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Le remède miracle pour une entreprise plus durable réside dans les solutions informatiques

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Réalité : La durabilité n'est plus une initiative périphérique « belle à avoir » dans le monde de l'entreprise. Selon un récent sondage de l'AIIM, 49 % des PDG citent le développement durable comme l'une des trois premières initiatives. Ils la considèrent comme une priorité pour améliorer la réputation de l'entreprise, le moral des employés et l'efficacité. Et, bien sûr, pour réduire les coûts.

Parmi la pléthore de projets potentiels en matière de développement durable, il y en a un, particulièrement attirant, qui se distingue : améliorer le workflow et la gestion des documents. S'il est simple à mettre en œuvre, son impact est considérable et peut souvent créer un précédent pour le progrès qui conduit à la réussite, mais suppose des efforts plus intenses et compliqués. Par exemple, 84 % des entreprises qui ont abandonné le papier ont obtenu un retour sur investissement complet en moins de 18 mois. Considérez simplement vos documents comme une initiative clé en matière de durabilité.

La quantité de déchets inhérente aux processus papier est plutôt effrayante :

  • 45 % du papier imprimé dans les bureaux est jeté à la fin de la journée
  • 30 % des tâches d'impression ne sont jamais récupérées par l'utilisateur
  • En général, l'inefficacité liée aux flux de travail des documents coûte aux employés 20 % de leur productivité globale

D'un autre côté, la dématérialisation peut faire économiser des millions, voire des dizaines de millions, en coûts immédiats. L'entreprise de fabrication Owens Corning a réalisé 30 millions de dollars d'économies uniquement sur le stockage physique après avoir adopté la dématérialisation. ( Pour en savoir plus sur l'impact du papier, consultez cette infographie . )

Malgré ces chiffres convaincants, les entreprises ont mis du temps à faire des documents une priorité en matière de développement durable. 65 % des entreprises signent encore sur papier et plus de la moitié sont toujours prisonnières du cycle d'impression, signature et numérisation. 20 % indiquent même que la consommation de papier augmente, et rapidement !

POURQUOI ?

Il existe deux raisons principales pour expliquer que les entreprises ne font pas de progrès dans la suppression du papier :

  1. La direction n'adhère pas à l'idée et n'y accorde pas la priorité
  2. Le difficile changement de culture nécessaire au succès

Ces deux problèmes ne vous sont certainement pas étrangers : ils constituent un obstacle pour un grand nombre d'initiatives clés du service informatique. C'est pourquoi chez Nitro, nous encourageons les professionnels de l'informatique à se concentrer sur les documents dans le cadre de leurs efforts en matière de développement durable. C'est l'occasion pour vous de vous démarquer en prenant la tête d'une initiative essentielle à l'entreprise (vous vous souvenez des chiffres que j'ai cités plus tôt ?), mais aussi de montrer quelles sont les répercussions directes que votre équipe peut avoir sur les résultats.

Voici donc les étapes à suivre pour lever les freins à la réussite et parvenir à un bureau zéro papier :

  1. Trouvez un sponsor qui fasse partie de l'équipe de direction. À défaut du PDG, il faut au moins un collaborateur ayant le statut de directeur. Demandez-lui de s'engager à être le porte-parole de votre initiative et à l'intégrer systématiquement dans sa communication avec ses pairs et collaborateurs.
  2. Procurez-vous les outils nécessaires pour prendre en charge les flux de travail sans papier. Dans le monde d'aujourd'hui aux piles technologiques pléthoriques, vous serez heureux d'apprendre qu'en matière de flux de travail documentaire, vous POUVEZ tout avoir dans un seul outil – alors ne vous contentez pas de ce dont vous et vos employés avez besoin. Au lieu de cela, prenez le temps de trouver l'outil qui a vos fonctionnalités souhaitées, des structures de licence et de conformité flexibles, le bon prix ET l'assistance pour compléter le tout. Pour plus d'informations sur l'évaluation de ces outils, lisez cet article .
  3. Mettez au point un plan de formation et de communication interne qui permettra à vos collègues d'apprendre à se passer de papier. Ne comptez PAS sur un changement de comportement juste grâce à un simple e-mail. Mettez en place des workflows dématérialisés clairs pour toutes les tâches pertinentes, appliquez-les et consolidez-les, le tout avec l'aide de votre sponsor et du reste de l'équipe de direction !

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