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Un e-mail n'est pas conservé de manière définitive

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This article is part two in our series from productivity psychologist, Melissa Gratias

Dan aimait sa boîte de réception de messagerie. Il la consultait plusieurs fois par heure, y compris depuis son smartphone. Il y conservait pratiquement tous ses e-mails ; il avait pour habitude de ne supprimer et de ne classer qu'un nombre restreint d'e-mails. Quand il avait besoin de retrouver un e-mail, il triait sa boîte de réception ou faisait une recherche et, après quelques manipulations, il trouvait généralement ce qu'il cherchait. Puis, son entreprise a mis en place un changement de politique : les e-mails datant de plus de 90 jours seraient dorénavant supprimés automatiquement.

Selon le groupe Radicati, les volumes d'e-mails augmentent de 35 % tous les deux ans, mais les entreprises luttent contre cette tendance. Cette bataille est visible partout, qu'il s'agisse de l'introduction des « vendredis en face à face » ou de l'interdiction d'envoyer des e-mails pendant une semaine. De nombreuses entreprises imposent même des limites de durée de conservation des e-mails dans la boîte de réception d'un utilisateur. Mais d'où vient tout ce branle‑bas de combat ?

It comes down to good management of business records.

Que contiennent les documents de l'entreprise ? Des informations, des données et des événements qui méritent d'être conservés. Mais également les décisions prises, les accords conclus, les conseils donnés ou les documents produits. Ils ont des implications juridiques et réglementaires qui vont bien au-delà du raisonnement du type « je pourrais en avoir besoin un jour » que les gens utilisent pour justifier le fait de conserver un trop grand nombre d'e-mails. Pour une gestion optimale des documents de l'entreprise, il faut que les bonnes informations soient organisées dans le meilleur format.

Une chaîne de correspondance par e-mail peut constituer un document d'entreprise. Néanmoins, si elle est stockée entre une demande relative à un déjeuner et les actualités du jour, alors elle sera probablement perdue.

De plus, la plupart des documents d'entreprise comportent des dates d'expiration au-delà desquelles ils ne devraient pas être conservés. Il est très difficile de supprimer des documents d'entreprise qui ont expiré lorsque la quantité d'informations à trier est vertigineuse.

One company with whom I work requires its associates to convert emails that need to be retained into PDF documents, then save them on a network drive. Emails left in Outlook are deleted after a few months – there is no permanent storage available in Outlook at all.

Que penser de cette approche consistant à convertir en PDF les e-mails que vous souhaitez conserver ? Je pense qu'elle présente plusieurs avantages :
• Tous vos documents électroniques, y compris les communications pertinentes par e-mail, seront consolidés. Toutes vos informations seront donc réunies.
• Vos documents électroniques pourront être enregistrés dans un espace partagé (ou partageable), ce qui permettra à vos collègues d'accéder aux documents professionnels pertinents qui vous sont envoyés par e-mail.
• Vous serez moins dépendant de votre messagerie électronique en tant qu'outil de gestion des informations (ce qu'elle n'est pas). Elle aura davantage le statut de boîte aux lettres postale.
• Si votre entreprise modifie ses programmes de gestion des e-mails ou ses politiques de conservation, cela n'aura aucune incidence sur vous.

La conversion des e-mails en PDF comporte toutefois un hic : Outlook ne dispose pas d'un outil intégré permettant d'enregistrer un e-mail au format PDF. Vous pouvez effectivement enregistrer l'e-mail au format HTML ou texte, mais l'avantage de la conversion en PDF, c'est que la mise en page d'origine est conservée. Heureusement, Nitro supprime cet obstacle grâce à son plug-in Outlook qui vous permet de créer un document PDF à partir d'un e-mail en un seul clic. Jetez un œil au tutoriel vidéo ci-dessous :

Business records are important and worth saving, but their native formats aren’t always the best way to store them. We’re used to scanning paper to PDF to facilitate better storage – is converting email to PDF so different?

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