Blog Nitro

5 cas concrets d'utilisation des signatures électroniques pour plus de contrats, moins d'erreurs et des accords sécurisés

NitroSign-mobile-signature-1000x1000.png

Combien d'argent et de temps perdez-vous à signer des documents papier ? Vous formatez et imprimez un document, le signez, le numérisez et le reformatez à nouveau avant de l'envoyer

Combien d'argent et de temps perdez-vous à signer des documents papier ? Avant d'envoyer un document, vous devez le mettre en forme, l'imprimer, le signer, le numériser et enfin, le remettre en forme.

Cela ne sonne pas trop mal comme un one-off. Mais qu'en partager lorsqu'il se répète des centaines de fois dans votre organisation ? Cela devient un investissement coûteux. Les solutions de signature électronique (eSignature) vous permettent,à vous et à votre équipe, de signer des documents en quelques secondes, où que vous soyez. L'extension de la signature électronique Tool à chaque travailleur du savoir peut aider à ouvrir la voie de votre organisation vers un lieu de travail plus numérique, efficace et moderne.

Beaucoup d'entre nous hésitent à passer des signatures physiques à la signature eSigning. En fait,65 % de toutes les signatures se font encore avec un stylo et du papier. Mais,au-delà du temps que vous et votre équipe gagnerez,il y a de nombreux avantages pour vos clients.

Faciliter la signature rapide de contrats par vos clients, associée à votre capacité à suivre l'activité et à envoyer des rappels, aidera votre entreprise à réaliser une augmentation mesurable de la productivité du flux de travail documentaire et aura un impact direct sur vos résultats pour le mieux.

Vous ne savez pas par où commencer ? Découvrez 5 groupes d'utilisateurs communs qui bénéficieraient d' eSignatures illimitées :

1. Ventes

Le fardeau des longs cycles de vente sur papier signifie moins de temps passé à établir et à entretenir des relations importantes avec les client.Envisagez des flux de travail qui prennent en support le traitement des commandes, la configuration du compte, les plans de rémunération, les accords de revendeur et, bien sûr, les contrats. Préparez votre équipe de vente au succès et faites signer des affaires plus rapidement : les clients peuvent se connecter en quelques secondes à partir de n'importe quel appareil compatible avec un navigateur. Le résultat? Réduisez les risques de conformité et les coûts opérationnels tout en créant une expérience client transparente.

« D'un point de vue commercial, donner la possibilité à nos clients de signer électroniquement où qu'ils se trouvent, nous a été incroyablement utile. Non seulement la signature électronique accélère considérablement le processus, mais elle offre aussi à nos clients une plus grande flexibilité et permet de mieux s'adapter aux schémas de travail modernes. Rien de tel que de recevoir en fin de trimestre une commande signée avec son téléphone mobile par un client qui se trouve sur une plage de Croatie. »

Liam Bissell, représentant de compte professionnel chez Nitro

2. Approvisionnement

Le processus d'approvisionnement peut impliquer un nombre infini de documents qui vous obligent, vous ou d'autres membres de l'équipe, à signer la ligne pointillée quelque part. Pensez aux flux de travail qui prennent en charge les bons de commande, les cahiers des charges, les accords-cadres, les signatures d'appels d'offres et la conformité des fournisseurs. En dotant votre équipe d'approvisionnement d'une solution de signature électronique, il est facile de faire signer cette ligne pointillée où que vous soyez dans le monde et de garantir une sécurité et une protection des données optimales. Votre équipe est avertie en temps réel au fur et à mesure qu'un document progresse dans le processus de signature électronique, vous êtes donc informé à chaque étape du processus avec Nitro. Si quelqu'un oublie de signer, il est facile d'envoyer des rappels. Fini les devinettes et les poursuites inutiles, vous pouvez donc passer plus de temps à travailler et moins de temps à rechercher des signatures.

"Avec Nitro Sign, nous pouvons résoudre les accords les plus compliqués en quelques minutes. Nous avons une visibilité complète sur le processus de signature. Nous ne sommes jamais obligés de rechercher une signature manquante.

Nick Flynn, directeur des ventes chez Nitro

3. Marketing

Votre équipe marketing a de grandes idées, mais a-t-elle vraiment le temps de les concrétiser ? Les tâches administratives derrière les inscriptions aux événements, les approbations de campagnes de communication, la validation d'encarts publicitaires, la conformité de la marque, la validation des actifs et les contrats avec les fournisseurs monopolisent du temps et de l'énergie, qui ne seront pas consacrés à la création. Simplifiez ces workflows pour être plus rapide et efficace grâce aux solutions intuitives de signature électronique. Libérez votre équipe marketing du fardeau de ces tâches pour qu'elle puisse accomplir de grandes choses pour votre entreprise.

