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Le programme pilote de Nitro pour une gestion du changement facile

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Comme tout autre service aux entreprises, une solution de productivité documentaire représente un investissement. Pourtant, lorsqu'on compare cet investissement au coût de la gestion manuelle des documents, les économies considérables que les entreprises pourraient faire sautent aux yeux.

Comme tout autre service aux entreprises, une solution de productivité documentaire représente un investissement. Pourtant, lorsqu'on compare cet investissement au coût de la gestion manuelle des documents, les économies considérables que les entreprises pourraient faire sautent aux yeux.

Nous avons tous les jours la preuve que la seule constante dans la vie, c'est le changement. Pour réussir en affaires, nous devons rester agiles. Cela semble logique en théorie, mais en pratique, changer notre mode de fonctionnement ou délaisser une solution existante pour appliquer un changement dans l'ensemble de l'entreprise n'est pas une mince affaire.

Chez Nitro, nous ne vous laissons pas gérer le changement seul. Nous aidons à la conduite du changement de plusieurs manières. Le programme pilote Nitro prépare, planifie et définit les attentes en matière de gestion du changement.Dans le cadre du programme, nous nous engageons dès le début pour nous assurer qu'il n'y a pas de surprises sur la route, ce qui facilite le démarrage de la mise en œuvre après le pilote si Nitro est le bon produit, la bonne technique et le bon partenaire.Pour garantir l'adhésion et la compréhension des employés,Nitro fournit une équipe d'experts en matière d'onboarding et d'support à la disposition de chaque utilisateur.

Nous avons discuté avec la vice-présidente de l'expérience client de Nitro, Jennifer Murray, du programme pilote et de ce que Nitro a appris en aidant des centaines de grandes organisations mondiales à passer avec succès à Nitro.

La conversation ci-dessous vous permettra de découvrir comment minimiser l'interruption de vos processus importants lors du déploiement d'un changement à l'échelle de l'entreprise et comment accompagner individuellement vos employés pour favoriser l'adoption d'une nouvelle solution.

Qu'est-ce que le programme pilote de Nitro et comment fonctionne-t-il généralement ?

C'est le meilleur moyen d'explorer tout ce que la plate-forme de productivité Nitro a à offre.C#39;est un essai sans risque. Conçu pour les entreprises de toutes tailles, il vous aide à naviguer en toute confiance sur la route longue et parfois difficile de l'introduction d'une nouvelle solution technologique de productivité des documents.

Le programme pilote dure entre un et trois mois, période pendant laquelle nous nous chargeons de toutes les tâches principales. Guidé par Nitro avec un impact minimal sur les ressources, il permet de procéder à des tests approfondis auprès des utilisateurs et à une évaluation technique, mais démontre également que Nitro offre le produit, la technologie et le partenariat qui vous conviennent le mieux.

Le programme est divisé en cinq étapes;Planification;validation informatique;Formation;Évaluation; et briefing exécutif. En fin de compte, vous serez en mesure de lancer avec succès, d'éduquer votre entreprise et de prouver le retour sur investissement de votre investissement stratégique. 90 % des clients passent du lancement du projet pilote au déploiement complet en moins de huit semaines, ce qui signifie que vous pouvez exploiter l'énorme potentiel d'économies de Nitro plus tôt que vous ne le pensez.

Inciter les gens à utiliser un nouvel outil peut être difficile. Comment Nitro aide-t-elle les entreprises de toutes tailles à surmonter ces obstacles et à inspirer une adoption généralisée ?

C'est vrai. Les employés peuvent résister au changement pour plusieurs raisons. Même lorsque les travailleurs du savoir, les responsables d'équipe et les chefs de service savent qu'il est temps de numériser les workflows documentaires à 100 %, abandonner les vieilles habitudes et adopter une nouvelle technologie du jour au lendemain n'est pas toujours chose aisée. Nous identifions très tôt les obstacles potentiels et leurs solutions afin que vous puissiez vous y préparer. L'inclusion d'un groupe représentant les différents services permet d'encourager une adoption à grande échelle. Nous déterminons ensemble les étapes clés du développement, les actions à entreprendre, les propriétaires, la date de mise en œuvre et les formations du personnel afin que tout le monde soit parfaitement informé du déroulement des opérations.

La formation des employés à l’utilisation de Nitro favorise l’adoption et l’adhésion. Il est important d’expliquer pourquoi. Les employés acceptent mieux les changements technologiques lorsqu’ils comprennent leurs buts et voient en quoi ils vont les aider au quotidien. Nous fournissons un protocole personnalisé de communication aux employés pour aider les parties prenantes à faire passer le bon message à chaque phase du programme pilote. L’assistance offerte aux utilisateurs contribue grandement à les aider à se familiariser avec Nitro. Nous sommes toujours là pour vous : notre équipe d’assistance se tient prête à vous aider 24 h/24 et 7 j/7. Notre Espace d’apprentissage regorge d’informations utiles, notamment des ressources en libre-service telles que des vidéos, des instructions détaillées et des articles de la Base de connaissances. Les utilisateurs peuvent ainsi facilement bénéficier de l’aide dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.

Dans quelle mesure est-il important d'obtenir des résultats rapidement pour que les utilisateurs finaux soient impliqués dans la mise en œuvre dès le début ?

