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4 Solutions documentaires vous permettant de gagner un temps considérable au travail

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Quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez, vous avez probablement rencontré une sorte de problème avec les processus documentaires.

No matter what industry you work in, you’ve probably encountered some sort of issue with document processes. In fact, our latest Future of Work survey found 95% of knowledge workers think their organizations could improve the way they handle documents. So, why aren’t more organizations updating their document processes?

Malgré une plus grande satisfaction professionnelle lorsqu'ils travaillent à domicile, les travailleurs ont besoin de solutions de gestion documentaire qui leur permettent d'être plus productifs et efficaces pendant leurs heures de travail, plutôt que d'être ralentis par des processus dépassés.

Pourquoi les processus documentaires sont-ils un problème pour les spécialistes du savoir ?

39 % des travailleurs du savoir déclarent que leurs workflows sont « tout juste modernes ». En refusant de suivre les tendances en matière de productivité documentaire, les entreprises imposent une pression supplémentaire à leurs employés et nuisent à leur productivité.

Bien que l'impression et la numérisation ont connu une baisse significative depuis 2019, 56 % des travailleurs continuent d'imprimer et 50 % de scanner même après le service pour travailler à la maison. Ces anciens processus basés sur le papier demandent beaucoup plus de temps que les autres solutions numériques, surtout en cette période où les employés travaillent à distance.

Compte tenu du fait que 63 % des travailleurs manipulent au minimum 6 documents par jour, les processus documentaires inefficaces perturbent et ralentissent inévitablement leurs workflows quotidiens.

Donnez les moyens à vos employés de travailler de façon plus intelligente : consignez les techniques permettant de gagner du temps à essayer

Moderniser les processus documentaires obsolètes est devenu un impératif urgent. La plupart des employés (73 %) s'attendent à continuer de travailler à domicile au moins autant après la fin de la pandémie de COVID-19, ce qui rend la transformation numérique plus indispensable que jamais.

Les solutions de gestion documentaire suivantes permettent de gagner du temps et constituent les premiers éléments à adopter pour améliorer votre efficacité et vous adapter au télétravail :

1. Signature électronique

Around 51% of printing is done for the sole purpose of getting a signature. All that paper and ink is not only costly, but it’s also time consuming. The process is so familiar that it seems harmless enough. In reality, it’s a multi-step process that eats into working hours, especially for workers who need to sign or request signatures multiple times per day. It requires printing, retrieving paper, walking to another desk or mailing the paper, waiting for a response, sending follow-ups, and filing the paper document.

The right eSigning solution, on the other hand, automates the entire process. With in-person signing being relatively impossible due to COVID-19, eSigning is the way to go. Automatic signature requests and follow-ups dramatically decrease turnaround time, and electronic signatures can be created and added in seconds.

2. Donner à chacun les outils nécessaires pour un flux de travail sans papier

Les décideurs et les responsables informatiques doivent envisager d'adopter des logiciels de traitement documentaire pour les types de fichiers les plus courants. Un logiciel PDF performant devrait être, au même titre que Microsoft Word ou Google Docs, considéré comme un outil de travail incontournable pour la quasi-totalité des travailleurs du savoir.

Seventy-five percent of the documents knowledge workers encounter are PDFs. Without a PDF reading and editing software, paperless workflows aren’t possible for most workers.

3. Collaborer dans le cloud

Même certains processus numériques présentent des obstacles, notamment la collaboration sur un document par le biais de pièces jointes à un courriel. Quatre-vingt-un pour cent des travailleurs ont connu la frustration de travailler avec la mauvaise version d'un document. Les pièces jointes aux courriels favorisent la circulation de plusieurs versions d'un même document, ce qui crée un risque de confusion.

Cloud-based solutions like Microsoft Office or Nitro Sign centralize collaborative work to a single document where notes and comments are reflected. This is especially important for remote workers, allowing them to work together on a document without the need for more video meetings.

4. Choix des outils numériques polyvalents

App overload is a real challenge to going paperless. Inundate workers with too much new tech at once, and you’ll likely face pushback and low user adoption. Whenever possible, opt for tools that combine multiple solutions into one. Nitro Pro™ combines eSigning and PDF productivity into one user-friendly software for smoother workflows and maximum document productivity.

Comment les outils de Nitro augmentent la productivité au travail

The classic paper-based workflow is less efficient, outdated, and a hindrance to productivity, especially for enterprise employees who tend to spend 8+ hours daily on a computer. But that doesn’t mean your organization is stuck with those time-consuming processes.

Nitro PDF Pro has helped major enterprises achieve a measurable reduction in printing, increased productivity, and faster turnaround time on signed documents. Contact us to learn more how Nitro can impact your business.

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Une nouvelle étude de GigaOm compare et évalue les fonctionnalités et les capacités des solutions de signature électronique et d'édition PDF leaders du secteur.
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