Guide de signature électronique des contrats numériques

La gestion des contrats est un élément fondamental du fonctionnement d’une entreprise. Qu’il s’agisse de faire signer de nouveaux clients, d’embaucher des employés, de réviser les accords passés ou d’établir un partenariat avec des fournisseurs tiers, les contrats sont présents dans presque tous les aspects des opérations métier courantes.

Et pourtant, de nombreuses entreprises n’ont pas encore modernisé ou harmonisé leurs activités pour y intégrer les contrats numériques. Cette lacune peut faire perdre du temps aux employés, aux clients et aux responsables, et entraîner un manque à gagner dans les relations interentreprises.

Cet article vous propose un guide pour moderniser vos workflows de contrats grâce au numérique, à la signature électronique et aux avantages que ces processus apporteront à votre organisation.

Pourquoi est-il important pour les entreprises de prioriser sans attendre la modernisation de leurs processus métier grâce aux signatures électroniques ? Pour commencer, tout le monde apprécie l’efficacité et la fluidité des environnements de travail numériques d’aujourd’hui.

Dans le rapport Nitro sur l’état de la productivité à l'horizon 2022, 50 % des répondants ont déclaré utiliser moins de documents physiques et de processus papier depuis le début de la pandémie.

Auparavant, il était acceptable d’envoyer un contrat et de prévoir un délai pour qu’il soit examiné, signé et scanné ou retourné par voie postale. Il était également fréquent de prendre un certain temps avant d’envoyer une proposition d’emploi à un candidat jugé prioritaire. Aujourd’hui, les entreprises qui ne disposent pas de processus numériques ne renvoient pas une image positive. Les clients veulent éviter le plus possible les complications lorsqu’ils souscrivent à un nouveau produit ou service, et les demandeurs d’emploi attendent de pouvoir signer rapidement leur contrat.

Il est également important de prendre en compte le coût des processus obsolètes en matière d’opportunités. Corriger, imprimer, signer et scanner des contrats manuellement est une tâche fastidieuse. Elle fait perdre du temps et de l’énergie aux gens. Les workflows répétitifs et inefficaces les détournent de tâches plus importantes. Les contrats numériques permettent d’éviter ces écueils et libèrent les équipes pour une meilleure utilisation de leur temps.

Les dirigeants doivent veiller à ce que leurs employés se consacrent à ce qu’ils font de mieux, et faire en sorte que leurs futurs collaborateurs aient la conviction qu'on respecte leur temps.

Enfin, les travailleurs évoluent dans un monde plus interconnecté que jamais, notamment en ligne. De moins en moins d'employés de bureau (les personnes dont le métier consiste à manipuler ou à utiliser des informations) se rendent chaque jour dans les locaux de l’entreprise ; ils sont donc moins nombreux à pouvoir collaborer en personne sur des documents papier. Il est essentiel de leur fournir des outils mobiles et à la demande pour qu’ils puissent être productifs, quel que soit leur lieu de travail.

Examinons maintenant les avantages de la signature électronique et des contrats numériques.

Quels avantages y a-t-il à passer à un système entièrement numérique pour la gestion des contrats ? Ils sont nombreux, et nous vous en présentons quatre importants ci-dessous.

Vous souhaitez conclure vos accords plus rapidement ? Accélérer la procédure d’intégration des nouvelles recrues ? Ces avantages comptent parmi les plus directs et les plus intéressants d’une solution de signature électronique. La signature d’un contrat peut être retardée lorsque les précisions et les demandes ne sont pas transmises rapidement. Avec une solution de contrats numériques en place, les parties prenantes peuvent apporter des modifications par voie électronique, en temps réel, et parvenir rapidement à une résolution.

L’uniformisation des workflows de contrats numériques réduit également les erreurs et les risques de conformité. Des signatures manquantes sur certains documents peuvent retarder la conclusion d’accords et rendre l’exécution des contrats inutilement laborieuse. La mise en place d’une plateforme de signature électronique sécurisée et conforme vous permet de mieux contrôler le processus de signature. Les contrats ne sont pas soumis et/ou finalisés tant que toutes les signatures n’ont pas été saisies et enregistrées.

Une solution de signature électronique sécurisée réduit également le risque de falsification des contrats lors de leur transfert entre les signataires et le responsable du document. Grâce à des mesures de sécurité telles que l’authentification à deux facteurs, une piste d’audit complète et d’autres méthodes rigoureuses de vérification d’identité, les parties prenantes savent précisément qui a accès à leurs documents ainsi que les modifications éventuelles qui ont été apportées. Tous les contrats et audits sont ensuite archivés dans un espace centralisé.

Lorsque vous exercez des activités à l’échelle internationale, il est particulièrement important de tenir compte des risques et des réglementations en matière de conformité. Les accords et les opérations commerciales à l’étranger peuvent être soumis à des réglementations spécifiques dans chaque pays. Il est donc d’autant plus crucial de choisir un fournisseur de signature électronique conforme lorsque vous adressez des contrats numériques à signer en dehors de votre pays.