Après des années d'implémentations réussies, nous avons appris que le meilleur moyen de se préparer est de comprendre vos exigences. Le programme pilote permet à un nombre illimité de participants de tester nos solutions, pour s'assurer qu'autant de services/groupes d'utilisateurs et de workflows soient représentés. Nous pouvons identifier les scénarios où certains utilisateurs pourraient avoir besoin d'un complément de formations ou de fonctionnalités. En étant proactif et en incluant autant de testeurs que possible, vous pouvez rassurer, apporter des réponses, exploiter les feedbacks pertinents, optimiser les taux d'adoption et limiter les problèmes.

Pourquoi les clients choisissent-ils Nitro ? Une raison en particulier ? 

Des équipes de toutes formes et tailles ont déjà fait de Nitro leur solution de productivité documentaire de confiance. Cela se résume à quelques raisons et l'une est que nous nous associons à eux sur le long terme. Non seulement nous aidons les clients à atteindre leurs objectifs, mais le support Nitro va bien au-delà de la mise en œuvre et du déploiement, et cela nous distingue. Qu'il s'agisse d'aider à éliminer tous les processus papier, d'augmenter la productivité à l'échelle de l'organisation ou de permettre la standardisation des logiciels PDFs, les solutions de Nitro permettent à nos clients de faire progresser leurs initiatives stratégiques.

Il est assez facile de voir l'énorme potentiel d'économies pour les entreprises en choisissant Nitro. Chaque programme pilote que nous exécutons se termine par un briefing exécutif qui valide l'adéquation technique, produit et partenaire, fournit des informations sur l'utilisation des fonctionnalités PDF/eSigning, détaille les commentaires et les évaluations des utilisateurs, et démontre le potentiel d'économies de productivité/ROI. Ce briefing donne aux clients une vue complète de l'impact réel de Nitro sur leur entreprise. ‍

Quelles sont les ressources les plus utiles pour les clients impliqués dans la gestion du changement ? Certains comportements révèlent-ils qu'un certain contenu est le plus utile ?

Nous disposons de plusieurs ressources qui aident les utilisateurs à apprécier à quel point la plateforme de productivité de Nitro est facile à utiliser et intuitive. Nitro propose par exemple un microsite personnalisé qui contient de nombreuses ressources d’aide autonome et de formation, comme des didacticiels vidéo et des guides pratiques. Dans l’Espace d’apprentissage, vous trouverez des démonstrations, des instructions détaillées, des liens vers le forum de la communauté Nitro ainsi que le Guide de l’utilisateur Nitro PDF Pro dans son intégralité.

Nous proposons en outre des formations à l'intention des futurs formateurs afin que l'équipe informatique et le service d'assistance de votre entreprise disposent des connaissances et de l'expertise nécessaires pour résoudre rapidement les problèmes et les questions courantes liés à Nitro. Lorsque votre équipe informatique et votre service d'assistance sauront exécuter un workflow plus efficacement, la transition sera plus simple pour l'ensemble de l'entreprise. Les entreprises ont accès à un technicien solutions dédié qui est disponible pour prévoir des webinaires de formation organisés par Nitro et adaptés à des workflows spécifiques.

Nous communiquons sur la gestion du changement de manière personnalisée afin que les parties prenantes fassent passer le bon message à chaque phase du programme pilote dans le but d'assurer l'adoption par les utilisateurs finaux.

Outre son programme pilote, comment Nitro aide-t-il les entreprises au niveau de la mise en œuvre ? 

Le support client de Nitro ne se limite pas au programme pilote. Notre mission consiste à nous assurer que vous disposez de l'aide, des conseils et des ressources nécessaires pour réussir chaque étape de la gestion du changement. Nitro s'assurera que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour un déploiement réussi, y compris des conseils en matière de gestion du changement ainsi qu'un support technique et d'intégration. Nos échanges se poursuivront après le déploiement initial de Nitro afin de nous assurer que les employés utilisent Nitro aussi efficacement que possible et que vous tirez pleinement profit de votre investissement. En outre, tous les utilisateurs finaux bénéficieront d'un accès illimité au support client mondial de Nitro 24 h/24, 7 j/7 et ceci 365 j/an. Cette assistance toujours fiable aide les entreprises à s'adapter et garantit que les équipes restent productives, où qu'elles travaillent.

Nous considérons nos clients comme des partenaires et nous nous engageons pour votre succès !

En conclusion

Et voilà, vous savez tout ! Ce programme pilote simple mais performant permet de faire face à la résistance de certains utilisateurs et de minimiser les risques d'interruption de l'activité. Avec le programme pilote dédié de Nitro, votre solution technologique de productivité documentaire n'est plus une simple idée. Elle devient un système adopté et parfaitement mis en œuvre.

Vous souhaitez en savoir plus sur la réduction du risque d'interruption d'un travail important lors du déploiement d'un changement à l'échelle de l'entreprise ? Lisez cet eBook pour en savoir plus sur notre équipe d'experts en matière onboarding et d'support qui est disponible pour chaque utilisateur Nitro et sur d'autres façons dont nous aidons nos clients dans la gestion du changement.

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