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La gestion documentaire et les nouveaux défis en entreprise

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Il y a un peu plus de cinq ans, Eric Schmidt, ancien PDG de Google, a médusé tout ceux qui l’écoutaient lorsqu’il a dit : « Aujourd’hui, nous créons tous les deux jours la même quantité d’informations que nous avons créée de l’aube de la civilisation jusqu’en 2003. »

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Que ses calculs aient été exacts ou non importe peu ; c’est l’idée générale qui compte. À l’ère du numérique, nous produisons de nouvelles données et de nouveaux contenus à chaque action effectuée sur nos appareils électroniques. Or, la population adulte mondiale passant chaque jour 8 heures et 41 minutes en moyenne à utiliser ces gadgets, la possibilité que Schmidt ait eu raison lors de cette déclaration devient bien réelle.

La vitesse de création d’informations, qui est déjà impressionnante, connaît une croissance exponentielle avec l’adoption des réseaux sociaux et la démocratisation d’outils professionnels comme l’automatisation des processus marketing, le suivi Salesforce, la gestion des relations client, la gestion des contrats et la signature électronique. Dans le monde des affaires en particulier, les dirigeants ont dû changer les façons dont ils exploitaient la technologie, les processus et les ressources humaines pour s’adapter à cette explosion de contenus et essayer d’en tirer parti.

Par suite, nous avons vu trois tendances émerger derrière les principales initiatives visant à gérer et à traiter le contenu, en particulier à l’échelle du document, dans les entreprises du monde entier.

Multiplication des contenus

Comme nous l’avons mentionné, le rythme de création de contenus ne fait que s’accroître. Dans tous les services, les travailleurs du savoir créent, modifient, réorientent et construisent des contenus.

Le marketing génère des supports, les ventes multiplient les propositions, le service juridique rédige des contrats, les ressources humaines élaborent des politiques et les dirigeants conçoivent de nouvelles présentations stratégiques. En somme, la production de documents – papier et numériques – se développe à une vitesse folle.

Expansion des contenus

Tout ce magnifique contenu, essentiel et souvent confidentiel, est stocké sur un ensemble de supports qui ne cesse de grandir. Des supports qui comprennent notamment les réseaux d’entreprises, les applications commerciales, les ordinateurs personnels, les services de partage de fichiers dans le Cloud, les appareils mobiles, les applications SaaS, et même le bon vieux papier.

Flux de travail divergents

À la croissance et à la propagation du contenu s’ajoute la modification des rôles et des processus traditionnels par les professionnels au sein des entreprises, ces derniers cherchant à rester compétitifs dans un environnement commercial toujours plus exigeant, dynamique et rapide.

Résultat : de nouveaux flux de travail, spécialisés et axés sur la technologie, qui promeuvent la communication et la collaboration entre les travailleurs du savoir, voient le jour.

Ces tendances créent beaucoup de valeur pour les entreprises, mais elles posent également de nouveaux défis auxquels on doit répondre de manière proactive. Il en va de même que pour toutes les mutations technologiques d’aujourd’hui dans l’entreprise, ceux qui agissent rapidement bénéficient d’un avantage important.

Parmi les défis posés par ces tendances et rencontrés le plus couramment dans les entreprises, en voici trois : une productivité en baisse, une sécurité compromise et un développement durable érodé.

Productivité en baisse

Les professionnels n’ont jamais eu autant de difficultés à trouver le bon document, à modifier la bonne version et à échapper à la nécessité d’imprimer/de numériser/de joindre des documents aux e-mails. Une étude récente de l’IDC montre que les défis liés aux documents représentent une perte de productivité globale de 21,3 % dans les organisations. L’amélioration de la gestion des documents doit passer par l’adoption de technologies, la réévaluation des processus et la formation.

Sécurité compromise

La sécurité est l’une des 5 principales initiatives de la plupart des entreprises du monde. Les documents qui se promènent sous forme papier ou numérique représentent un immense danger pour les informations sensibles et confidentielles d’une entreprise. Un danger survient également lorsque des employés ont recours à des services sur le Web qui n’ont pas fait l’objet d’un contrôle approprié et qui peuvent exposer des documents à un public non désiré. Les organisations doivent s’intéresser à la façon dont les documents sont partagés, publiés et stockés.

Développement durable érodé

La durabilité est une autre initiative majeure pour de nombreuses grandes entreprises mondiales. Un aspect important des initiatives de développement durable implique une réduction de la consommation d'énergie et de la création de déchets . La croissance du contenu a malheureusement accéléré l'utilisation du papier par de nombreuses entreprises. Une initiative de développement durable sans papier peut être une étape importante pour devenir une organisation plus durable et réduire les coûts dans le processus.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe plusieurs mesures que les entreprises peuvent prendre dès maintenant pour commencer à gérer ces défis. 

Ces mesures ne demandent pas beaucoup d’argent ni beaucoup de connaissances techniques. Tous les services des entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent les prendre ; et, encore mieux, leur impact sera immédiat.

— Offrez aux employés un accès aux outils adéquats. Les travailleurs du savoir ont-ils accès aux solutions d’édition de PDF pour éviter l’impression et la numérisation ?

— Éliminez le papier dans la mesure du possible. Les travailleurs du savoir ont-ils accès aux solutions de signature électronique ?

— Créer des bonnes pratiques prescriptives en matière de collaboration. Les travailleurs du savoir ont-ils accès à une plateforme de collaboration approuvée ?

— Étudiez l’adoption d’une plateforme documentaire intelligente. Avez-vous envisagé d’équiper les travailleurs du savoir d’une plateforme globale leur permettant de créer et de modifier des documents, de les partager et de les signer, ainsi que de suivre et d’analyser les activités associées aux documents ?

Alors que les professionnels adoptent des flux de travail plus spécialisés (mais aussi plus divergents) pour leurs tâches quotidiennes, on s’attend naturellement à ce que la croissance et l’expansion des contenus poursuivent leur accélération. Pour les entreprises, et quelle que soit leur taille, ces tendances risquent d’amplifier les défis relatifs à la productivité, à la sécurité et au développement durable. Un espoir subsiste néanmoins pour celles qui adoptent une approche proactive d’implantation de technologies, d’adoption de nouveaux processus et de formation de leurs employés.

Découvrez les défis que ces tendances posent aux entreprises :

La productivité en déclin

— Sécurité compromise

Développement durable érodé

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