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Un e-mail n'est pas un outil de gestion de document

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À quand remonte la dernière fois que vous avez envoyé un document à quelqu'un par e-mail ou recherché frénétiquement votre boîte de réception à la recherche d'un fichier que quelqu'un vous avait déjà envoyé ? Si vous avez fait les deux choses récemment, vous n'êtes pas seul : les travailleurs du savoir utilisent habituellement le courrier électronique pour stocker et transmettre des documents, sacrifiant l'accessibilité, la sécurité et la traçabilité qu'offrent les solutions plus modernes.

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Dans notre nouvelle série de la psychologue de la productivité Melissa Gratias , nous examinerons les habitudes de messagerie improductives de la main-d'œuvre d'aujourd'hui et partagerons des suggestions pour mettre à jour votre approche de la messagerie électronique.

Pendant neuf ans, Katherine a géré sa messagerie professionnelle et personnelle via un compte Hotmail. Elle aimait la façon dont ses pièces jointes étaient facilement accessibles et se transmettait des documents à elle-même afin que ses fichiers puissent être centralisés dans ses dossiers de courrier électronique. Ensuite, son monde a été secoué. Son organisation a déplacé tous les employés vers Gmail et l'histoire d'amour de Katherine avec Hotmail n'était plus. Mais que pouvait-elle faire de tous ses documents ?

En tant que psychologue de la productivité qui aide les gens à être plus efficaces au travail, la gestion des e-mails est un sujet que j'aborde quotidiennement avec des clients comme Katherine. Et, il y a deux fonctions dans chaque programme de messagerie que j'aimerais pouvoir supprimer, ou au moins masquer : ( 1 ) Répondre à tous et ( 2 ) Joindre un fichier. Je suis convaincu que Reply All finira par provoquer une apocalypse zombie. Je suis également convaincu que Attach File est l'équivalent actuel de Trouble with Tribbles .

Joindre des documents à des e-mails à des fins de collaboration et de partage d'informations était une innovation à ses débuts. Le trombone était notre ami ! Vous vous souvenez du petit trombone Windows qui faisait des backflips et qui avait des yeux ? Son cousin vivait dans Outlook et existait pour nous aider à transmettre des brouillons de documents à nos patrons, des contrats à nos clients et des messages inspirants aux membres de la famille sans méfiance. N'est-il pas ironique que la caractéristique du courrier électronique plus responsable de la révolution sans papier qu'autre chose soit symbolisée par un trombone ?

Le trombone n'est plus votre ami.

Avec les serveurs partagés et le stockage basé sur le cloud Tool comme Box et Dropbox, il n'est plus nécessaire de joindre des fichiers aux e-mails. Cependant, le travailleur de l'information moyen reçoit toujours six pièces jointes par jour.

Ainsi, en plus des disques durs, des serveurs, du stockage portable, du stockage en nuage et d'autres outils de collaboration de documents, nos fichiers électroniques sont désormais enregistrés en tant que pièces jointes aux e-mails. Outlook et Google Mail sont devenus un autre emplacement de stockage de documents. Le problème avec cela est que la dispersion de nos fichiers électroniques à travers ces différents emplacements entraîne des problèmes de contrôle de version, de duplication de fichiers et de désorganisation.

Les informations électroniques doivent être consolidées autant que possible, et la première option de stockage de fichiers à éliminer est votre système de messagerie. Le courrier électronique sert à gérer la correspondance, pas les documents, de toute façon. Si Katherine n'avait pas stocké autant de documents dans Hotmail, elle aurait eu une transition beaucoup plus facile vers Gmail.

Trois étapes pour briser l'habitude du trombone

1. Choisissez un emplacement par défaut où vous sauvegarderez la grande majorité de vos fichiers électroniques. Cet endroit doit être accessible, sécurisé et vous permettre de partager des documents sans les joindre à des e-mails.
2. Imaginez que le trombone n'existe pas. Apprenez à créer un lien hypertexte vers des fichiers plutôt que de les joindre. Créez des workflows de collaboration dans Nitro Cloud. Faites tout ce qu'il faut pour réduire votre dépendance au trombone.
3. Parcourez vos anciens e-mails. Détachez et enregistrez les documents nécessaires dans votre emplacement de sauvegarde par défaut.

Le courrier électronique n'est pas une solution de gestion de documents. Si vous créez uniquement un e-mail pour joindre un document, il existe de meilleures façons. De plus, comme Katherine l'a appris, le courrier électronique est le dernier endroit que vous souhaitez choisir pour votre emplacement de fichier par défaut. Surtout si c'est Hotmail, n'est-ce pas ?

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