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L'impact de la gestion électronique des documents sur la productivité

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The way an organization executes internal and external document workflows has a significant impact on the productivity of its employees. If handled inefficiently, simple tasks like creating documents, sharing and signing them, and collaborating with clients and colleagues can become incredibly challenging—and costly.

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Un rapport récent de l'IDC indique que les défis liés à la gestion des documents privent les organisations de 21,3 % de leur productivité globale, chiffre qui représente un coût de productivité individuel de près de 20 000 dollars par an.

Cela vous paraît incroyable ? Voici quelques exemples de choses auxquelles vous êtes régulièrement confrontés et qui font augmenter ces coûts :

  • 48% have emailed the wrong version of a file to a boss, client or coworker.
  • An average of 6.9 hrs/wk are spent collecting, consolidating and deciphering feedback on documents.
  • 81% have found themselves working on the wrong version of a file.

Easy to see how that could add up, right?

Why This Productivity Loss is Happening

Tout simplement parce que les employés ne sont pas équipés des bons outils pour gérer efficacement les flux de travail documentaires.

Lors d'une enquête que nous avons menée l'année dernière, nous avons découvert que 74 % des travailleurs du savoir des entreprises comptant au minimum 100 employés (et 57 % des entreprises en comptant moins de 100) ne bénéficient pas d'un accès à un éditeur de PDF, et que ce même groupe de personnes considère l'édition des documents comme leur plus grand défi.

The correlation here is clear: without access to the PDF-editing tools that would enable simple changes to be made, eSignatures to be applied, and pages to be easily added, deleted, or moved, employees are resorting to the “Old Way” (read: printing, scanning, hand-signing, etc.)—and losing a lot of productivity in the meantime.

How You Can Fix It

Time and time again, we’ve seen organizations boost overall productivity by simply equipping employees with the tools that enable the execution of paperless document workflows.

An IDC study revealed that executives see a real upside in focusing on improving document processes, and that streamlining in this area could lead to a 36% increase revenue and a 30% cost reduction.

A basic PDF editor includes tools for:

  • Convertir les fichiers PDF en fichiers Word, PPT et/ou Excel
  • Editing text and images
  • Adding, removing, and reordering pages
  • Ajouter des commentaires, des annotations et plus encore

However, a common misconception about PDF editors is that they come with a hefty price tag. While that’s definitely true for the market-leading solution (which barrels in at a crippling $449.00 per license!), pricing for Nitro Pro starts at $159.99 per user with additional volume discounts available. There are other document scanning pricing options on the market that you can consider as well. It never hurts to get a second opinion. You might have discounted document scanning as an option if you have lots of documents that need scanning, however, you don’t need to. Using a bulk document scanning service means that your documents can be scanned quickly and efficiently so it might be worth learning more about what’s involved.

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Adopting a tool like Nitro within your organization can make a hugely positive impact on overall productivity, which will in turn help your bottom line.

Vous souhaitez en savoir plus sur les problèmes liés aux documents qui ont des répercussions sur votre productivité ?Téléchargez notre ebook « 3 façons d'améliorer sa productivité dans la gestion documentaire » : un rapport qui énumère les habitudes de gestion documentaire dans les entreprises actuelles.

You can also explore how Nitro improves your team’s productivity without making any commitment by getting started with a free team trial—click here to let us know you’re interested.

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