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Guide de la réussite informatique : étudier les outils PDF pour entreprise

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Suivez ces 7 étapes pour choisir en toute confiance le bon éditeur PDFs pour votre organisation.

<h2>Suivez ces 7 étapes pour choisir en toute confiance l'éditeur de PDF le plus adapté à votre entreprise.<h2>

Vous avez été chargé de trouver une nouvelle option pour les PDFs besoins de votre entreprise… une solution riche en fonctionnalités, super facile à utiliser, simple à gérer et abordable pour s'adapter à de larges groupes d'utilisateurs. Avec une abondance de choix disponibles, il est essentiel de trouver celui qui convient parfaitement.

Voici 7 étapes clés à suivre dans votre quête pour trouver des outils PDF pour les entreprises que les utilisateurs vont adorer :

<h 3 > 1 . Levez la main.<h 3 >

Cette étape essentielle permettra d'identifier les priorités de votre organisation. Parler avec un vendeur n'est généralement pas la tasse de thé d'un Pro de l'informatique - beaucoup passent du temps et de l'énergie à esquiver les appels commerciaux à tout prix. Cependant, entrer en contact avec un représentant vous obligera à articuler les lacunes de votre déploiement actuel et les raisons pour lesquelles vous recherchez un changement, ce qui est vraiment la première étape pour trouver une solution à votre problème. De telles discussions peuvent même révéler des domaines supplémentaires de besoins ou des opportunités pour améliorer la situation actuelle.

<h3>2. Faites un inventaire interne.<h3>

L'examen de votre base d'utilisateurs garantira que chacun obtient finalement ce dont il a besoin.
Après la conversation avec un représentant commercial, vous devrez mener une enquête auprès de votre base d'utilisateurs. Déterminez combien d'employés disposent actuellement d'un éditeur de PDF (l'occasion rêvée de repérer les licences non conformes, qui peuvent poser des problèmes par la suite) et combien en ont besoin. Étudiez les cas d'utilisation et les workflows les plus fréquents au sein de différents services. La création d'une courte enquête est un moyen rapide, facile (et gratuit !) de recueillir ces informations, et vous aidera à choisir les candidats pour l'étape 3.

<h3>3. Lancez un essai guidé.<h3>

Impliquez vos utilisateurs dans le produit pour évaluer sa convivialité.
Même s'il est probable que vous ayez déjà testé le produit, il est utile de mettre en place un essai géré en équipe avec un échantillon d'utilisateurs concernés par l'outil. Encouragez-les à l'utiliser dans leurs flux de travail quotidiens et prenez note de toute lacune dans les fonctionnalités. Observez la vitesse à laquelle les utilisateurs s'approprient l'outil, ou s'ils ont besoin d'une formation. Un bon fournisseur devrait vous aider à identifier les éléments les plus importants à documenter pour préparer l'étape 4 !

<h 3 > 4 . Obtenez l'adhésion de la direction.<h 3 >

Présentez des points de preuve et les commentaires des utilisateurs pour obtenir l’approbation.
Armé des informations que vous avez recueillies lors de l’essai de l’équipe gérée, présentez vos recommandations à la direction de l’entreprise. Impliquez les utilisateurs qui ont participé à l’essai et demandez-leur de partager leur expérience personnelle avec le produit. Si vous pensez que votre fournisseur peut ajouter de la valeur en participant à la réunion, n’ayez pas peur de demander.

<h 3 > 5 . Parlez du déploiement et de la mise en œuvre.<h 3 >

Chaque environnement a ses bizarreries : devancez-vous sur tous les problèmes possibles.
Certains fournisseurs disparaissent après avoir obtenu un contrat signé, ce qui peut faire du déploiement un cauchemar (et vous paraître un peu moins crédible). Assurez-vous d'avoir affiné la stratégie pour mettre le Tool entre les mains de vos utilisateurs et bénéficier de support du fournisseur, que vous installiez sur des ordinateurs individuels, des serveurs de terminaux ou dans des environnements virtualisés.

<h 3 > 6 . Sensibilisez les utilisateurs et recueillez des commentaires.<h 3 >

Dévoilez l’outil qui les aidera à travailler plus efficacement que jamais.
Une fois la nouvelle application PDF déployée, veillez à ce que tout le monde soit au courant de sa disponibilité. Après tout, comment voulez-vous que les utilisateurs adoptent un produit dont ils ignorent l'existence ? Demandez à votre fournisseur des ressources ou des didacticiels à partager, et mettez en place un système de feedback afin de suivre les progrès et de résoudre rapidement les problèmes éventuels.

<h3>7. Mesurez – et partagez – votre succès.<h3>

Démontrez la valeur de la nouvelle solution.
À l’étape quatre, vous avez obtenu l’adhésion de la direction pour ce projet. Maintenant que votre nouvelle solution PDF est opérationnelle, il est temps de boucler la boucle en démontrant l’impact de l’initiative aux principales parties prenantes. Parlez aux utilisateurs nouvellement équipés des gains de productivité qu’ils constatent, signalez toute diminution des tickets d’assistance liés aux PDF et communiquez la valeur que vous obtenez de l’équipe de réussite client de votre fournisseur. Ce faisant, vous trouverez peut-être plus facile d’obtenir l’approbation de votre prochain projet!

Quels sont vos conseils pour choisir le bon logiciel pour les équipes, voire toute une organisation ? Partagez-les dans notre section commentaires ci-dessous.