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Les documents papier sont-ils une proie facile pour le RGPD ?

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Si vous avez manqué notre webinaire « Les documents papier sont-ils le fruit à portée de main du RGPD ? », voici un récapitulatif pratique pour vous.

Si vous avez manqué notre webinaire du 12 septembre intitulé « Les documents papier sont-ils une cible de choix du RGPD ? », voici une synthèse des principaux points abordés.

Adam Grainger,CIO de Baker Tilly International et Nick Reeve, directeur national de Nitro au Royaume-Uni,examinent les défis auxquels sont confrontées les organisations qui dépendent encore du papier pour la gestion des documents et proposent les meilleures pratiques pour passer à une solution numérique sans papier pour la conformité au RGPD. Ils ont été rejoints par Jon Collins, analyste principal et auteur chez Gigaom, qui a fait avancer la conversation.

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne a dominé l'actualité pendant des mois avant sa mise en œuvre en mai 25 2018 . Depuis lors, le buzz s'est calmé, mais des défis subsistent dans sa mise en œuvre dans les entreprises, grandes et petites. Creusons.

Connaissez vos données

Nick a commencé par expliquer au panel le rôle que jouent les processus papier dans les données structurées par rapport aux données non structurées, qui sont toutes deux prises en compte dans le RGPD. Les données structurées - tout ce qui se trouve dans une base de données et est régi par un schéma de base de données (un système logique et consultable) - attirent l'attention des pirates et, par conséquent,du grand public. Les données non structurées englobent tout ce qui se trouve en dehors de cela (documents,e-mails,communication interservices) et c'est là que PDFs et le papier jouent tous deux un rôle plus important.

Malgré l’omniprésence actuelle du PDF – les utilisateurs en créent 2 500 milliards chaque année, 18 milliards de PDF sont stockés dans Dropbox et 70 pour cent de toutes les pièces jointes sont des PDF – les entreprises ne donnent accès à un outil de productivité PDF qu’à un employé sur 10, alors qu’elles donnent généralement accès à la suite Microsoft Office à tous les employés.

Le papier est le problème, le PDF est la solution

Cela a conduit Nick à expliquer les risques du Office papier, en commençant par une statistique surprenante : environ 23 % des failles de sécurité impliquent des documents papier, et cela ne concerne que les failles importantes, celles qui font la une des journaux. La statistique pour les petites violations est bien pire à 60 %, ce qui ne reçoit pas la même attention mais représente un énorme problème.

Le PDF joue un rôle majeur dans la réduction du risque de violation et de perte de données. Dans un bureau typique où seul un petit pourcentage du personnel dispose d'outils PDF, un employé devra soit modifier un document dans un autre format (par exemple, Microsoft Word) ou, pire, imprimer et écrire à la main. Ils trouvent ensuite un collègue qui dispose d'outils PDF et le numérise à nouveau sous forme numérique.

Cette méthode dépassée laisse du papier sur les imprimantes et les scanners, ralentit l’équipe à cause de flux de travail inefficaces et non gérés, et débouche sur des pertes et des coûts inutiles.

« Les utilisateurs sauront où ils peuvent faire la différence. Nous avons constaté des réductions d'impression allant jusqu'à 50 % en dotant les bureaux des bons outils." —Nick Reeve

eSign un outil crucial

Et nous arrivons maintenant au moment fort de ce webinaire, là où M. Reeve vous montre rôle incontournable que la signature électronique peut jouer dans l’amélioration de la sécurité de votre lieu de travail. Malgré le fait que les signatures électroniques soient juridiquement tout aussi contraignantes que les signatures papier, 65 pour cent des signatures sont encore faites à l’aide d’un papier et d’un stylo.

Outre le fait qu’elle soit plus sécurisée, une solution de signature électronique permet aux utilisateurs de suivre chaque élément d’une transaction : quand vous recevez le fichier, l’ouvrez, le signez, pendant combien de temps vous le lisez, à qui vous le transférez et bien plus encore. La puissance de la signature électronique ? Elle donne aux informations une transparence totale, ce qui est essentiel pour respecter les normes du RGPD.

Jon convient que Tool comme l'eSign de Nitro sont une solution assez rapide pour mettre en place les bons processus qui peuvent gérer les flux de travail sur papier et sont conformes dès la portation.Le RGPD peut être une véritable imposition sur les systèmes existants. Travaillez plus intelligemment, pas plus dur : ne vous contentez pas de mettre un placage sur vos systèmes actuels, changez votre façon de faire les choses pour être conforme en premier lieu.

Tout est question de processus

Adam souligne qu'un élément clé d'une expérience GDPR réussie est l'efficacité des processus de travail. Baker Tilly était en train de passer au cloud et s'apprêtait à apporter des améliorations supplémentaires avant la fin du mandat. Le RGPD a été le catalyseur pour passer à l'étape suivante et mobiliser un groupe de travail interne dans tous les départements. Ce n'est pas seulement un problème technique, c'est un problème de communication, juridique, de service client et bien plus encore.

Nick ajoute qu'au milieu de ces transitions numériques, les outils de productivité PDF sont essentiels. Bien que ces changements puissent être conduits de haut en bas ou de bas en haut, les parties prenantes les plus avisées sont celles qui utilisent ces produits quotidiennement.

"Les utilisateurs finaux comprennent cela, mais les DSI semblent n'en avoir aucune idée. L'appétit pour résoudre ce problème a toujours été là, mais le problème a été le prix.… Lorsque vous donnez Tool à des personnes qui n'en ont pas, vous réduisez le risque et augmentez le rendement. —Nick Reeve

Accueillez le changement

Tout en clôturant la conversation, Adam avertit les entreprises de ne pas rester bloquées sur la conformité. Au contraire, dit-il, les organisations devraient investir dans un processus qui peut les orienter dans la bonne direction et être prêtes à répondre aux préoccupations si elles survenaient.

Nitro a fait ce voyage à plusieurs reprises, dit Nick, et la suite de productivité Nitro peut aider à obtenir des gains rapides. Le changement peut sembler effrayant, mais ce n'est pas obligatoire si vous avez le bon partenaire dans votre coin.
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