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Le programme pilote de Nitro pour une gestion du changement facile

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Comme tout autre service aux entreprises, une solution de productivité documentaire représente un investissement. Pourtant, lorsqu'on compare cet investissement au coût de la gestion manuelle des documents, les économies considérables que les entreprises pourraient faire sautent aux yeux.

Comme tout autre service aux entreprises, une solution de productivité documentaire représente un investissement. Pourtant, lorsqu'on compare cet investissement au coût de la gestion manuelle des documents, les économies considérables que les entreprises pourraient faire sautent aux yeux.

Nous avons tous les jours la preuve que la seule constante dans la vie, c'est le changement. Pour réussir en affaires, nous devons rester agiles. Cela semble logique en théorie, mais en pratique, changer notre mode de fonctionnement ou délaisser une solution existante pour appliquer un changement dans l'ensemble de l'entreprise n'est pas une mince affaire.

At Nitro, we don’t let you manage change alone. We help with change management in several ways. The Nitro Pilot Program prepares, plans, and sets expectations for change management. As part of the program, we engage early on to make sure there are no surprises down the road, making it easier to get the implementation off the ground post-pilot if Nitro is the right product, technical, and partner fit. To ensure employee buy-in and understanding, Nitro provides an expert onboarding and support team available to every user.

We spoke with Nitro’s VP of Customer Experience, Jennifer Murray, about the pilot program and what Nitro has learned from helping hundreds of large global organizations to successfully make the switch to Nitro.

La conversation ci-dessous vous permettra de découvrir comment minimiser l'interruption de vos processus importants lors du déploiement d'un changement à l'échelle de l'entreprise et comment accompagner individuellement vos employés pour favoriser l'adoption d'une nouvelle solution.

Qu'est-ce que le programme pilote de Nitro et comment fonctionne-t-il généralement ?

It’s the best way to explore all that the Nitro Productivity Platform has to offer. It’s a no-risk trial. Built with businesses of all sizes in mind, it helps you feel confident navigating the long—and sometimes challenging—road of introducing a new document productivity technology solution.

Le programme pilote dure entre un et trois mois, période pendant laquelle nous nous chargeons de toutes les tâches principales. Guidé par Nitro avec un impact minimal sur les ressources, il permet de procéder à des tests approfondis auprès des utilisateurs et à une évaluation technique, mais démontre également que Nitro offre le produit, la technologie et le partenariat qui vous conviennent le mieux.

The program is divided into five stages; Planning; IT Validation; Training; Evaluation; and Executive Briefing. In the end, you’ll be able to successfully launch, educate your company, and prove the ROI of your strategic investment. 90% of customers go from pilot start to full deployment in less than eight weeks meaning that you can tap into the enormous saving potential of Nitro sooner than you might think.

Inciter les gens à utiliser un nouvel outil peut être difficile. Comment Nitro aide-t-elle les entreprises de toutes tailles à surmonter ces obstacles et à inspirer une adoption généralisée ?

C'est vrai. Les employés peuvent résister au changement pour plusieurs raisons. Même lorsque les travailleurs du savoir, les responsables d'équipe et les chefs de service savent qu'il est temps de numériser les workflows documentaires à 100 %, abandonner les vieilles habitudes et adopter une nouvelle technologie du jour au lendemain n'est pas toujours chose aisée. Nous identifions très tôt les obstacles potentiels et leurs solutions afin que vous puissiez vous y préparer. L'inclusion d'un groupe représentant les différents services permet d'encourager une adoption à grande échelle. Nous déterminons ensemble les étapes clés du développement, les actions à entreprendre, les propriétaires, la date de mise en œuvre et les formations du personnel afin que tout le monde soit parfaitement informé du déroulement des opérations.

La formation des employés à l’utilisation de Nitro favorise l’adoption et l’adhésion. Il est important d’expliquer pourquoi. Les employés acceptent mieux les changements technologiques lorsqu’ils comprennent leurs buts et voient en quoi ils vont les aider au quotidien. Nous fournissons un protocole personnalisé de communication aux employés pour aider les parties prenantes à faire passer le bon message à chaque phase du programme pilote. L’assistance offerte aux utilisateurs contribue grandement à les aider à se familiariser avec Nitro. Nous sommes toujours là pour vous : notre équipe d’assistance se tient prête à vous aider 24 h/24 et 7 j/7. Notre Espace d’apprentissage regorge d’informations utiles, notamment des ressources en libre-service telles que des vidéos, des instructions détaillées et des articles de la Base de connaissances. Les utilisateurs peuvent ainsi facilement bénéficier de l’aide dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.