Les employés sont plus heureux et plus productifs lorsqu’ils disposent d’outils leur permettant de gagner en efficacité. Avec des contrats papier hétérogènes, vos collaborateurs risquent de ne pas comprendre ou de ne pas savoir où en sont les demandes, les formulaires, les contrats et les accords. Il est également fastidieux et frustrant d’avoir à courir derrière les signatures et de devoir fouiller parmi des feuilles et des dossiers.

Avec un outil de signature électronique, chacun a la possibilité de connaître les détails d’un document : qui a lancé la demande de signature électronique, combien de signataires sont impliqués ainsi que l’ordre dans lequel ceux-ci doivent signer pour compléter le processus. Les workflows se déroulent de manière fluide et éliminent tous les inconvénients liés au papier.

Ne pas savoir où se trouvent certains documents ou la manière dont ils ont été archivés est un problème important au sein des entreprises. Grâce à une solution de signature électronique standardisée comme Nitro Sign Premium, les pistes d’audit fournissent un historique complet de l’évolution de chaque document. Chaque modification peut être suivie en temps réel et/ou ultérieurement. La signature, l’enregistrement et l’archivage électroniques des contrats augmentent leur visibilité et évitent de devoir rechercher éperdument des documents égarés depuis longtemps.

Voyons maintenant quelques cas pratiques d’application des solutions de signature électronique dans les organisations.

Les vendeurs ont besoin d’un maximum de temps pour conclure des contrats, et toute tâche qui les en détourne est une distraction. L’une des contraintes du métier qui peut prendre du temps sur les ventes est de retrouver des contrats et/ou de s’assurer que les bonnes signatures ont été obtenues. Le fait de devoir se consacrer à des tâches répétitives réduit le temps disponible pour nouer des liens fructueux avec les prospects et les clients.

En dotant les vendeurs d’outils de signature électronique, ceux-ci n’ont plus à se soucier de la gestion des documents. Ils n’ont plus qu’à générer des modèles, automatiser les contrats et créer des workflows plus efficaces avec les clients. Quant à ces derniers, ils bénéficient d’un moyen simple et électronique de signer leur contrat en quelques secondes à partir de n’importe quel appareil muni d’un navigateur.

Un avantage supplémentaire des outils de signature électronique pour les équipes commerciales est l’intégration directe dans votre logiciel de relation client (ou CRM), tel que Salesforce ou un équivalent. Grâce à Nitro Sign, par exemple, vous n’avez pas besoin de quitter l’interface Salesforce pour envoyer un contrat. Il suffit de choisir votre contact, le modèle de document et de l’envoyer, le tout à partir du même espace.

Regardez la simplicité avec laquelle Nitro Sign rationalise le workflow de signature pour les équipes de vente :

Dans un contexte de recrutement concurrentiel, les équipes RH doivent se démarquer. Vous pouvez impressionner les candidats en présentant vos lettres d’offre d’une manière rapide et efficace tout en leur permettant d’apposer facilement leur signature en ligne. Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, marqué par la technologie, la rapidité et la convivialité des contrats numériques sont indispensables.

Une fois que les nouveaux employés ont pris leurs fonctions, des processus numériques efficaces permettent de faciliter leur intégration. Les RH peuvent créer des modèles réutilisables pour envoyer des lots de documents courants et en demander la signature. Les employés peuvent compléter tous ces documents beaucoup plus rapidement, sans avoir à signer manuellement, scanner, imprimer ou envoyer par e-mail quoi que ce soit. L’époque où l’accueil du personnel passait par un dossier imprimé est révolue ; la signature électronique et l’automatisation des documents numériques ont changé la donne.

Découvrez un exemple de workflow RH simplifié dans Nitro Sign :

Le processus d’approvisionnement peut impliquer un nombre incalculable de documents à approuver et à signer. Imaginez le nombre de situations nécessitant une signature : bons de commande, cahiers des charges, nomenclatures, contrats-cadres, approbations de demandes de propositions, conformité des fournisseurs, etc.

Avec une solution de signature électronique comme Nitro Sign, les responsables des achats peuvent simplifier les approbations et les signatures, et suivre l’état d’avancement afin de ne pas dépasser les délais.

Voici comment rendre plus efficace l’ensemble du workflow des documents d’approvisionnement :

C’est très simple : la signature électronique facilite la gestion des contrats numériques de bout en bout. Et si vous recherchez une solution de pointe en la matière, Nitro Sign offre une expérience fluide et conviviale pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.

Contactez-nous pour en savoir plus sur Nitro Sign. Nous serons ravis de vous aider à moderniser et à simplifier la signature de vos contrats et documents numériques.