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4 Solutions documentaires vous permettant de gagner un temps considérable au travail

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Quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez, vous avez probablement rencontré une sorte de problème avec les processus documentaires.

Quel que soit votre secteur d’activité, vous avez probablement rencontré des difficultés avec vos processus documentaires. En effet, dans notre dernier rapport L’avenir du monde du travail, nous avons constaté que 95 % des travailleurs du savoir pensent que leur organisation pourrait améliorer sa gestion documentaire. Alors, pourquoi ces entreprises ne font-elles pas le nécessaire pour y parvenir ?

Malgré une plus grande satisfaction professionnelle lorsqu'ils travaillent à domicile, les travailleurs ont besoin de solutions de gestion documentaire qui leur permettent d'être plus productifs et efficaces pendant leurs heures de travail, plutôt que d'être ralentis par des processus dépassés.

Pourquoi les processus documentaires sont-ils un problème pour les spécialistes du savoir ?

39 % des travailleurs du savoir déclarent que leurs workflows sont « tout juste modernes ». En refusant de suivre les tendances en matière de productivité documentaire, les entreprises imposent une pression supplémentaire à leurs employés et nuisent à leur productivité.

Bien que l'impression et la numérisation ont connu une baisse significative depuis 2019, 56 % des travailleurs continuent d'imprimer et 50 % de scanner même après le service pour travailler à la maison. Ces anciens processus basés sur le papier demandent beaucoup plus de temps que les autres solutions numériques, surtout en cette période où les employés travaillent à distance.

Compte tenu du fait que 63 % des travailleurs manipulent au minimum 6 documents par jour, les processus documentaires inefficaces perturbent et ralentissent inévitablement leurs workflows quotidiens.

Donnez les moyens à vos employés de travailler de façon plus intelligente : consignez les techniques permettant de gagner du temps à essayer

Moderniser les processus documentaires obsolètes est devenu un impératif urgent. La plupart des employés (73 %) s'attendent à continuer de travailler à domicile au moins autant après la fin de la pandémie de COVID-19, ce qui rend la transformation numérique plus indispensable que jamais.

Les solutions de gestion documentaire suivantes permettent de gagner du temps et constituent les premiers éléments à adopter pour améliorer votre efficacité et vous adapter au télétravail :

1. Signature électronique

Près de 51 % des impressions sont effectuées à des fins de signature. Le papier et l’encre utilisés sont coûteux, en argent comme en temps. Le processus est si courant qu’il semble assez inoffensif. En réalité, cette méthode nécessite plusieurs étapes et des heures de travail, surtout pour les travailleurs qui doivent signer des documents ou demander des signatures plusieurs fois par jour. Il faut imprimer, récupérer le papier, se rendre à un autre bureau ou envoyer le papier par la poste, attendre une réponse, assurer le suivi et classer le document papier.

La bonne eSigning de signature électronique,en revanche, automatise l'ensemble du processus. La signature en personne étant relativement impossible en raison du COVID-19, l'eSigning est la voie à suiver.Les demandes de signature automatiques et les suivis réduisent considérablement les délais d'exécution, et les signatures électroniques peuvent être créées et ajoutées en quelques secondes.

2. Donner à chacun les outils nécessaires pour un flux de travail sans papier

Les décideurs et les responsables informatiques doivent envisager d'adopter des logiciels de traitement documentaire pour les types de fichiers les plus courants. Un logiciel PDF performant devrait être, au même titre que Microsoft Word ou Google Docs, considéré comme un outil de travail incontournable pour la quasi-totalité des travailleurs du savoir.

Soixante-quinze pour cent des documents rencontrés par les travailleurs du savoir sont des PDFs. Sans PDFs logiciel de lecture et d'édition, les flux de travail sans papier ne sont pas possibles pour la plupart des travailleurs.

3. Collaborer dans le cloud

Même certains processus numériques présentent des obstacles, notamment la collaboration sur un document par le biais de pièces jointes à un courriel. Quatre-vingt-un pour cent des travailleurs ont connu la frustration de travailler avec la mauvaise version d'un document. Les pièces jointes aux courriels favorisent la circulation de plusieurs versions d'un même document, ce qui crée un risque de confusion.

Les solutions basées sur le cloud comme Microsoft Office ou Nitro Sign centralisent le travail collaboratif dans un seul document où les notes et les commentaires sont reflétés. Ceci est particulièrement important pour les travailleurs à distance, leur permettant de travailler ensemble sur un document sans avoir besoin de plus de réunions vidéo.

4. Choix des outils numériques polyvalents

La pléthore d’applications constitue un véritable défi pour la dématérialisation. Si les travailleurs sont submergés par une quantité trop importante de nouvelles technologies en même temps, vous risquez de vous heurter à une certaine réticence et à une faible adoption. Autant que possible, choisissez des outils qui combinent plusieurs solutions à la fois. Nitro Pro™ combine la signature électronique et la productivité PDF au sein d’un logiciel convivial pour des flux de travail plus fluides et une productivité documentaire maximale.

Comment les outils de Nitro augmentent la productivité au travail

Le flux de travail papier classique est moins efficace, obsolète et constitue un obstacle à la productivité, en particulier pour les employés de l'entreprise qui ont tendance à passer plus de 8 heures par jour sur un ordinateur. Mais cela ne signifie pas que votre organisation est coincée avec ces processus chronophages.

L’outil PDF Pro de Nitro a permis à de grandes entreprises de réduire de façon significative le recours à l’impression, d’accroître leur productivité et d’accélérer leur délai de traitement des documents signés. Contactez-nous pour découvrir comment Nitro peut faire la différence dans votre entreprise.

L'avenir du monde du travail

Rapport Nitro sur l'état de la productivité à l'horizon 2022

Découvrez l'impact qu'a eu la pandémie sur la productivité, les workflows et les initiatives numériques, ainsi que les tendances et les technologies qui marqueront le monde du travail en 2022 et au-delà.