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Comment obtenir l'accord des parties prenantes pour la signature électronique

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Le fait d'abandonner des workflows centrés sur le papier pour adopter des flux numériques soulève toujours des questions relatives à la sécurité des documents, en particulier en matière de signatures.

L'espace de travail moderne devient de plus en plus numérique et les workflows sont en constante évolution. L'avenir de la productivité s'appuiera sur la signature électronique : une alternative sûre, légale et efficace aux processus analogiques fastidieux basés sur le papier.

Le fait d'abandonner des workflows centrés sur le papier pour adopter des flux numériques soulève toujours des questions relatives à la sécurité des documents, en particulier en matière de signatures. Que vous signiez ou demandiez des signatures, vous souhaitez vous assurer que vos documents sont protégés et que les signatures sont authentiques et légalement reconnues.

Les signatures électroniques sont-elles sûres ?

In short, yes, electronic signatures are secure and legal if you’re using eSigning tools that comply with relevant legislation. Here’s what you should know:

Aux États-Unis, les signatures électroniques sont régies par la loi américaine sur les signatures électroniques dans le cadre commercial national et international (ESIGN pour Electronic Signatures Act in Global and National Commerce) et la loi uniforme relative aux transactions électroniques (UETA pour Uniform Electronic Transactions Act). Bien que ces lois ne stipulent pas précisément les normes de sécurité relatives aux signatures électroniques, elles exigent une intention de signer, l'attribution logique de la signature et la conservation des dossiers.

Dans l'Union européenne, le règlement sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (eIDAS) définit trois types de signatures électroniques (standard, avancée et électronique) ayant chacune un niveau de sécurité différent. Les meilleures solutions eSigning respectent ces normes légales et vont bien au-delà pour garantir que vos signatures et vos documents sont sécurisés et acceptés dans le monde entier.

Faire adopter une solution eSigning : 3 étapes pour y parvenir

Étape 1 : menez vos recherches pour prouver le retour sur investissement.

Il y a de fortes chances que votre entreprise dépense des sommes considérables pour imprimer des documents dans le seul but de les signer. Une solution eSigning dématérialisée vous permettra de gagner des heures et des heures de productivité et d'améliorer les résultats de votre entreprise.

Ask key stakeholders some questions as you plan your buy-in pitch—or do the legwork yourself. How much does your organization spend per year on filing paper? It can cost a single organization $880 to maintain a five-drawer file cabinet per year, not to mention the $11 per year per inch of paper documents stored, according to the U.S. Department of Commerce’s National Technical Information Service (NTIS).

Une autre question importante à se poser concerne la sécurité des dossiers au format papier de votre entreprise. 90 % des entreprises américaines déclarent avoir subi une fuite de données ou avoir perdu des fichiers sensibles, et 21 % des principales infractions concernent les documents papier. En dotant vos effectifs modernes et agiles d'une solution de productivité PDF et signature électronique, vous pouvez obtenir un avantage concurrentiel et gagner en sécurité, avec à la clé des économies considérables.

Étape 2 : préparez-vous à faire face à la réticence.

Although eSignatures have been legally binding for nearly 20 years, be prepared to handle pushback and resistance to change because most knowledge workers assume new tech has a huge learning curve. With the right eSigning solution, however, adoption rates will be quick and ultimately create a more frictionless workplace with seamless workflows.

N'oubliez pas que le personnel s'appuie sur des workflows uniques et évolutifs. Par conséquent, supposer qu'une nouvelle solution eSigning et de productivité PDF ne sera jamais assez polyvalente ne suffira pas. Pour parer à cela, testez la solution Nitro pour permettre aux dirigeants de votre entreprise de constater par eux-mêmes la rapidité, la facilité et la sécurité avec lesquelles ils peuvent signer des documents PDF. Comment ? Grâce à un cryptage puissant, une sécurité basée sur des certificats, ainsi que des autorisations et des mots de passe personnalisés. Le bon partenaire eSigning sera un expert en gestion du changement et sera à même d'aider vos équipes informatiques à travailler plus intelligemment sans redoubler d'efforts.

Étape 3 : soyez convaincant.

Une fois que vous aurez présenté les chiffres aux stakeholders et que vous aurez revu les points sensibles, il sera temps d'en faire profiter vos travailleurs du savoir.

The right eSigning partner will have on-point messaging and communication lined up to help stakeholders understand the benefits of implementing an eSign solution, including:

  • Gagner du temps et simplifier les processus
  • Réduire les coûts liés aux processus papier
  • Améliorer l'efficacité des workflows quotidiens
  • Stimuler la productivité et la satisfaction des travailleurs
  • Adopter la transformation numérique dans l'ensemble de l'entreprise
  • Réduire l'empreinte écologique des processus basés sur le papier
  • Déployer une adoption fluide et immédiate

Vous avez besoin d'une solution de signature de documents sécurisée ?

En ces temps difficiles, les entreprises ont plus que jamais besoin de signatures électroniques sécurisées pour rester productives quel que soit le lieu de leurs opérations. Que vous soyez aux États-Unis ou à l'étranger, Nitro Sign est conforme aux législations américaines et européennes, et vous offre une solution de signature électronique incomparable.

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