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Simplifier les formalités administratives pour les nouveaux employés

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Si votre service RH n'a pas encore rejoint le mouvement numérique, voici trois bonnes raisons de mettre en ligne vos documents de recrutement et autres procédures RH. Inscrivez-vous à Nitro dès maintenant !

Les formalités administratives liées à l'embauche de nouveaux employés sont déjà difficiles à gérer en temps normal. En période de pandémie, les équipes RH sont encore plus mises à l'épreuve, en particulier celles qui travaillent pour des entreprises qui continuent d'avoir recours aux processus papier. Ces nouveaux impératifs de travail à distance ont rendu encore plus indispensable la numérisation des documents de recrutement.

Dans le premier volet de notre rapport consacré à l'avenir du monde du travail, nous avons constaté une baisse de 52 % des impressions à l'échelle mondiale, les employés se tournant vers le télétravail. Ces chiffres continueront à diminuer à mesure que les organisations reconnaîtront l'intérêt d'avoir plus d'équipes distantes et moins de papier à manipuler.

Si votre service RH n'a pas encore rejoint le mouvement numérique ou souffre de lacunes dans ses workflows, voici trois bonnes raisons de mettre en ligne vos documents de recrutement.

3 bonnes raisons de numériser vos documents de recrutement

1. Gain de temps et d'argent

Il n'y a encore pas si longtemps, les entreprises du monde entier consommaient énormément de papier. En effet, des données de 2017 révèlent qu'une personne générait en moyenne 10 000 feuilles de papier par an. Non seulement la dépendance au papier a un impact négatif sur l'environnement, mais elle ralentit également le travail : l'impression, le classement et la recherche de documents peuvent devenir très chronophages lorsque ces tâches sont répétées. En numérisant vos documents de recrutement, vous pourrez à la fois faire gagner du temps aux RH et réaliser des économies.

2. Amélioration de la précision et de la conformité

Les documents de recrutement électroniques peuvent aider les équipes RH à éviter les erreurs et les anomalies qui apparaissent naturellement lors de l'onboarding manuel de nouveaux employés. Des solutions telles que Nitro PDF Pro™ peuvent aider votre service RH à appliquer les procédures de l'entreprise de manière cohérente grâce à l'utilisation de formulaires à remplir, à la conservation à long terme des documents, au suivi des documents et au partage sécurisé.

3. Facilitation de la collaboration

Avec une solution de partage de PDF, les RH peuvent collaborer plus efficacement avec les membres des autres équipes sans avoir à imprimer une seule page. Et en ajoutant un outil de signature électronique à l'équation, vous simplifierez encore davantage votre processus d'embauche grâce à la possibilité de faire signer de manière électronique chaque document d'onboarding.

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Les documents de recrutement qui peuvent être signés électroniquement en ligne

Les documents de recrutement électroniques pourraient bien changer la vie de votre service RH. Au lieu d'avoir à imprimer et/ou scanner des dizaines de documents, vos employés pourront faire signer les nouvelles recrues de manière sécurisée et vérifiée, sans jamais s'approcher d'une imprimante.

Parmi la liste des documents de recrutement pouvant être remplis en ligne, citons :

  • les formulaires W-4 et les formulaires fiscaux ;
  • les formulaires et vérifications d'admissibilité I-9 ;
  • les formulaires de dépôt direct ;
  • les livrets d'accueil des employés ;
  • les formulaires de consentement pour la vérification des antécédents ;
  • les formulaires de vérification des attestations d'emploi ;
  • les accords de confidentialité.

Numériser ces documents permettra à la fois d'accélérer le processus d'embauche et d'offrir un niveau de sécurité supplémentaire (supérieur à celui assuré par une armoire de bureau). Avec une solution comme Nitro Sign, les RH peuvent contrôler qui a accès aux fichiers, définir la durée d'accès et le révoquer instantanément.

5 autres procédures RH qui gagneraient à être numérisées

Digitization doesn’t have to stop at new hire paperwork. HR teams can bring a ton of other organizational processes online to make their overall workflows more efficient and effective as well as gain a competitive edge.

1. Formulaires numériques

Selon notre rapport sur l'avenir du monde du travail, près de 30 % des professionnels des ressources humaines manipulent quotidiennement 6 à 10 documents, cette fourchette s'élevant de 11 à 15 pour 16 % d'entre eux. Cela fait beaucoup de formulaires RH à gérer, surtout s'ils doivent être remplis manuellement. La numérisation de ces formulaires permettra d'accélérer le temps de traitement et de faciliter l'organisation des documents.

2. Tâches administratives des RH

Le transfert de tâches administratives courantes telles que les demandes de congés et les plans d'amélioration des performances vers une solution logicielle RH comme ADP permettra de gagner beaucoup de temps et d'éviter un grand nombre de difficultés sur le long terme. Vous pourrez tout regrouper sur la même plateforme, ce qui facilitera la gestion des demandes et des changements d'employés.

3. Aide-mémoire de départ

Le départ d'un employé peut être aussi compliqué à gérer que son arrivée si vous n'utilisez pas les bons outils numériques. Recourir à une solution comme Nitro pour faire signer les documents de fin de contrat importants et sensibles rendra le processus beaucoup plus fluide.

4. Compliance Paperwork

Using physical documents makes it challenging for HR teams to ensure records are compliant with legal requirements. Investing in a digital document solution can help mitigate this issue by giving HR insight into which documents they have, which are missing, and which are no longer needed. Making this switch offers organizations simplified compliance, better security, dramatically improved operational efficiency, and reduced risk of noncompliance.

5. Documents de recrutement

Le processus traditionnel de réception de lettres d'offre et de signature d'accords de confidentialité est chronophage : envoyer une lettre d'offre ou un accord par e-mail au candidat, lui faire imprimer les documents, les signer, puis les renvoyer. La numérisation de ces documents simplifie la vie des responsables RH et des candidats. En utilisant un outil de signature électronique, ils peuvent signer et renvoyer les documents en quelques clics seulement.

Le service RH doit se préparer à l'avenir

Il y a très peu de chances que l'on retourne à nos anciens modes de fonctionnement... même lorsque la pandémie sera terminée. Il est donc indispensable que votre service RH soit équipé des outils nécessaires pour s'adapter aux nouveaux impératifs du télétravail.

L'avenir du monde du travail

Rapport Nitro sur l'état de la productivité à l'horizon 2022

Découvrez comment la pandémie a transformé la productivité, les flux de travail et les initiatives numériques, ainsi que les tendances et les technologies qui façonnent le travail à 2022 et au-delà.