« Les équipes marketing travaillent avec un large éventail de fournisseurs tiers. Par conséquent, la sous-traitance joue un rôle important dans les organisations de marketing modernes. Nitro Sign nous donne la possibilité de réduire considérablement le temps de gestion et de signature de tous ces contrats. Au lieu de passer des jours à passer un contrat entre tous les différents signataires, il peut être placé dans un flux de signature et terminé en quelques heures.

Stephen O’Riordan, directeur marketing régional, Nitro

4. Ressources humaines

Dans la bataille hautement compétitive d'aujourd'hui pour attirer les meilleurs talents, seules les équipes RH productives et efficaces se démarqueront. Une solution de signature électronique est l'arme pas si secrète de votre équipe RH pour réussir ! Votre équipe pourra contacter des employés de n'importe quelle partie du monde et signer des documents immédiatement, même en déplacement. Pensez aux flux de travail qui prennent en charge l'intégration des nouvelles recrues, l'acceptation des contrats, la paie, les avantages sociaux et les PTO, les documents des sous-traitants et les documents de sortie… la liste est longue.

Une solution eSigning électronique permet :

  • Créer un processus de recrutement et d'accueil plus rapide
  • Faire des économies en éliminant les frais inutiles (comme le papier et l'impression)
  • Éliminer les tâches répétitives et chronophages
  • Faire une bonne première impression sur les candidats férus de technologie

"Dans un marché aussi concurrentiel et dirigé par les candidats, l'eSigning nous a permis d'agir extrêmement rapidement une fois que nous avons pris une décision d'embauche afin que le candidat reçoive rapidement son offre d'emploi de Nitro. Le fait que nous recrutons des candidats dans plusieurs zones géographiques nous oblige également à avoir ce niveau de rapidité et d'efficacité dans notre expérience d'onboarding. Honnêtement, nous ne pourrions pas fonctionner sans elle sur le marché d'aujourd'hui. »

Fiona O’Rourke, Partenaire d'affaires RH senior chez Nitro

5. Technologie

Faites gagner du temps à votre équipe informatique, éliminez la dépendance au papier et augmentez votre productivité avec Nitro. Envisagez des workflows prenant en charge le suivi des actifs, les demandes de modification, l’exécution des commandes, la gestion des accès et les ordres de modification. À quoi ressembleraient ces workflows si votre équipe informatique au complet pouvait apposer ou demander une signature électronique en quelques clics ? Avec Nitro, donnez à votre équipe informatique une visibilité en temps réel sur les processus cruciaux de signatures de contrat, ce qui renforcera la collaboration et accélérera les projets. Au final, elle aura le temps de se consacrer pleinement à la programmation et au développement, sans avoir à constamment signer des documents papier.

"Lorsque nous devons commander du matériel rapidement, eSigning me permet d'obtenir les approbations rapidement et avec une grande visibilité. Les fournisseurs peuvent voir dès que le numéro de bon de commande est créé. »

Martin O'Callaghan, ingénieur informatique chez Nitro

Pourquoi brûler un pourcentage important de vos résultats en utilisant des signatures papier ? Quand quelque chose d'aussi simple que d'offrir l'option eSign peut conduire à plus de clients, moins d'erreurs et des accords plus sûrs. Maintenant, c'est difficile de s'y opposer !

Misez sur le télétravail du futur !

Nitro Sign est la solution de signature électronique qui permet à quiconque de faire signer des documents plus intelligemment, plus rapidement et de manière plus sécurisée, sur n'importe quel appareil,sans avoir besoin de papier, de stylo ou d'imprimantes. Avec des demandes de signature électronique illimitées et des fonctionnalités avancées telles que les modèles d'équipe,la signature groupée, la personnalisation de la marque et l'authentification à deux facteurs,Nitro Sign permet100 % des workflows de documents numériques de bout en bout,où que vous soyez.

Tags
Signature Nitro Sign
L'avenir du monde du travail

Rapport Nitro sur l'état de la productivité à l'horizon 2022

Découvrez l'impact qu'a eu la pandémie sur la productivité, les workflows et les initiatives numériques, ainsi que les tendances et les technologies qui marqueront le monde du travail en 2022 et au-delà.