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Noyés sous le papier ? Accélérez votre transformation numérique en dématérialisant vos processus

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For an increasing number of companies, success will be determined by how well they can navigate digital transformation. Decisions made today may pave the way for increased productivity, reduced costs, and happier teams—or they may leave the organization mired in old ways of thinking and slipping behind competitors.

For an increasing number of companies, future success will be determined by how well they can navigate digital transformation. Decisions made today may pave the way for increased productivity, reduced costs, and happier teams—or they may leave the organization mired in old ways of thinking and slipping behind competitors.

La clé ? L'impression. Une transformation numérique efficace est pratiquement impossible sans la mise en œuvre préalable d'une réduction drastique – et dans de nombreux cas, l'élimination – des processus papier.

Kick the Print Habit

Pressing “print” is baked into our workplace DNA. It’s the state of business today. And it’s a habit that can be very hard to break because, up until recently, there wasn’t another option.

Although it seems natural, printing is something we all (not-so-secretly) dislike. It’s a burden on us, our colleagues, and our IT staff, who spend an inordinate amount of time clearing out jams, replacing toner, and otherwise troubleshooting this outdated mode of work. Printing is a productivity killer.

Vous pensez toujours que vous avez besoin d'un objet tangible dans votre main ? Bien que cette feuille de papier imprimée puisse apporter une satisfaction temporaire, les conséquences négatives sont à peine croyables :

  • En 2017, nous avons utilisé plus de 400 millions de tonnes de papier dans le monde.
  • According to the United Nations, that paper use is expected to soar by 50 percent.
  • Each one of us uses more than 10,000 sheets of paper every year.
  • Une entreprise de taille moyenne gaspille jusqu'à 3,5 millions de dollars par an pour reproduire des documents perdus et rechercher des informations manquantes.
  • That file storage cabinet in the corner may cost you as much as $8,000 to maintain, while electronic records solutions run about one-fifth of that.

Factor in toner costs, energy waste, and productivity lost to printing, filing, and searching, and the downsides accumulate quickly. A digital document management system can address all of these concerns, reducing waste and saving money.

Réduisez votre risque

These annoyances can also turn into liabilities for you—we’re all guilty of accidentally leaving a sensitive document on the workplace printer—and the organization, as companies like ShopRite have learned the hard way.

Le bureau traditionnel, basé sur le papier, est exposé à toute une série de risques supplémentaires que les processus numériques peuvent contribuer à réduire. Les données peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains et vous exposer à des poursuites judiciaires. Les incendies, les inondations et autres catastrophes naturelles peuvent anéantir les archives d'une entreprise toute entière.

En outre, à moins d’enfermer les documents à double tour dans une pièce et d’en cacher la clé, il peut être difficile de restreindre l’accès aux informations sensibles pour chacun d’entre eux. Une fois qu’un utilisateur y a accès, il peut lire (et supprimer) les documents à sa guise, ce qui représente un grave danger pour la confidentialité.

The advent of cloud computing has brought with it a new level of security, which delivers access that’s customizable down to the user and function, not to mention peace of mind when Mother Nature gets rough. A document solution that lives in the cloud is your most secure way to work, whether preparing standard HR paperwork or confidential documents that require digital signatures.

Pensez à la planète

Il n'y a pas que la sécurité et le climat de votre lieu de travail qui bénéficieront de la transformation numérique. La Terre aussi. La preuve :

Dans un environnement de travail moderne et évolutif, la conservation et le développement durable sont une évidence. La réduction des processus basés sur le papier est une étape indispensable sur ce chemin. Dans votre quête de réduction de votre empreinte carbone, un partenaire technologique fournissant des informations précieuses sur votre utilisation du papier est un allié clé.

Regagner en productivité

Vos collaborateurs ont besoin de ressources pour gagner en efficacité et en productivité. Chaque minute passée sur un processus papier les prive de ces opportunités.

An affordable PDF productivity solution implemented across the organization will allow anyone to easily create, share, edit, track versions, sign, and file—all without printing a single page. Add to this an eSigning solution and now you are dramatically saving time and money. . But installing the solution is only the first step. A framework of permissions is key to clearly define who needs access to what, ensuring secure documents are properly protected.

Be the Digital Hero

As an IT leader, you bear the additional title of “Innovation Driver”—the one who keeps the house in order and oversees how your fellow employees perceive and act within their digital work environment. Take the first step toward a new paperless (or paper-lite) world and help your company reap the full benefits of digital transformation.

L'avenir du monde du travail

Rapport Nitro sur l'état de la productivité à l'horizon 2022

Découvrez comment la pandémie a transformé la productivité, les flux de travail et les initiatives numériques, ainsi que les tendances et les technologies qui façonnent le travail à 2022 et au-delà.