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Comment mieux collaborer entre équipes de projet à distance

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Lauren Suggett

Voici la quatrième partie de notre série d'articles rédigés par Melissa Gratias, psychologue spécialiste de la productivité. Suivez-la sur Twitter @melissagratias

Sue coordonne les programmes de formation et de développement dans son entreprise. Elle doit collaborer par voie électronique avec les salles, les traiteurs, les intervenants externes, les parties prenantes internes ainsi que son superviseur. Elle a besoin d'un espace commun, accessible à tous ses partenaires, où elle peut stocker et collaborer sur des documents.

De nombreuses entreprises fournissent une infrastructure technique pour simplifier le partage et le stockage des documents professionnels. Habituellement, il s'agit de lecteurs réseau étiquetés avec des lettres aléatoires de l'alphabet (le lecteur C:, le lecteur N:, etc.).

Dans certains cas, les employés conservent également des fichiers sur des plateformes de stockage cloud, telles que Google Drive ou Dropbox, en particulier pour partager certains documents avec des parties externes. Le partage est important, mais c'est généralement la collaboration qui compte. Et grâce à Nitro Cloud, les entreprises profitent du meilleur des deux mondes.

You see, Sue has collaboration needs beyond the traditional share-a-document-on-a-network-drive routine. She juggles the needs of multiple, competing constituencies, half of which are outside vendors.

Actuellement, ses workflows impliquent l'envoi de documents par e-mail sous forme de pièces jointes et l'utilisation de feuilles de calcul pour suivre la progression du cycle de révision/approbation en constante évolution. Les parties prenantes du projet lui renvoient les documents modifiés par e-mail, puis elle transfère une à une toutes les corrections dans les versions maîtres, pour s'assurer que rien n'est oublié.

Sue est performante, mais dans l'ensemble, son approche de la collaboration est dépassée. Examinons comment un outil de collaboration tel que Nitro Cloud améliorerait ses workflows.

Gérer le processus de révision
Les supports de formation de son entreprise sont personnalisés pour chaque programme individuel. Pour consolider et coordonner toutes les modifications, Sue télécharge le classeur existant sur Nitro Cloud. Elle invite les parties prenantes à réviser le classeur et les autorise à insérer leurs modifications et annotations.

Chaque fois qu'un collaborateur accède à un document, Sue reçoit une notification par e-mail. Elle n'a pas besoin d'être à l'affût de « modifications furtives » ou de deviner qui a contribué ou non. Sue peut voir clairement si un intervenant clé n'a pas consulté le classeur et lui adresser un message de relance.

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Lauren Suggett

Exécution de contrats fournisseurs
Sue doit également coordonner l'exécution des contrats avec les fournisseurs extérieurs. Elle peut importer les documents des prestataires de services de son entreprise, insérer des champs pour leurs initiales et signatures, et envoyer les contrats aux traiteurs, salles et intervenants que son organisation a sollicités pour chaque formation. Les destinataires peuvent signer électroniquement ces documents en utilisant Nitro Cloud, même s'ils n'ont pas de compte. Ils peuvent également utiliser Axxerion CLM pour faciliter la gestion des contrats en interne.

Solliciter et obtenir des approbations
Le programme définitif de chaque formation est complexe et les horaires sont serrés. Pour que tout se passe bien, Sue demande à chaque intervenant de vérifier et de confirmer que l'heure, le lieu et le sujet de sa présentation sont correctement indiqués.

She uploads the agenda to Nitro Cloud and places a field for each speaker to apply their initials for approval. At the bottom of the agenda, she inserts a signature field for the program manager to sign. This workflow simultaneously communicates, validates, and finalizes the agenda.

Suivre chaque étape
Best of all, Sue always knows the status of her documents in Nitro Cloud. She can see whether a document has been viewed, is pending signature, or has been signed. She can also view the version history of any document she’s uploaded to see the evolution of the edits that her collaborators made.

Les projets complexes impliquant différentes parties prenantes sont difficiles à gérer avec les méthodes traditionnelles de partage de fichiers. Les pièces jointes envoyées par e-mail et les lecteurs réseau partagés qui n'offrent aucun suivi ou protection des documents peuvent nuire à la bonne exécution du projet. Et puis, qui est encore disponible aujourd'hui pour cela ?

You can try all of the workflows mentioned in this post, free with a Nitro Cloud account. Sign up today!

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