Blog Nitro

4 conseils pour réussir votre stratégie de gestion de l'information

information-tech- 1000 x 1000 .jpg

Presque tout ce que nous traitons au cours d'une journée de travail typique est constitué d'informations. Les e-mails que nous lisons et écrivons, les feuilles de calcul que nous construisons et analysons,

La quasi totalité de nos activités professionnelles de tous les jours est faite d'informations. Les informations viennent de partout : des e-mails que nous lisons et rédigeons, des feuilles de calcul que nous créons et analysons, des documents que nous révisons et partageons, et même des messages vocaux que nous recevons.

À l'ère numérique où ces vaisseaux d'informations résonnent constamment autour de nous, il est essentiel que les organisations trouvent des moyens de gérer efficacement le flux et le volume afin que les éléments importants soient protégés et que les éléments triviaux soient purgés. Les cabinets juridiques rechercheront probablement de tels logiciels conçus en tenant compte de leur spécialité. Avec ce guide des systèmes de gestion de cas pour les cabinets d'avocats , les logiciels qui rendent les activités des avocats plus rationalisées et efficaces seront explorés et expliqués.

La gestion de l'information numérique est la spécialité des membres de l'AIIM, Association for Information and Image Management, qui aide les entreprises de toutes tailles à relever les défis dans ce domaine. Selon l'AIIM, « la gestion de l'information porte essentiellement sur la capacité des entreprises à saisir, gérer, préserver, stocker et fournir la bonne information aux bonnes personnes et au bon moment ».

Des stratégies de GI efficaces abordent chacune de ces étapes du cycle de vie de la gestion de l'information. Nous allons présenter les cinq dans cet article et donner quelques conseils clés pour les adapter aux besoins uniques de votre organisation.

Capturer

Dans toute organisation, il existe d'innombrables sources d'informations et de chemins à parcourir. Et que les informations soient des documents et des vidéos créés par l'homme ou des fichiers XML et des rapports financiers créés par des applications, elles doivent être capturées et traitées afin de pouvoir être traitées correctement dans la phase de « gestion ».

Des technologies telles que l'OCR et l'imagerie documentaire peuvent aider à faciliter cela, mais disposer d'un système solide pour classer les différents types d'informations peut être un différenciateur clé entre le succès et la lutte.

Conseil n° 1 : prenez le temps d'élaborer une structure de classification réfléchie pour les informations entrantes. Elle servira de base à l'ensemble de votre stratégie de messagerie instantanée. (Au fait, il y a quatre excellentes suggestions ci-dessous dans la prochaine phase pour vous aider à démarrer !)

Gérer

Cette phase du cycle de vie de la GI est essentiellement la pièce maîtresse de toute la stratégie. Cela englobe la collaboration et le flux de travail, c'est-à-dire la manière dont l'information est réellement utilisée, donc c'est continu.

AIIM décompose la phase de gestion par type d'informations : gestion des documents, gestion du contenu Web, gestion des enregistrements et gestion des actifs numériques. Nous pensons que ces quatre catégories sont un excellent point de départ pour construire votre structure de classification.

Conseil n° 2 : la mise en place de processus standardisés au sein de chacun de ces types de contenu vous aidera à assurer la fluidité de la circulation des informations dans votre organisation. Que vos utilisateurs traitent des bons de commande ou des podcasts, il est important de mettre en place des directives.

Stocker et conserver

Bien que ces phases soient très différentes, l'objectif principal des deux est le même : assurer la sécurité des informations qui ne sont pas utilisées « en ce moment », afin qu'elles soient disponibles à une date ultérieure.

Lorsque l'on parle de stockage, il est davantage question de la manière dont sont stockées les informations, que ce soit dans une boîte, sur une clé USB ou dans le cloud. Sont-elles stockées sur place, dans un espace de stockage ou chez un tiers ? Mais surtout, sont-elles sécurisées ?

Pour ce qui est de la conservation des informations, tout est question d'archivage. Que doit-on faire pour éviter tout risque de perte ou d'altération à long terme ? En enregistrant un document au format PDF/A, par exemple, on garantit l'intégrité du fichier. Toutes les informations nécessaires pour restituer fidèlement le document sont intégrées dans le fichier, quel que soit le logiciel utilisé pour le visualiser.

Conseil #3 : c'est dans les phases de stockage et de conservation que votre système de classification est appelé à faire ses preuves. La capacité à retrouver rapidement des informations importantes et confidentielles, entreposées ou archivées quelque part, peut changer la donne dans certaines situations.

Offrir

C'est la phase de rentabilité - la raison pour laquelle une GI efficace est si importante pour une organisation. Au moment de la livraison, trois facteurs principaux doivent être pris en compte : la transformation, c'est-à-dire la forme ou le format que doivent prendre les informations ; la sécurité est l'information sensible et nécessitant une protection ou un cryptage, par exemple ; et distribution-comment l'information doit-elle être partagée.

Astuce # 4 : utilisez votre système de classification comme base pour définir des règles concernant le format, la sécurité et la distribution. Par exemple, serait-il acceptable d'envoyer un fichier confidentiel non crypté par e-mail ?

La gestion de l'information a beaucoup évolué ces dernières années : avec les initiatives de transformation numérique qui battent leur plein dans bon nombre d'entreprises, il est parfois difficile de suivre le rythme des changements.

L'AIIM a récemment mené une enquête auprès de ses membres pour prendre le pouls de la gestion de l'information, en posant des questions sur tout, de la gouvernance de l'information à la gestion du contenu d'entreprise et au rôle du courrier électronique. Les résultats sont disponibles dans un rapport, Information Management : State of the Industry 2016 , qui peut être téléchargé ici .

L'avenir du monde du travail

Rapport Nitro sur l'état de la productivité à l'horizon 2022

Découvrez l'impact qu'a eu la pandémie sur la productivité, les workflows et les initiatives numériques, ainsi que les tendances et les technologies qui marqueront le monde du travail en 2022 et au-delà.