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Simplifier les formalités administratives pour les nouveaux employés

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Si votre service RH n'a pas encore rejoint le mouvement numérique, voici trois bonnes raisons de mettre en ligne vos documents de recrutement et autres procédures RH. Inscrivez-vous à Nitro dès maintenant !

Les formalités administratives liées à l'embauche de nouveaux employés sont déjà difficiles à gérer en temps normal. En période de pandémie, les équipes RH sont encore plus mises à l'épreuve, en particulier celles qui travaillent pour des entreprises qui continuent d'avoir recours aux processus papier. Ces nouveaux impératifs de travail à distance ont rendu encore plus indispensable la numérisation des documents de recrutement.

In the first installment of our Future of Work report, we saw a 52% decline in global printing as employees shifted to working from home. Those paper-based workflows will continue to decline as organizations see the benefit of having more remote teams and less paper to shuffle.

Si votre service RH n'a pas encore rejoint le mouvement numérique ou souffre de lacunes dans ses workflows, voici trois bonnes raisons de mettre en ligne vos documents de recrutement.

3 reasons for new hire paperwork online

1. Gain de temps et d'argent

Up until recently, global business was addicted to paper. In fact, data from 2017 indicates the average person generated 10,000 sheets of paper per year. Not only does paper dependence have negative impacts on the environment, it also creates more time-consuming work — all that time printing, filing, and searching for documents can really add up. Shifting to electronic new hire paperwork will not only free up HR’s time, but will also save you money down the line.

2. Amélioration de la précision et de la conformité

Electronic new hire paperwork can help HR teams avoid errors and discrepancies that naturally occur when onboarding new employees manually. Solutions like Nitro PDF Pro™ can help your HR department remain consistent in application of company processes through use of fillable forms, long-term document preservation, document tracking, and secure sharing.

3. Facilitation de la collaboration

With a PDF sharing solution, HR can collaborate more effectively with other team members without having to print a single page. And adding an eSigning tool to the mix makes the new hire process even sleeker with the ability to collect eSignatures for every onboarding document.

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Les documents de recrutement qui peuvent être signés électroniquement en ligne

Les documents de recrutement électroniques pourraient bien changer la vie de votre service RH. Au lieu d'avoir à imprimer et/ou scanner des dizaines de documents, vos employés pourront faire signer les nouvelles recrues de manière sécurisée et vérifiée, sans jamais s'approcher d'une imprimante.

Parmi la liste des documents de recrutement pouvant être remplis en ligne, citons :

  • les formulaires W-4 et les formulaires fiscaux ;
  • les formulaires et vérifications d'admissibilité I-9 ;
  • les formulaires de dépôt direct ;
  • les livrets d'accueil des employés ;
  • les formulaires de consentement pour la vérification des antécédents ;
  • les formulaires de vérification des attestations d'emploi ;
  • les accords de confidentialité.

Numériser ces documents permettra à la fois d'accélérer le processus d'embauche et d'offrir un niveau de sécurité supplémentaire (supérieur à celui assuré par une armoire de bureau). Avec une solution comme Nitro Sign, les RH peuvent contrôler qui a accès aux fichiers, définir la durée d'accès et le révoquer instantanément.

5 autres procédures RH qui gagneraient à être numérisées

Digitization doesn’t have to stop at new hire paperwork. HR teams can bring a ton of other organizational processes online to make their overall workflows more efficient and effective as well as gain a competitive edge.

1. Formulaires numériques

Selon notre rapport sur l'avenir du monde du travail, près de 30 % des professionnels des ressources humaines manipulent quotidiennement 6 à 10 documents, cette fourchette s'élevant de 11 à 15 pour 16 % d'entre eux. Cela fait beaucoup de formulaires RH à gérer, surtout s'ils doivent être remplis manuellement. La numérisation de ces formulaires permettra d'accélérer le temps de traitement et de faciliter l'organisation des documents.

2. Tâches administratives des RH

Le transfert de tâches administratives courantes telles que les demandes de congés et les plans d'amélioration des performances vers une solution logicielle RH comme ADP permettra de gagner beaucoup de temps et d'éviter un grand nombre de difficultés sur le long terme. Vous pourrez tout regrouper sur la même plateforme, ce qui facilitera la gestion des demandes et des changements d'employés.

3. Off Boarding Checklist

Le départ d'un employé peut être aussi compliqué à gérer que son arrivée si vous n'utilisez pas les bons outils numériques. Recourir à une solution comme Nitro pour faire signer les documents de fin de contrat importants et sensibles rendra le processus beaucoup plus fluide.

4. Compliance Paperwork

Using physical documents makes it challenging for HR teams to ensure records are compliant with legal requirements. Investing in a digital document solution can help mitigate this issue by giving HR insight into which documents they have, which are missing, and which are no longer needed. Making this switch offers organizations simplified compliance, better security, dramatically improved operational efficiency, and reduced risk of noncompliance.

5. Documents de recrutement

The traditional process of getting offer letters and NDA agreements signed is time-consuming: Email the candidate an offer letter or agreement, have them print the documents out, sign them, then scan and send them back. Digitizing this paperwork makes it easier for both HR managers and candidates. With an eSigning tool, they can sign and send documents back in just a few clicks.

Le service RH doit se préparer à l'avenir

Il y a très peu de chances que l'on retourne à nos anciens modes de fonctionnement... même lorsque la pandémie sera terminée. Il est donc indispensable que votre service RH soit équipé des outils nécessaires pour s'adapter aux nouveaux impératifs du télétravail.

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