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La signature électronique signe la fin du règne des processus papier

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Le travailleur Office moyen utilise encore 10,000 feuilles de papier chaque année. Et le coût d'utilisation,de stockage et de classement de tout ce papier est de 13 à 31 fois le prix d'achat du papier lui-même. En conséquence, les entreprises gaspillent 8 milliards de dollars par an en gérant le papier.

Bien que la plupart des entreprises disent qu'elles essaient de réduire leur consommation de papier, la réalité est que le travailleur moyen Office utilise toujours 10,000 feuilles de papier chaque année. Et le coût d'utilisation,de stockage et de classement de tout ce papier est de 13 à 31 fois le prix d'achat du papier lui-même. En conséquence, les entreprises gaspillent 8 milliards de dollars par an en gérant le papier.

Selon Paper-Free Progress, plus de 51 % des documents sont imprimés juste à des fins de signature, mais nous pensons qu'il est temps que les entreprises renoncent au règne du papier. La solution permettant d'améliorer l'efficacité et de réduire les coûts inutiles—des ventes au service à la clientèle—se trouve dans l'eSigning (la signature électronique). La question qui se pose est la suivante  : comment faire pour que les entreprises passent à la signature électronique et au bureau sans papier ? Lisez la suite pour le savoir.

La réalité d'un lieu de travail utilisant du papier

C'est une lapalissade que d'affirmer que les entreprises ont toujours utilisé du papier. Des télécopies aux contrats en passant par les rapports trimestriels de 50 pages, la documentation papier a été cœur même de l'environnement professionnel. Toutefois, imaginez que vous essayez de suivre le rythme dans un bureau moderne en utilisant votre fidèle Rolodex ou machine de traitement de texte. Pour rester compétitif, il est essentiel d'évoluer avec son temps et d'adopter des technologies plus productives.

Non seulement le papier rend votre Office inefficace (les employés passent en moyenne quatre heures par semaine sur des tâches liées au papier), mais il est également coûteux à entretenir. Au-delà de l'argent dépensé en rames de papier,il y a les coûts supplémentaires de l'encre,de l'entretien des machines, des classeurs,etc. En fait, le NTIS(National Technical Information Service) du département américain du Commerce rapporte qu'il en coûte 880 $ par an pour entretenir un seul classeur à cinq tiroirs, plus 11 $ supplémentaires par an pour chaque centimètre de documents conservés dans stockage.

Au regard du coût de la recherche des documents perdus et de la nécessité éventuelle de les remplacer, il appert clairement qu'un lieu de travail fonctionnant avec du support papier est non seulement inefficace, coûteux et destructeur pour l'environnement, mais qu'il n'a tout simplement plus sa place dans un monde numérique en pleine expansion.

Avantages de l'eSigning

Le passage à une solution de signature électronique présente des avantages incontestables : vous pouvez économiser du temps et de l'argent, renforcer la sécurité des données et assurer la tranquillité de vos clients. Mais ce n'est pas tout.

Rationalisez les tâches qui sont traditionnellement effectuées sur papier : au lieu d'avoir à rechercher un fichier ou à extraire un document d'une pile de papiers sur votre bureau, une solution sans papier vous permet d'accéder facilement à un document, de le personnaliser et de le faire signer rapidement. et sans effort. De plus, ces tâches deviennent facilement reproductibles, répétables et pratiquement automatisées avec une solution sans papier. Et la meilleure partie ? L'envoi d'une facture ou d'un fichier numérique à votre client vers eSign signifie que les ventes s'accélèrent , car vous n'attendez pas une réunion en personne pour obtenir une signature ou comptez les jours pendant qu'un document vous est renvoyé par courrier postal.

Réduire les coûts d'encre, de papier, de toner et d'entretien des machines : les coûts d'entretien d'un bureau fonctionnant avec du support papier mettent à mal vos résultats et sont à l'origine d'innombrables inefficacités. Au lieu d'imprimer des tonnes de documents à signer, envoyez-les sous forme numérique et classez-les dans le cloud pour réaliser des économies de temps et d'argent et rationaliser les processus.

