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Comment collaborer avec vos clients dans un contexte de gratification instantanée

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Cet article fait partie 6 de notre série de la psychologue de la productivité Melissa Gratias. Suivez-la sur Twitter @melissagratias.

Rebecca est une graphiste avec une entreprise florissante. Elle travaille virtuellement avec la plupart de ses clients et, en tant que propriétaire d'entreprise, gère une multitude de processus axés sur les documents, de la signature des accords initiaux à la collecte et à la documentation des commentaires des clients sur ses conceptions.

En tant que solopreneur, Rebecca doit prendre toutes les mesures possibles pour rationaliser les fonctions administratives de l’entreprise et pouvoir ainsi consacrer plus de temps aux projets de conception. Les clients étant plus exigeants que jamais, Rebecca a besoin de communiquer avec eux en temps réel, de partager leurs informations à tout moment et en tout lieu, et de gérer efficacement tous leurs documents administratifs.

Voici trois façons dont une plateforme de collaboration dans le cloud comme Nitro Sign peut l’aider à rationaliser les processus administratifs pour répondre aux attentes des clients dans une économie de la gratification immédiate :

  • Rebecca peut demander des signatures électroniques sur les contrats et les énoncés de travail sans déranger les clients – tout ce dont vous avez besoin pour signer est un navigateur et un accès Internet.
  • Étant donné que Rebecca utilise les mêmes documents d'accord pour plusieurs clients, elle peut créer des modèles de flux de travail de signature à utiliser encore et encore, afin qu'elle puisse obtenir des contrats pour approbation plus rapidement.
  • Elle peut suivre le délai moyen de retour d’un contrat signé, ce qui lui permet de comprendre si ses clients ont des difficultés à assimiler la substance du contrat.

Cependant, Rebecca n'est pas seulement une propriétaire d'entreprise, elle est également une créatrice. Une fois qu'un client est à bord, elle conçoit des logos, construit des présentations et produit des supports marketing. Ce processus créatif est itératif. Rebecca envoie des conceptions aux clients pour obtenir des commentaires, ils répondent et elle ajuste ses conceptions en conséquence.

Sans plate-forme de collaboration basée sur le cloud, elle doit envoyer par e-mail des fichiers PDF, parfois volumineux, à plusieurs personnes, s'exposant ainsi aux nombreuses erreurs et retards possibles inhérents aux pièces jointes.

Une solution de collaboration dans le cloud permet aux propriétaires d'entreprise comme Rebecca de collaborer avec leurs clients en utilisant une approche beaucoup plus moderne que les pièces jointes :

  • Elle peut gérer le processus de conception itératif sans e-mails en partageant le document directement depuis la plateforme, accompagné d'un message personnalisé au client.
  • Les clients peuvent insérer des commentaires, des modifications et des annotations dans les fichiers PDF selon leurs besoins et l'informer qu'ils sont terminés.
  • Elle peut demander l’approbation d’un document au moyen de la signature électronique pour indiquer que le projet est finalisé.

Les solopreneurs comme Rebecca peuvent travailler dans leur bureau à domicile avec des pantalons en flanelle et des chaussettes floues, mais leurs interactions avec les clients ne doivent pas être aussi douces que leur tenue vestimentaire. Les pièces jointes aux e-mails ne sont pas le moyen le plus efficace de collaborer sur des documents, et dans l'économie de gratification instantanée d'aujourd'hui, les clients choisiront des partenaires qui travaillent plus intelligemment.

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