Dans quelle mesure est-il important d'obtenir des résultats rapidement pour que les utilisateurs finaux soient impliqués dans la mise en œuvre dès le début ?

Après des années d'implémentations réussies, nous avons appris que le meilleur moyen de se préparer est de comprendre vos exigences. Le programme pilote permet à un nombre illimité de participants de tester nos solutions, pour s'assurer qu'autant de services/groupes d'utilisateurs et de workflows soient représentés. Nous pouvons identifier les scénarios où certains utilisateurs pourraient avoir besoin d'un complément de formations ou de fonctionnalités. En étant proactif et en incluant autant de testeurs que possible, vous pouvez rassurer, apporter des réponses, exploiter les feedbacks pertinents, optimiser les taux d'adoption et limiter les problèmes.

Pourquoi les clients choisissent-ils Nitro ? Une raison en particulier ? 

Teams of every shape and size have already made Nitro their trusted document productivity solution. This boils down to a few reasons and one is that we partner with them for the long run. Not only do we help customers reach their goals, but Nitro support goes way beyond implementation and deployment, and this sets us apart. From helping eliminate all paper-based processes to increasing organization-wide productivity to enabling PDF software standardization, Nitro’s solutions empower our customers to advance their strategic initiatives.

It’s quite easy to see the enormous saving potential for companies in choosing Nitro. Every pilot program we run ends with an executive briefing that validates technical, product and partner fit, provides insights into PDF/eSigning feature usage, details user feedback and ratings, and demonstrates productivity savings potential/ROI. This briefing gives customers a comprehensive view of how Nitro can really impact their business. ‍

Quelles sont les ressources les plus utiles pour les clients impliqués dans la gestion du changement ? Certains comportements révèlent-ils qu'un certain contenu est le plus utile ?

Nous disposons de plusieurs ressources qui aident les utilisateurs à apprécier à quel point la plateforme de productivité de Nitro est facile à utiliser et intuitive. Nitro propose par exemple un microsite personnalisé qui contient de nombreuses ressources d’aide autonome et de formation, comme des didacticiels vidéo et des guides pratiques. Dans l’Espace d’apprentissage, vous trouverez des démonstrations, des instructions détaillées, des liens vers le forum de la communauté Nitro ainsi que le Guide de l’utilisateur Nitro PDF Pro dans son intégralité.

Nous proposons en outre des formations à l'intention des futurs formateurs afin que l'équipe informatique et le service d'assistance de votre entreprise disposent des connaissances et de l'expertise nécessaires pour résoudre rapidement les problèmes et les questions courantes liés à Nitro. Lorsque votre équipe informatique et votre service d'assistance sauront exécuter un workflow plus efficacement, la transition sera plus simple pour l'ensemble de l'entreprise. Les entreprises ont accès à un technicien solutions dédié qui est disponible pour prévoir des webinaires de formation organisés par Nitro et adaptés à des workflows spécifiques.

Nous communiquons sur la gestion du changement de manière personnalisée afin que les parties prenantes fassent passer le bon message à chaque phase du programme pilote dans le but d'assurer l'adoption par les utilisateurs finaux.

Outre son programme pilote, comment Nitro aide-t-il les entreprises au niveau de la mise en œuvre ? 

Le support client de Nitro ne se limite pas au programme pilote. Notre mission consiste à nous assurer que vous disposez de l'aide, des conseils et des ressources nécessaires pour réussir chaque étape de la gestion du changement. Nitro s'assurera que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour un déploiement réussi, y compris des conseils en matière de gestion du changement ainsi qu'un support technique et d'intégration. Nos échanges se poursuivront après le déploiement initial de Nitro afin de nous assurer que les employés utilisent Nitro aussi efficacement que possible et que vous tirez pleinement profit de votre investissement. En outre, tous les utilisateurs finaux bénéficieront d'un accès illimité au support client mondial de Nitro 24 h/24, 7 j/7 et ceci 365 j/an. Cette assistance toujours fiable aide les entreprises à s'adapter et garantit que les équipes restent productives, où qu'elles travaillent.

We see our customers as partners and are committed to your success!

En conclusion

Et voilà, vous savez tout ! Ce programme pilote simple mais performant permet de faire face à la résistance de certains utilisateurs et de minimiser les risques d'interruption de l'activité. Avec le programme pilote dédié de Nitro, votre solution technologique de productivité documentaire n'est plus une simple idée. Elle devient un système adopté et parfaitement mis en œuvre.

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L'avenir du monde du travail

Rapport Nitro sur l'état de la productivité à l'horizon 2022

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