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Finies les pièces jointes aux e-mails ! 3 problèmes que l'on peut facilement éviter

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Cet article fait partie 5 de notre série de la psychologue de la productivité Melissa Gratias. Suivez-la sur Twitter @melissagratias.

John est un généraliste RH qui assiste un service dans le cadre d’une restructuration compliquée du personnel. Il doit documenter le projet à chaque étape tout en s’assurant que l’ensemble des décideurs ont signé le plan définitif. L’envoi de pièces jointes par e-mail est déconseillé en raison du risque de diffusion d’informations sensibles avant que des annonces officielles n’aient été faites. Comment peut-il partager ses documents de manière sécurisée et efficace, collaborer avec les parties prenantes et suivre avec précision le processus de décision ? Tout d’abord, il doit utiliser un système de gestion documentaire efficace comme Sharepoint pour s’assurer que ses fichiers sont bien organisés et faciles à trouver s’il a besoin d’y accéder. Cela signifie également qu’ils seront plus faciles à suivre et ne finiront pas dans de mauvaises mains. Tout le monde peut participer à une formation Sharepoint, que cela soit au profit de sa propre entreprise ou de celle qui l’emploie.

Comme nous l’avons mentionné dans un article de blog précédent, les pièces jointes aux courriels sont un moyen inefficace de gérer les documents – et pour un projet comme celui de John, le partage de documents par courrier électronique pourrait être carrément préjudiciable. Si John essayait de gérer son projet à l’aide d’e-mails et de pièces jointes, voici trois problèmes qu’il rencontrerait sans doute :

1. Contrôle de version snafus. Le plan de John aura plusieurs itérations. Plus que probablement, un ou plusieurs des membres de l’équipe de projet 11 consulteraient un ancien e-mail avec une pièce jointe obsolète, pensant qu’ils examinaient la version la plus récente. Des retards, des erreurs, des problèmes de communication et du travail supplémentaire s’ensuivraient alors.

2. Processus d’approbation inefficaces. John enverra un courriel à 11 personnes, demandant une réponse avec le mot « Approuvé » pour signaler l’approbation du plan final. Il devra ensuite garder une trace de qui a / n’a pas donné son approbation, faire un suivi avec les non-répondants et enregistrer 11 (ou plus!) e-mails pour la documentation.

3. Préoccupations en matière de confidentialité. Une pièce jointe est un doublon non contrôlé. Une fois que vous avez cliqué sur « envoyer », il existe hors de votre contrôle et peut être modifié et transféré à n’importe qui à votre insu.

Alors, si ce n’est pas un e-mail, alors quoi ?

Si John utilisait un outil de collaboration documentaire basé sur le cloud comme Nitro Cloud pour gérer les documents du projet, il aurait beaucoup plus de contrôle sur le processus et, par défaut, une documentation complète et sans effort de toutes les activités documentaires. Avec une solution comme Nitro Cloud, John pourrait :

• Partager un document avec un accès en lecture seule s’il souhaite que les utilisateurs le consultent, mais ne modifient pas son contenu
• Choisissez de créer un lien public ou de partager des documents uniquement avec des personnes spécifiques
• Voir en un coup d’œil qui a ou n’a pas accédé à l’un des documents partagés, et faire un suivi approprié
• Révoquer l’accès à certains documents et télécharger de nouvelles versions pour éviter les problèmes potentiels de contrôle de version
• Ajouter, supprimer ou suspendre temporairement l’accès d’un utilisateur aux documents du projet si les membres de l’équipe changent
Demander une signature sur le plan final à toutes les parties prenantes de 11 en même temps, et définir l’ordre dans lequel elles signeront le document
• Examiner l’historique complet d’un document : quand il a été consulté, quelles modifications ont été apportées et par qui

Quelle que soit la façon dont vous le découpez, la gestion d’un projet – en particulier un projet sensible – à l’aide de pièces jointes est une approche très prometteuse : vous espérez que les parties prenantes examinent ce qu’elles sont censées examiner. Vous espérez que vos collègues accèdent à la bonne version au bon moment. Vous espérez qu’un destinataire bien intentionné ne transfère pas sans le savoir une pièce jointe sensible à la mauvaise personne.

Il existe de nombreux outils largement disponibles qui rendent le partage de documents par e-mail à la fois inefficace et obsolète, et d’autres qui vont encore plus loin en permettant la collaboration dans le cloud.

Évitez les nombreuses mises en garde liées aux pièces jointes aux e-mails – remplacez votre ancienne routine par un partage, une signature électronique et une collaboration sécurisés via Nitro Cloud. Créez votre compte gratuit ici!