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L'impact de la gestion électronique des documents sur la productivité

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La façon dont une organisation exécute les workflows documentaires internes et externes a un impact significatif sur la productivité de ses employés. Si elles sont gérées de manière inefficace, des tâches simples telles que la création de documents, leur partage et leur signature, ainsi que la collaboration avec des clients et des collègues peuvent devenir incroyablement difficiles et coûteuses.

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Un rapport récent de l’IDC indique que les défis liés à la gestion des documents privent les organisations de 21,3 % de leur productivité globale, chiffre qui représente un coût de productivité individuel de près de 20 000 dollars par an.

Cela vous paraît incroyable ? Voici quelques exemples de choses auxquelles vous êtes régulièrement confrontés et qui font augmenter ces coûts :

  • 48 % ont envoyé par e-mail la mauvaise version d'un fichier à un patron, un client ou un collègue.
  • Une moyenne de 6 . 9 heures/semaine sont consacrées à la collecte, la consolidation et le déchiffrement des commentaires sur les documents.
  • 81 % se sont retrouvés à travailler sur la mauvaise version d'un fichier.

Il n’est pas difficile d’imaginer ce que cela pourrait représenter au total, non ?

Pourquoi cette perte de productivité se produit

Tout simplement parce que les employés ne sont pas équipés des bons outils pour gérer efficacement les flux de travail documentaires.

Lors d’une enquête que nous avons menée l’année dernière, nous avons découvert que 74 % des travailleurs du savoir des entreprises comptant au minimum 100 employés (et 57 % des entreprises en comptant moins de 100) ne bénéficient pas d’un accès à un éditeur de PDF, et que ce même groupe de personnes considère l’édition des documents comme leur plus grand défi.

La corrélation ici est claire : sans accès aux outils d'édition de PDF qui permettraient d'apporter des modifications simples, d'appliquer des signatures électroniques et d'ajouter, de supprimer ou de déplacer facilement des pages, les employés recourent à l'"ancienne méthode" ( lecture : impression, numérisation, signature manuscrite, etc.) et perdre beaucoup de productivité entre-temps.

Comment vous pouvez le réparer

À maintes reprises, nous avons vu des organisations augmenter leur productivité globale en équipant simplement leurs employés des outils permettant l'exécution de flux de travail de documents sans papier.

Une étude IDC a révélé que les dirigeants voient un réel avantage à se concentrer sur l'amélioration des processus documentaires, et que la rationalisation dans ce domaine pourrait entraîner une augmentation des revenus de 36 % et une réduction des coûts de 30 %.

Un éditeur Basic PDFs inclut Tool pour :

  • Convertir les fichiers PDF en fichiers Word, PPT et/ou Excel
  • Modification du texte et des images
  • Ajouter, supprimer et réorganiser des pages
  • Ajouter des commentaires, des annotations et plus encore

Cependant, une idée fausse courante à propos des éditeurs PDFs est qu'ils ont un prix élevé. Bien que cela soit tout à fait vrai pour la solution leader du marché (qui se vend à 449,00 $ par licence !), le prix de Nitro Pro commence à 159,99 $ par utilisateur avec des remises supplémentaires sur le volume disponible. Il existe d'autres options de tarification de numérisation de documents sur le marché que vous pouvez également envisager. Il n'est jamais mauvais d'obtenir un deuxième avis. Vous pouvez avoir réduit la numérisation de documents en option si vous avez beaucoup de documents à numériser, mais vous n'en avez pas besoin. L#39;utilisation d'un service de numérisation de documents en masse signifie que vos documents peuvent être numérisés rapidement et efficacement, il peut donc être utile d'en savoir plus sur

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L'adoption d'un outil comme Nitro au sein de votre organisation peut avoir un impact extrêmement positif sur la productivité globale, ce qui contribuera à son tour à vos résultats.

Vous souhaitez en savoir plus sur les problèmes liés aux documents qui ont des répercussions sur votre productivité ? Téléchargez notre ebook « 3 façons d’améliorer sa productivité dans la gestion documentaire » : un rapport qui énumère les habitudes de gestion documentaire dans les entreprises actuelles.

Vous pouvez également découvrir comment Nitro améliore la productivité de votre équipe sans vous engager en démarrant avec un essai d'équipe gratuit. Cliquez ici pour nous faire savoir que vous êtes intéressé.

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