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Comment obtenir l'accord des parties prenantes pour la signature électronique

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Le fait d'abandonner des workflows centrés sur le papier pour adopter des flux numériques soulève toujours des questions relatives à la sécurité des documents, en particulier en matière de signatures.

L'espace de travail moderne devient de plus en plus numérique et les workflows sont en constante évolution. L'avenir de la productivité s'appuiera sur la signature électronique : une alternative sûre, légale et efficace aux processus analogiques fastidieux basés sur le papier.

Le fait d'abandonner des workflows centrés sur le papier pour adopter des flux numériques soulève toujours des questions relatives à la sécurité des documents, en particulier en matière de signatures. Que vous signiez ou demandiez des signatures, vous souhaitez vous assurer que vos documents sont protégés et que les signatures sont authentiques et légalement reconnues.

Les signatures électroniques sont-elles sûres ?

En bref, oui, les signatures électroniques sont sécurisées et légales si vous utilisez des outils de signature électronique conformes à la législation en vigueur . Voici ce que vous devez savoir :

Aux États-Unis, les signatures électroniques sont régies par la loi américaine sur les signatures électroniques dans le cadre commercial national et international (ESIGN pour Electronic Signatures Act in Global and National Commerce) et la loi uniforme relative aux transactions électroniques (UETA pour Uniform Electronic Transactions Act). Bien que ces lois ne stipulent pas précisément les normes de sécurité relatives aux signatures électroniques, elles exigent une intention de signer, l'attribution logique de la signature et la conservation des dossiers.

Dans l'Union européenne, le règlement sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (eIDAS) définit trois types de signatures électroniques (standard, avancée et électronique) ayant chacune un niveau de sécurité différent. Les meilleures solutions eSigning respectent ces normes légales et vont bien au-delà pour garantir que vos signatures et vos documents sont sécurisés et acceptés dans le monde entier.

Faire adopter une solution eSigning : 3 étapes pour y parvenir

Étape 1 : menez vos recherches pour prouver le retour sur investissement.

Il y a de fortes chances que votre entreprise dépense des sommes considérables pour imprimer des documents dans le seul but de les signer. Une solution eSigning dématérialisée vous permettra de gagner des heures et des heures de productivité et d'améliorer les résultats de votre entreprise.

Posez stakeúder quelques questions clés lorsque vous planifiez votre argumentaire d'adhésion ou faites le travail vous-même. Combien votre organisation dépensent-elles par an en classement papier ? Il peut en coûter à une seule organisation 880 $ pour entretenir un classeur à cinq tiroirs par an, sans parler des 11 $ par an et par pouce de documents papier stockés, selon le National Technical Information Service du département américain du Commerce (NTIS).

Une autre question importante à se poser concerne la sécurité des dossiers au format papier de votre entreprise. 90 % des entreprises américaines déclarent avoir subi une fuite de données ou avoir perdu des fichiers sensibles, et 21 % des principales infractions concernent les documents papier. En dotant vos effectifs modernes et agiles d'une solution de productivité PDF et signature électronique, vous pouvez obtenir un avantage concurrentiel et gagner en sécurité, avec à la clé des économies considérables.

Étape 2 : préparez-vous à faire face à la réticence.

Bien que les signatures électroniques soient juridiquement contraignantes depuis près de 20 ans , soyez prêt à faire face aux réactions négatives et à la résistance au changement, car la plupart des travailleurs du savoir supposent que les nouvelles technologies ont une courbe d'apprentissage énorme. Avec la bonne solution de signature électronique, cependant, les taux d'adoption seront rapides et créeront finalement un lieu de travail plus fluide avec des flux de travail transparents.

N'oubliez pas que le personnel s'appuie sur des workflows uniques et évolutifs. Par conséquent, supposer qu'une nouvelle solution eSigning et de productivité PDF ne sera jamais assez polyvalente ne suffira pas. Pour parer à cela, testez la solution Nitro pour permettre aux dirigeants de votre entreprise de constater par eux-mêmes la rapidité, la facilité et la sécurité avec lesquelles ils peuvent signer des documents PDF. Comment ? Grâce à un cryptage puissant, une sécurité basée sur des certificats, ainsi que des autorisations et des mots de passe personnalisés. Le bon partenaire eSigning sera un expert en gestion du changement et sera à même d'aider vos équipes informatiques à travailler plus intelligemment sans redoubler d'efforts.

Étape 3 : soyez convaincant.

Une fois que vous aurez présenté les chiffres aux stakeholders et que vous aurez revu les points sensibles, il sera temps d'en faire profiter vos travailleurs du savoir.

Le bon partenaire de signature électronique disposera d'une messagerie et d'une communication ponctuelles pour aider les parties prenantes à comprendre les avantages de la mise en œuvre d'une solution de signature électronique , notamment :

  • Gagner du temps et simplifier les processus
  • Réduire les coûts liés aux processus papier
  • Améliorer l'efficacité des workflows quotidiens
  • Stimuler la productivité et la satisfaction des travailleurs
  • Adopter la transformation numérique dans l'ensemble de l'entreprise
  • Réduire l'empreinte écologique des processus basés sur le papier
  • Déployer une adoption fluide et immédiate

Vous avez besoin d'une solution de signature de documents sécurisée ?

En ces temps difficiles, les entreprises ont plus que jamais besoin de signatures électroniques sécurisées pour rester productives quel que soit le lieu de leurs opérations. Que vous soyez aux États-Unis ou à l'étranger, Nitro Sign est conforme aux législations américaines et européennes, et vous offre une solution de signature électronique incomparable.

Commencez avec Nitro Sign gratuitement dès aujourd'hui. Pas de complications, pas de pièges et pas de limites, c'est promis.

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