. Nitro PDF Pro’s Summarize Comments feature displays content and comments side by side for a summarized view that’s organized and readable. Once review is complete, this summarized view can be printed with side-by-side page content and comments.

Once you master these document collaboration tools, standardizing your software is an important next step in eliminating process inconsistencies and encouraging seamless collaboration. For more information on standardizing your document productivity solution, talk to Nitro’s sales team. Or, check out all of Nitro PDF Pro’s features to learn more about how Nitro can help you work smarter every day.

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