Blog Nitro

Pourquoi les signatures électroniques changent la donne pour l'approvisionnement

Nitro_eSign&RequestSignatures@2x.png

La numérisation du processus de signature avec eSignatures est essentielle pour aider les équipes d'approvisionnement à conclure les affaires plus rapidement et à créer une efficacité opérationnelle.

Si vous travaillez dans le domaine des achats, vous passez la majeure partie de votre journée à développer, gérer et exécuter une multitude d'accords. Que vous évaluiez des demandes de propositions ou supervisiez le processus de sélection des fournisseurs, vous prenez toutes les décisions d'achat critiques pour l'entreprise. Et parce que tous ces accords nécessitent une tonne de va-et-vient, il est important de mettre en place des flux de travail rationalisés et efficaces.

Traditionnellement, les équipes d'approvisionnement impriment, signent et scannent manuellement tous leurs contrats et accords. Mais ce processus est devenu lourd et compliqué pendant la pandémie. En fait, plus de 60 % des employés n'ont pas d'imprimante ou de scanner à la maison . En conséquence, les achats finissent par perdre des heures à rechercher des signatures, ce qui entraîne des retards de contrat ou, pire encore, des pertes de contrats.

La numérisation est plus importante que jamais et les CPO ont réalisé que les flux de travail basés sur le papier ne sont plus durables. Selon l'enquête 2021 CPO Survey de Deloitte, 48 % des personnes interrogées indiquent que la transformation numérique est une priorité absolue (un bond de 20 % par rapport à 2019 ). La numérisation du processus de signature avec eSignatures est essentielle pour aider les équipes d'approvisionnement à conclure des affaires plus rapidement et à créer une efficacité opérationnelle. Si votre équipe n'utilise pas déjà eSignatures, voici trois raisons de commencer.

Comment les achats peuvent bénéficier des signatures électroniques

1 . Obtenez des accords signés rapidement

Une solution de signature électronique offre des fonctionnalités telles que la signature en masse et des modèles pour accélérer les workflows de signature. Avec la signature groupée , les utilisateurs peuvent envoyer des demandes de signature individuelles à 250 destinataires en une seule fois, et les modèles éliminent le besoin de recréer un document pour chaque nouveau contrat. De plus, vous pouvez signer des accords sur n'importe quel appareil afin qu'il soit plus facile d'obtenir une approbation plus rapide.

Les intégrations d'automatisation et de gestion de la relation client contribuent également à accélérer l'exécution des accords. Grâce à des intégrations telles que Zapier™ , Power Automate® et Salesforce® , les équipes d'approvisionnement peuvent automatiser les tâches manuelles, suivre les demandes de signature en attente et améliorer le délai d'exécution des documents signés.

2 . Réduire les coûts

Si vous disposez déjà d'un outil de signature électronique, vous payez peut-être trop cher pour certaines fonctionnalités. Saviez-vous que de nombreux fournisseurs utilisent des limites de transaction ? Ainsi, si vous dépassez votre limite, vous devez acheter des forfaits supplémentaires et coûteux. Contrairement à ses concurrents, Nitro Sign a un modèle de tarification flexible afin que les équipes aient plus de contrôle sur leurs dépenses de signature électronique et puissent éviter les coûts cachés.

Désormais, si votre équipe n'utilise pas les signatures électroniques et s'appuie toujours sur des contrats papier, les économies de coûts peuvent être encore plus importantes. PwC a constaté qu'une entreprise moyenne dépense 20 $ en main-d'œuvre pour classer du papier, 120 $ pour rechercher un document manquant et 220 $ pour recréer un document perdu. Cela signifie qu'une entreprise avec 1 , 000 employés dépense environ 3 $. 5 millions par an sur des problèmes créés par le papier.

Parce qu'un outil de signature électronique numérise l'ensemble du processus de signature, l'approvisionnement peut minimiser l'utilisation de papier et réduire tous les coûts administratifs (et les heures) consacrés à la préparation, l'envoi et le stockage des documents.

3 . Minimisez les erreurs et les risques

La gestion manuelle des contrats est non seulement coûteuse, mais elle présente également un risque inutile pour les parties prenantes internes et externes . Selon Net Diligence , environ 10 % de toutes les violations et incidents impliquent des enregistrements papier. Avec eSignatures, vous pouvez protéger vos documents et vos données avec des journaux d'audit intégrés et des protocoles de sécurité.

Lorsque vous utilisez un outil comme Nitro Sign, vous pouvez configurer une authentification à deux facteurs et une authentification unique pour tous vos documents sensibles. Nitro maintient également un rapport AICPA SOC 2 ® Type 2 sur les contrôles relatifs à la sécurité, à la disponibilité, à la confidentialité et à la vie privée, ainsi qu'une évaluation de la conformité à la sécurité HIPPA des contrôles internes.

De plus, la fonction de piste d'audit conserve un enregistrement détaillé de toutes les activités liées aux documents, ce qui donne aux achats plus de visibilité et de capacités de suivi. Il collecte également des données au fur et à mesure qu'un document passe par différentes étapes, ce qui prouve la conformité et la preuve qu'un document a été légalement signé.

Prêt à rationaliser votre processus d'approvisionnement ?

Il est temps d'adopter des flux de travail sans papier et d'adopter la bonne solution de signature électronique pour répondre à vos besoins d'approvisionnement. Contactez-nous pour savoir ce que Nitro Sign peut faire pour votre entreprise et commencer à profiter de la signature électronique illimitée eSigning aujourd'hui.

Des signatures électroniques
Un leader dans les signatures électroniques
Nitro Sign reconnu comme leader dans le rapport radar 2022 GigaOm pour les signatures électroniques. En savoir plus sur l'évaluation et l'analyse par GigaOm des principaux fournisseurs de signature électronique de la catégorie.