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Guide de la réussite informatique : étudier les outils PDF pour entreprise

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Follow these 7 steps to confidently choose the right PDF editor for your organization.

<h2>Suivez ces 7 étapes pour choisir en toute confiance l'éditeur de PDF le plus adapté à votre entreprise.<h2>

You’ve been tasked to find a new option for your company’s PDF needs…one that’s packed with features, super easy to use, simple to manage, and affordable to scale across broad swaths of users. With an abundance of choices available, it’s critical to find one that’s a perfect fit.

Here are 7 key steps to complete in your quest to find PDF tools for business that users will love:

<h3>1. Raise your hand.<h3>

This essential step will help identify your organization’s priorities.Talking with salespeople isn’t generally an IT Pro’s cup of tea – many spend time and energy dodging sales calls at all costs. However, getting in touch with a rep will force you to articulate the shortcomings of your current deployment and the reasons you’re looking for a change, which is really the first step in finding a solution to your problem. Such discussions may even uncover additional areas of need or opportunities to improve the current situation.

<h3>2. Take an internal inventory.<h3>

Examining your user base will ensure everyone ultimately gets what they need.
Après la conversation avec un représentant commercial, vous devrez mener une enquête auprès de votre base d'utilisateurs. Déterminez combien d'employés disposent actuellement d'un éditeur de PDF (l'occasion rêvée de repérer les licences non conformes, qui peuvent poser des problèmes par la suite) et combien en ont besoin. Étudiez les cas d'utilisation et les workflows les plus fréquents au sein de différents services. La création d'une courte enquête est un moyen rapide, facile (et gratuit !) de recueillir ces informations, et vous aidera à choisir les candidats pour l'étape 3.

<h3>3. Lancez un essai guidé.<h3>

Get your users into the product to evaluate its usability.
Même s'il est probable que vous ayez déjà testé le produit, il est utile de mettre en place un essai géré en équipe avec un échantillon d'utilisateurs concernés par l'outil. Encouragez-les à l'utiliser dans leurs flux de travail quotidiens et prenez note de toute lacune dans les fonctionnalités. Observez la vitesse à laquelle les utilisateurs s'approprient l'outil, ou s'ils ont besoin d'une formation. Un bon fournisseur devrait vous aider à identifier les éléments les plus importants à documenter pour préparer l'étape 4 !

<h3>4. Get executive buy-in.<h3>

Present proof points and user feedback to obtain signoff.
Armed with the insights you collected from the managed team trial, present your recommendations to company leadership. Involve the users that participated in the trial and ask them to share their personal experience with the product. If you think your vendor can add value by being a part of the meeting, don’t be afraid to ask.

<h3>5. Talk deployment and implementation.<h3>

Every environment has its quirks—get out ahead of any possible issues.
Some vendors disappear after they get a signed contract, which can make deployment a nightmare (and you look a little less credible). Make sure you iron out the strategy for getting the tools into the hands of your users and have vendor support, whether you’re installing on individual computers, terminal servers, or within virtualized environments.

<h3>6. Build awareness among users and gather feedback.<h3>

Unveil the tool that will help them work more efficiently than ever.
Une fois la nouvelle application PDF déployée, veillez à ce que tout le monde soit au courant de sa disponibilité. Après tout, comment voulez-vous que les utilisateurs adoptent un produit dont ils ignorent l'existence ? Demandez à votre fournisseur des ressources ou des didacticiels à partager, et mettez en place un système de feedback afin de suivre les progrès et de résoudre rapidement les problèmes éventuels.

<h3>7. Measure—and share—your success.<h3>

Démontrez la valeur de la nouvelle solution.
Way back in step four, you garnered executive buy-in for this project. Now with your new PDF solution up and running, it’s time to bring things full circle by demonstrating the impact of the initiative to key stakeholders. Talk to newly-equipped users about the productivity gains they’re experiencing, report on any decrease in PDF-related helpdesk tickets, and communicate the value you’re getting from your vendor’s customer success team. In doing so, you just might find it easier to obtain approval on your next project!

What are your tips for choosing the right software for teams, or even an entire organization? Share them in our comments section below.

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