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6 raisons de standardiser vos logiciels

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Pour les informaticiens occupés Pro, tomber dans le piège de l'achat et de la maintenance de plusieurs applications qui accomplissent la même tâche n'est que trop facile.

Peut-être y a-t-il un manque de communication ou des programmes bénéficiant de droits acquis qui sont tout simplement passés inaperçus. Bien que les causes puissent sembler assez insignifiantes, les conséquences peuvent avoir un impact significatif sur la situation globale de votre organisation.

Outre l’organisation et la rationalisation des flux de travail, la normalisation des processus grâce à une solution logicielle peut être bénéfique à la productivité, à la sécurité et aux résultats de votre entreprise de six façons :

1. Sécurité renforcée

Lorsqu’une entreprise utilise un éventail de logiciels avec de nombreuses versions et dont les champs d’application ne sont pas strictement délimités, il est pratiquement impossible de maintenir la sécurité à jour. Dans de nombreuses entreprises, les correctifs de sécurité sont une réalité bien trop courante. Par exemple, Adobe a récemment publié 71 correctifs critiques en un seul mois. Or, lorsque ces correctifs de sécurité arrivent à expiration, les utilisateurs deviennent vulnérables à l’exécution de code à distance et au contournement des systèmes de sécurité. Les programmes en fin de vie présentent des menaces similaires, car la prise en charge et les mises à jour de sécurité pour ces anciennes versions de logiciels ont été interrompues.

Lorsque votre organisation standardise une solution, le service informatique peut se concentrer uniquement sur la protection du logiciel choisi, en mettant à jour version de manière globale, en implémentant des correctifs si nécessaire et en surveillant de près la sécurité et les fonctionnalités.

2. Réduction du risque de non-conformité

De même, il est extrêmement difficile de maintenir la conformité avec de nombreuses solutions simultanément. En fait, 85 % des organisations enfreignent sans le savoir les politiques de conformité des licences. De nombreux contrats logiciels sont pleins de conditions de licence et de critères de conformité compliqués, il n'est donc pas très difficile de comprendre pourquoi la conformité peut être difficile.

Le problème est que lorsque ces conditions très spécifiques ne sont pas respectées, des entreprises comme Adobe frappent leurs utilisateurs avec des audits coûteux et chronophages qui drainent des fonds, des ressources et de la patience. Lorsqu'il n'y a qu'une seule solution à surveiller, le maintien de la conformité devient une tâche beaucoup plus simple et directe. (Conseil de Pro : vous voulez toujours aller avec des entreprises qui ne font pas d'audit !)

3 . Productivité accrue

Il n'y a rien de productif dans les goulots d'étranglement du flux de travail, un problème courant qui survient lorsque seul un nombre limité d'employés a accès à une solution logicielle. Par exemple, si les travailleurs du savoir doivent éditer un PDF mais ne sont pas équipés du logiciel nécessaire, ils doivent compter sur un petit contingent d'employés qui ont accès aux outils de productivité documentaire. Non seulement cela perturbe les flux de travail des deux parties, mais cela entraîne également beaucoup d'attente.

Équiper davantage d'utilisateurs d'une solution évolutive et standardisée donne à votre personnel une plus grande autonomie. Nous avons vu cette vérité en action lorsque nous nous sommes associés à la société de fabrication Howden. Après que Howden ait standardisé sa solution PDFs, l'entreprise mondiale a accéléré la productivité et rationalisé les flux de travail pour plus de 6, 000 employés dans le monde.

4 . Meilleure collaboration

Bien que divers programmes ou version puissent empêcher les collègues de partager et de réviser le travail de chacun, la standardisation sur une solution logicielle ouvre de nouvelles opportunités de collaboration. Étant donné que chaque employé a le même Tool et les mêmes capacités, les équipes peuvent librement partager, modifier et annoter des documents dans un format accessible à tous. Cette collaboration peut également bien fonctionner entre les applications, par exemple avoir une synchronisation HubSpot Outlook peut favoriser une meilleure efficacité sur le lieu de travail.

Lorsque la compagnie d'assurance Swiss Re a standardisé Nitro pour ses plus de 9000 utilisateurs, le vice-président des technologies de l'information,Heinz Urech, a signalé "une augmentation significative de la collaboration des utilisateurs ". Non seulement ce type de synergie peut aider les équipes à travailler plus efficacement, mais il peut également renforcer l'innovation et la communication dans l'ensemble de votre organisation.

Vous pouvez également envisager de vous pencher sur le cloud computing. Cela peut contribuer à améliorer l'efficacité de votre personnel en mettant tous vos documents en ligne, accessibles à partir de n'importe quel appareil compatible. Bien que, comme pour tout ce qui est en ligne, le cloud computing présente des risques potentiels pour la sécurité. C'est pourquoi l'utilisation de sites Web comme Cloudvisory.com est une bonne idée pour protéger votre charge de travail.

5 . Réduction de la charge informatique

Lorsque les solutions logicielles d’une entreprise sont multiples et dispersées, c’est généralement le service informatique qui doit supporter le fardeau de la non-conformité, de la correction des bugs et des demandes d’assistance. En standardisant une solution, les équipes informatiques peuvent surveiller et maintenir les programmes et les processus de l’entreprise de manière plus organisée et plus efficace. Grâce à cette approche ciblée, on peut dégager des moyens supplémentaires pour produire des ressources utiles et améliorer la formation des utilisateurs, ce qui mène à une meilleure adoption, à des workflows plus intelligents et à une diminution à long terme du nombre de tickets assistance.

6. Réduction des coûts d'assistance et de maintenance

Non seulement la standardisation aide à optimiser la charge de travail informatique, mais elle réduit également le coût important lié à la maintenance de plusieurs logiciels. Comme mentionné précédemment, le maintien de la conformité avec chaque application peut être une tâche difficile, mais aussi coûteuse. Les frais de non-conformité sont des efforts coûteux qui peuvent rapidement épuiser les économies, tandis que les coûts de mise à niveau d'une licence unique n'apportent aucune valeur. Au lieu de cela, réduisez votre structure de coûts et rendez les licences abordables avec des logiciels qui offrent des remises sur volume pour plusieurs utilisateurs.

Bien sûr, l'étendue du succès de votre normalisation commence par le choix du meilleur logiciel possible. Pour prendre la décision la plus éclairée possible, consultez cette liste de contrôle pour vous aider à évaluer quel logiciel convient le mieux à votre organisation.

Parmi ces facteurs à prendre en compte, l'un des plus importants est le choix d'un logiciel qui fournit d'excellents conseils en matière de gestion du changement . Traditionnellement, de nombreuses entreprises ont choisi de fermer les yeux sur les avantages de la normalisation par crainte des tracas, du temps et des dépenses qui peuvent accompagner le changement de logiciel. Pourtant, une équipe expérimentée de gestion du changement vous aidera à atténuer la pression sur l'informatique, à personnaliser votre stratégie de déploiement et à fournir un programme de formation pour faciliter l'adoption par les utilisateurs.

Contactez dès aujourd'hui pour découvrir comment la standardisation sur Nitro peut aider à stimuler la productivité des documents dans toute votre organisation.

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