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Noyés sous le papier ? Accélérez votre transformation numérique en dématérialisant vos processus

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Pour un nombre croissant d'entreprises, le succès sera déterminé par leur capacité à gérer la transformation numérique. Les décisions prises aujourd'hui peuvent ouvrir la voie à une productivité accrue, à des coûts réduits et à des équipes plus heureuses, ou elles peuvent laisser l'organisation embourbée dans d'anciennes façons de penser et se laisser distancer par ses concurrents.

Pour un nombre croissant d'entreprises, le succès futur sera déterminé par leur capacité à gérer la transformation numérique. Les décisions prises aujourd'hui peuvent ouvrir la voie à une productivité accrue, à des coûts réduits et à des équipes plus heureuses, ou elles peuvent laisser l'organisation embourbée dans d'anciennes façons de penser et se laisser distancer par ses concurrents.

La clé ? L'impression. Une transformation numérique efficace est pratiquement impossible sans la mise en œuvre préalable d'une réduction drastique – et dans de nombreux cas, l'élimination – des processus papier.

Arrêtez l'habitude d'imprimer

Le fait d'appuyer sur « imprimer » fait partie intégrante de l'ADN de notre lieu de travail. C'est l'état des affaires aujourd'hui. Et c'est une habitude qui peut être très difficile à briser car, jusqu'à récemment, il n'y avait pas d'autre option.

Bien que cela semble naturel, l'impression est quelque chose que nous n'aimons pas tous (pas si secrètement) . C'est un fardeau pour nous, nos collègues et notre personnel informatique, qui passent un temps démesuré à éliminer les bourrages, à remplacer le toner et à dépanner ce mode de travail obsolète. L'impression est un tueur de productivité.

Vous pensez toujours que vous avez besoin d'un objet tangible dans votre main ? Bien que cette feuille de papier imprimée puisse apporter une satisfaction temporaire, les conséquences négatives sont à peine croyables :

  • En 2017, nous avons utilisé plus de 400 millions de tonnes de papier dans le monde.
  • Selon les Nations Unies, cette consommation de papier devrait augmenter de 50 %.
  • Chacun de nous utilise plus de 10 , 000 feuilles de papier chaque année.
  • Une entreprise de taille moyenne gaspille jusqu'à 3,5 millions de dollars par an pour reproduire des documents perdus et rechercher des informations manquantes.
  • Cette armoire de stockage de fichiers dans le coin peut vous coûter jusqu'à 8 , 000 $ à entretenir, tandis que les solutions d'enregistrements électroniques en coûtent environ un cinquième.

Tenez compte des coûts de toner, du gaspillage d'énergie et de la perte de productivité due à l'impression, au classement et à la recherche, et les inconvénients s'accumulent rapidement. Un système de gestion de documents numériques peut répondre à toutes ces préoccupations, en réduisant le gaspillage et en économisant de l'argent.

Réduisez votre risque

Ces ennuis peuvent également se transformer en responsabilités pour vous - nous sommes tous coupables d'avoir laissé accidentellement un document sensible sur l'imprimante du lieu de travail - et pour l'organisation, comme des entreprises comme ShopRite l'ont appris à leurs dépens.

Le bureau traditionnel, basé sur le papier, est exposé à toute une série de risques supplémentaires que les processus numériques peuvent contribuer à réduire. Les données peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains et vous exposer à des poursuites judiciaires. Les incendies, les inondations et autres catastrophes naturelles peuvent anéantir les archives d'une entreprise toute entière.

En outre, à moins d’enfermer les documents à double tour dans une pièce et d’en cacher la clé, il peut être difficile de restreindre l’accès aux informations sensibles pour chacun d’entre eux. Une fois qu’un utilisateur y a accès, il peut lire (et supprimer) les documents à sa guise, ce qui représente un grave danger pour la confidentialité.

L'avènement du cloud computing a apporté un nouveau niveau de sécurité, qui offre un accès personnalisable jusqu'à l'utilisateur et la fonction, sans parler de la tranquillité d'esprit lorsque Mère Nature devient difficile. Une solution documentaire hébergée dans le cloud est votre méthode de travail la plus sécurisée, qu'il s'agisse de préparer des documents RH standard ou des documents confidentiels nécessitant des signatures numériques.

Pensez à la planète

Il n'y a pas que la sécurité et le climat de votre lieu de travail qui bénéficieront de la transformation numérique. La Terre aussi. La preuve :

Dans un environnement de travail moderne et évolutif, la conservation et le développement durable sont une évidence. La réduction des processus basés sur le papier est une étape indispensable sur ce chemin. Dans votre quête de réduction de votre empreinte carbone, un partenaire technologique fournissant des informations précieuses sur votre utilisation du papier est un allié clé.

Regagner en productivité

Vos collaborateurs ont besoin de ressources pour gagner en efficacité et en productivité. Chaque minute passée sur un processus papier les prive de ces opportunités.

Une solution de productivité PDFs abordable mise en œuvre dans toute l'organisation permettra à quiconque de créer,partager,modifier,suivre version,signer et archiver facilement,le tout sans imprimer une seule page. Ajoutez à cela une solution de eSigning électronique et maintenant vous économisez énormément de temps et d'argent.. Mais l'installation de la solution n'est que la première étape. Un cadre d'autorisations est essentiel pour définir clairement qui a besoin d'accéder à quoi, garantissant que les documents sécurisés sont correctement protégés.

Soyez le héros numérique

En tant que responsable informatique, vous portez le titre supplémentaire de «Innovation Driver», celui qui maintient la maison en ordre et supervise la façon dont vos collègues perçoivent et agissent dans leur environnement de travail numérique. Faites le premier pas vers un nouveau monde sans papier (ou paper-lite) et aidez votre entreprise à tirer pleinement parti de la transformation numérique.