Améliorer le partage et la traçabilité des documents : le partage des connaissances est un élément essentiel à la réussite des entreprises, et l'utilisation d'une solution sans papier permet aux parties prenantes d'accéder plus facilement aux bons documents 24 h sur 24, 7 j/7 et365 j/an. Lorsqu'une personne est hors du bureau, un collègue n'a pas à se rendre dans son bureau pour fouiller dans les dossiers afin de trouver le bon document. Il lui suffit de le récupérer, de l'envoyer et de le faire signer rapidement et facilement. Cette solution facilite également la vérification des traces écrites, ce qui, dans un monde de plus en plus exposé à la violation des données, est un élément essentiel en matière de sécurité des documents.

Renforcer la sécurité et la responsabilité : dans une enquête menée par le Ponemon Institute , 71 % des professionnels de l'informatique ont signalé des incidents au cours desquels des fichiers papier sensibles ou confidentiels ont été perdus ou égarés, et 53 % des personnes interrogées ont indiqué que les employés laissent ces documents sur des imprimantes communes. , dans des salles de réunion ou ailleurs, y compris à l'extérieur du bureau. En raison de la menace croissante de violation de données , il est important de pouvoir sécuriser les documents confidentiels en restreignant l'accès et en étant capable de vérifier rapidement l'historique d'un document. En fait, les entreprises sans protection contre les violations de données pourraient faire face à des coûts supérieurs à 3 $. 86 millions , sans parler des amendes et des frais de justice liés aux violations du règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE .

Renforcez la confiance des consommateurs : Selon le Ponemon Institute , les organisations qui ont perdu moins de 1 % de leurs clients en raison d'une violation de données ont enregistré une perte totale moyenne de 2 $. 8 millions de revenus. Les entreprises qui ont perdu 4 % ou plus ont enregistré des pertes de 6 millions de dollars. Avec une solution de signature électronique sans papier, les clients ont la tranquillité d'esprit de savoir que leurs données sont sécurisées, sûres et facilement accessibles.

Transformation numérique et solution de signature électronique

La technologie numérique et les signatures électroniques transforment le fonctionnement quotidien des entreprises. Les organisations utilisent la signature électronique pour modifier les processus de signature de documents afin de rendre les opérations plus agiles, rentables et rapides, et de créer de meilleures expériences client. Ce changement est évident dans d'innombrables industries - de l'éducation à la fabrication en passant par l'immobilier - qui utilisent chaque jour des documents, des accords et des contrats par dizaines, centaines, voire milliers.

Dans l'immobilier,par exemple, les courtiers en hypothèques utilisent des signatures électroniques pour rationaliser le processus de signature de divulgation.Au lieu de faxer ou d'envoyer des documents par e-mail et d'attendre que les signatures reviennent par courrier postal ou par Officeenvoi, l'eSigning électronique permet aux clients de signer électroniquement des documents et rationalise ainsi le processus d'achat d'une maison. Ce qui était autrefois un processus de plusieurs semaines peut se produire en quelques jours avec eSigning.

Dans le secteur manufacturier, les solutions de signature électronique comblent le fossé entre les départements en permettant le transfert rapide et facile des projets et des procédures ; et dans le secteur de l'assurance, l'eSigning fait en sorte que les processus papier ne monopolisent pas le temps et les revenus. Mieux encore, lorsque les clients peuvent signer rapidement et numériquement des documents, cela réduit le temps de cycle et augmente les taux de clôture, ce qui rend les clients et les clients plus heureux.

La mise en œuvre de nouveaux outils et solutions peut être difficile pour tout le monde, mais avec le bon niveau de gestion du changement en place, la transformation numérique peut être un processus passionnant et transparent. Il y a une raison pour laquelle tant d'entreprises sont allées au-delà du stylo et du papier et ont adopté les processus sans papier et la signature électronique. Grâce à une gestion efficace du changement, vous pouvez obtenir une adhésion à l'échelle de l'entreprise, accélérer l'adoption par les utilisateurs, augmenter la productivité et augmenter les résultats.

Si vous êtes prêt à dire adieu au monde du papier, inscrivez-vous à notre webinaire portant sur l'eSigning, grâce auquel vous apprendrez de quelle façon la technologie de productivité documentaire peut améliorer votre flux de travail, réduire vos coûts et rendre votre entreprise plus efficace.

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