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Comment ajouter des signatures électroniques et envoyer des demandes où que vous soyez

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Les signatures électroniques sont la nouvelle norme pour les organisations en pleine croissance. Les avantages de la signature électronique continuent d'améliorer de plus en plus les flux de travail numériques des entreprises.

Qu'il s'agisse de contrats de bail, de candidatures à l'emploi ou de formulaires fiscaux, les signatures électroniques vous permettent de signer légalement et en toute sécurité tous types de documents sans devoir les imprimer ni les numériser. En cette période de distanciation sociale, où le recours au numérique et au télétravail devient de plus en plus fréquent, il est plus que jamais essentiel de disposer d'une solution eSigning facile à utiliser.

Pourtant, les études montrent que 65 % des signatures sont encore manuscrites et que 51 % des coûts d'impression ne servent qu'à signer un document. Pourquoi ? Une analyse approfondie des chiffres nous révèle que moins de 15 % des employés ont accès à un outil de signature électronique. Avec si peu de travailleurs du savoir équipés d'une solution eSigning, il n'est pas étonnant que la plupart des employés soient freinés par des processus de signature archaïques.

Pourquoi si peu de travailleurs équipés ? La réponse courte : la signature électronique traditionnelle peut avoir un coût. Conçus à l'origine pour prendre en charge des flux de travail complexes pour des besoins de niche, de nombreux outils de signature électronique disponibles sont accompagnés d'un prix élevé. Mais l'objectif visé et les besoins de l'entreprise ont évolué, tout comme les outils disponibles. Ne se limitant plus à des processus spécialisés, la signature électronique est devenue une attente parmi les employés de tous les départements, tandis que la nouvelle génération d'outils abordables et évolutifs peut permettre aux entreprises d'atteindre enfin cet objectif de « signature électronique pour tous ».

Comment créer une signature électronique

Créer une signature électronique est certainement plus simple et plus facile que vous ne le pensez. Grâce à Nitro Sign, vous pouvez en créer une en quelques minutes et dire ainsi adieu à l'impression, aux signatures manuscrites, au scanner et à l'envoi par e-mail. Car, entre nous, qui a encore le temps de faire cela ?

Créer une signature électronique dans Nitro Sign, étape par étape :

  1. Dans le tableau de bord de la page d'accueil, cliquez sur Outils dans le menu de gauche, puis sélectionnez Signer.
  2. Choisissez un document sur votre ordinateur local, un espace de stockage dans le cloud ou un document Nitro Sign préexistant.
  3. Une fois le document ouvert, cliquez sur votre nom/e-mail dans le panneau des signataires à gauche de l'écran pour faire apparaître différentes options des champs du formulaire.
  4. Faites glisser et déposez les champs obligatoires sur les documents. Les champs seront préremplis avec les signatures stockées, les autres informations seront modifiables (si disponibles).
  5. Chaque champ du formulaire pourra être déplacé et redimensionné. Vous pourrez également modifier le type de champ en cliquant sur l'infobulle.
  6. Après avoir vérifié les informations dans les champs ajoutés, cliquez sur Enregistrer les signatures.
  7. Une fois le document enregistré, vous en serez informé(e) et votre document signé sera disponible dans Mes documents (remarque : le statut du document sera mis à jour et indiquera « Signé »).
  8. Vous pouvez aussi accéder à Mes documents, ajouter et ouvrir le document souhaité, et cliquer sur Signer sous l'onglet Accueil.

Lorsque vous aurez créé votre signature électronique, vous pourrez la sauvegarder pour une utilisation ultérieure. La prochaine fois que vous devrez signer un document dans Nitro Sign, il vous suffira de choisir parmi les signatures enregistrées.

Ajouter une signature électronique dans un document PDF

Vous avez déjà entendu parler d'« interruption analogique » ? Elle survient lorsque les workflows numérisés s'arrêtent net en raison de la nécessité d'imprimer des documents. Dans la situation de télétravail actuelle, les interruptions analogiques sont plus chronophages que jamais. Pour s'adapter à la nouvelle normalité et préparer l'avenir du travail numérique, l'eSigning est devenu incontournable. Apprendre à ajouter des signatures électroniques à vos PDF vous permettra d'optimiser vos workflows et d'améliorer la sécurité de vos documents.

Signer électroniquement un PDF dans Nitro Sign, étape par étape :

  1. Signez dans Nitro Sign.
  2. Sélectionnez « Envoyer pour signature » dans le coin supérieur droit.
  3. Dans l'invite suivante, sélectionnez votre document parmi les sources fournies.
  4. Une fois téléchargé, votre document s'ouvrira automatiquement dans Nitro Sign et vous pourrez ajouter le destinataire qui doit signer le document.
  5. L'invite à côté de chaque destinataire inclura une liste de champs à ajouter à votre document.
  6. Vous serez ensuite dirigé(e) vers l'invite Rédiger le message (remarque : vous pourrez modifier l'objet et le texte de l'e-mail qui accompagnera votre demande de signature).
  7. Une fois votre message rédigé et prêt pour l'envoi, cliquez sur le bouton « Demande de signature » (remarque : vous recevrez un message en haut à droite de l'écran indiquant « Demande de signature envoyée »).

Trouver une solution de signature électronique plus intelligente pour votre entreprise

Quel que soit votre secteur d'activité, votre organisation peut bénéficier de eSigning et des flux de travail numérisés, en particulier en ces temps difficiles.

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